La Lista de Tareas es, junto con tu Mente y tu Atención, la herramienta más importante que tienes en tu trabajo. Y muchas personas la siguen subestimando. No utilizarla lo suficiente es un error productivo importante que limita seriamente tu capacidad de trabajo.
¿Sin utilizarla en 2023?
Me da cierta “pena” esto pero en pleno 2023 todavía me encuentro con muchos profesionales que siguen sin tomar en serio la gestión de sus tareas, recordatorios, acciones, temas pendientes. Su Lista de Tareas, vaya. Claro que tienen un sitio donde están apuntadas —más o menos— las cosas que tienen que hacer, pero muchas veces la lista no está actualizada, no recoge todo lo que hay que hacer, o bien no la consulta lo suficiente. Es decir, no utilizan activamente esa Lista para trabajar, organizarse, elegir, priorizar y orientar su esfuerzo.
La lista de Lista de Tareas es, junto con tu Mente y tu Atención, la herramienta más importante en tu trabajo
Beneficios espectaculares
Es bestial el grado de Reactividad e improvisación al que se puede llegar sin utilizar activamente la Lista de Tareas. Al final uno se limita a ir sacando los temas que van llegando… por Correo, por Teams… por donde sea. Es firmar un contrato con la mediocridad.
En cambio, mantener (recalco) activamente tu Lista(s) de Tareas, te dará un montón de beneficios que solo tienen un solo objetivo: aligerar, aliviar y facilitar tu pesado trabajo… y hacer que tu esfuerzo tenga más impacto y consigas más resultados.
Por mencionar algunos de mis beneficios favoritos son:
– Llevar un buen control de plazos y fechas.
– Pedir (antes) a otras personas lo que necesitas de ellas.
– Tener un buen sistema de seguimiento de temas pendientes.
– Liberar a la Mente de la pesadísima carga de tener que recordar tareas.
– Elegir la mejor acción/tarea para cada momento.
– Llevar un buen control de las tareas-acciones que se repiten.
– Tener bien identificadas las Tareas Clave, las más importantes.
– Y un largo etcétera.
Las razones que hay detrás
Y si mantener activamente y apoyarte en esa Lista nos da tantos y tan buenos beneficios… ¿por qué hay tantas personas que no lo hacen? ¿Choca mucho verdad? Porque es casi como “querer autosabotearse” en el trabajo.
Hay una serie de razones que se repiten entre las personas que no utilizan la Lista de forma activa. Y te animo efusivamente a que las analices. Porque como has visto hay muchísimos y grandes beneficios detrás.
1. No tienes una lista de tareas
A menudo escucho a la gente decir: «No necesito una lista», convenciéndose a sí mismos de que pueden recordar todo lo que tienen que hacer (solo para olvidarlo más tarde), o argumentando que las listas son demasiado rígidas para ellos. Si solo tuvieras que gestionar 3–4 tareas al día, sí, pero seguramente en tu trabajo llevarás distintos proyectos con decenas y decenas de tareas. El “ancho de banda” de tu Mente es limitado y no está preparado para recordar todo eso.
2. No la llevas contigo a todas partes
Lección de oro y principio básico de gestión de tareas y de la cabeza: tu lista de tareas debe estar contigo en todo momento. Siempre, siempre, siempre la tienes que tener junto a ti. Por eso el móvil (una aplicación para gestionar tareas) es sin duda la opción más idónea, ya que no nos separamos de él aunque nos vaya la vida en ello.
3.Tienes Listas en demasiados sitios
Tener varias listas de tareas en diferentes lugares, como en casa, en el trabajo, en el móvil, en una libreta de notas o en una nota adhesiva, conlleva más problemas que soluciones. En lugar de facilitar la organización, esto puede resultar en tareas perdidas y listas olvidadas. Lo ideal es contar con una única lista de tareas que, como decía, debes llevar contigo en todo momento.
4. Es demasiado compleja
Hazlo sencillo, elige un formato que te resulte cómodo y fácil de usar, facilitando así la gestión de tareas. El papel y el bolígrafo funcionan muy bien para quienes prefieren un enfoque tradicional y sencillo. Si optas por usar una aplicación, asegúrate de que sea intuitiva y rápida, sin necesidad de un montón de pasos para añadir una tarea a tu lista (con una ap en el móvil, por ejemplo, puedes agregar tareas invocando a Siri o con OK Google).
No mantener activamente esa Lista es como decir: «Mi trabajo es difícil y pesado… espera que lo voy a complicar más todavía»
5. No es atractiva o no te gusta
Si no estás cómodo con ella o no te gusta, no la vas a utilizar. Es fundamental que te guste y te sientas cómodo con el formato de tu lista de tareas, ya que esto aumenta la probabilidad de que la utilices de manera consistente. Si amas el papel y te gusta escribir a mano…, ¡a por ello! Por supuesto que se puede ser muy productivo con una agenda clásica. Y si prefieres app, igualmente, asegúrate de elegir una que realmente “te llame para utilizarla”.
6. No está a la vista mientras trabajas
Esta es la aplicación que sí hay que tener siempre abierta, y no la de Correo u otras puertas por donde se nos cuelan muchas Distracciones. Mientras trabajas, tienes que tenerla “delante” o al lado de tu teclado. Que puedas consultar en un segundo, para añadir cosas nuevas o para elegir y acertar tu próxima acción. Es tu “copiloto” mientras trabajas, tu compañera fiel.
7. No tienes el hábito de Planificar/Revisar
Aunque la Lista de tareas es algo para utilizar durante todo el día, hay un momento específico donde cobra especial relevancia: el cierre del día, durante el ejercicio de Punto de Control. Sin esa rutina productiva, sin la indispensable repetición diaria, la utilidad de la Lista de Tareas cae drásticamente. Repite y repite cada día tu planificación/revisión (yo lo llamo «Punto de Control») y verás cuánto te ayuda tu Lista.
En resumen, no utilizar la lista de tareas es un error productivo que afecta seriamente a la eficiencia y éxito diario. Aprovechar esta herramienta sencilla nos ayuda a evitar la procrastinación y la desorganización, entre otros. Te animo a que repases esta lista de siete puntos y analices si tu sistema puede estar fallando en alguno de estos rincones, o bien si puede estar fallando en otros puntos muy comunes. No es un detalle cualquiera.