Con el tiempo y mi experiencia, tanto la propia como la que he visto en otras personas, he podido encontrar algunos fallos, puntos débiles y desajustes, que afectan a nuestros sistemas de tareas, y que por el papel que juega en tu productividad y resultados, tienen un impacto muchísimo mayor de lo que se aprecia en superficie.
Comprueba la salud de tu sistema
Tu «sistema de tareas» abarca la herramienta que utilizas para recogerlas y clasificarlas, tu metodología para ir dándoles salida, y finalmente las rutinas de control y revisión con las que consigues que no se te escapen cosas. Es, sin duda, uno de los rincones más críticos de tu productividad, de ahí que te interese vigilar estos frecuentes errores.
Invierte un poco de tiempo para comprobar la salud y optimización de tu sistema. Es algo que no te llevará mucho tiempo, que puedes hacer una o dos veces al año, y que te permitirá tener a punto uno de los apoyos más grandes que tienes para construir tus proyectos.
Error nº1: Tareas que se quedan en el Correo
Dejar acciones y tareas en la Bandeja de Entrada del Correo, y no pasarlas regularmente a tu sistema, hace que tengas tareas en dos sitios, y tu sistema deja de ser fiable. Toda tarea que recibas, que te encarguen o que recuerdes, debe pasar automáticamente a ese único lugar o herramienta que utilices. Todas las tareas en un único sitio.
Error nº2: Utilizar el «Algún día» como un comodín
Abusar de la lista «Algún día» y anotar muchas tareas ahí. Esa lista que bastante gente utiliza, se ha convertido para muchos en una trampa. Se trata de poner cosas que para las que todavía no hay una fecha concreta pero que, efectivamente, quieres-debes hacer algún día. Y las guardas en una lista que para muchos se ha convertido en una excusa perfecta para procrastinar. Muchas veces el «Algún día» significa «nunca».
Error nº3: No estructurar el trabajo en subtareas
O no hacerlo lo suficiente. Despiezar las tareas grandes creando partes más pequeñas y asequibles, es uno de los recursos más sencillos de trabajo, y que no obstante está poco utilizado. Por desconocimiento, porque no llama la atención, o directamente por desprecio. Pero es una maravilla. Yo amo las subtareas.
Son una formidable forma de romper la complejidad de muchas grandes tareas, de hacerlas más llevaderas, de repartir el trabajo con más cabeza, y de poner fechas intermedias más asequibles, para poder llegar a tiempo de las más grandes.
Error nº4: No trabajar con la lista de tareas al lado
Tu aplicación de tareas o la agenda, libreta o herramienta que utilices, debería estar pegada a ti constantemente. Es tu consejera y asesora. Te ayuda a anotar-capturar rápido cada nueva acción o recordatorio; también a ver y decidir lo próximo; también a no perderte con cosas nuevas que podrían esperar; y en definitiva a poner orden en el caos en el que muchos días de trabajo se convierten. Si no la tienes siempre a tu lado y a mano, tu sistema empieza a fallar.
Error nº5: Invertir demasiado tiempo en la gestión
Anotar, clasificar y organizar forma parte de nuestro sistema, sin duda. Y hay que invertir tiempo y energía en ello. Pero lo justo. Porque eso no es trabajar, es preparar el terreno para el trabajo. Y es que tanto con aplicaciones como en sistemas de papel tipo Bullet Journal, se puede llegar a perder demasiado tiempo etiquetando, coloreando, recolocando cosas de sitio, ajustando esto o aquello. No nos pasa a todos… pero le pasa a mucha gente. Y hasta puede llevarte a caer en el temido «Trabajo de Mentira». Y es que preparar el viaje forma parte de él pero no es el objetivo. Vas a un sitio.
Piensa ahora en tu sistema o metodología de gestión de tareas…
- ¿Tiene alguno de estos puntos débiles?
- ¿Caes tú en alguno de estos errores?
- ¿Tu sistema actual es cómodo y ágil?
- ¿Te quita poco tiempo de mantenimiento?
- ¿Te ayuda a decidir y centrarte?
- ¿Es flexible y fiable a la vez?
Analiza y chequea tu sistema, hazlo con rigor y honestidad, no asumas que no tiene fallos o que es el mejor posible. Te interesa mejorarlo y afinarlo, porque es el GPS que te guía entre tanta actividad, Correo, petición, fecha y «urgencia».