3 estrategias para manejar las Minitareas sin que te compliquen

Párate un segundo y piensa en la cantidad de micro y minitareas que te encuentras cada día. Son aquellas tareas diminutas que pasan desapercibidas, de aparentemente escasa relevancia, que exigen poco esfuerzo pero que (claro) hay que hacer: alguien te solicita que verifiques una cifra o dato y sólo tienes que abrir un documento y corroborarlo. Documentación, verificaciones, ciertas llamadas, revisiones, confirmaciones, correcciones rápidas… todo eso.

Realizar una… es un fácil. Realizar dos… igual de sencillo. Pero, ¿qué ocurre cuando sin darte cuenta acumulas 8, 10 o más?; ¿qué sucede cuando se roban tiempo y concentración de las Tareas Clave?; ¿qué pasa si día tras día se acumulan y nunca encuentras el momento para realizarlas? Dominar estas tareas es crucial cuando buscas estirar las horas del día y finalizar el trabajo importante con mayor calidad.

Durante mucho tiempo, menosprecié estas tareas. Como consecuencia, acabaron entorpeciendo mi día a día. Si las descuidas, se convierten en semillas de procrastinación molesta, complicaciones innecesarias y emergencias futuras. A menudo somos nosotros mismos quienes nos saboteamos al no manejar correctamente estas tareas.

Aquí te presento las estrategias que me han ayudado a mejorar la gestión de estas Minitareas:

1. Sigue la «Regla de los 2 Minutos»

Esta regla proviene del GTD, aunque yo prefiero denominarla “El Minuto de Oro” porque la rebajo a un solo minuto. Es una norma que una vez la aplicas activamente, te preguntas cómo has podido vivir sin ella. Enuncia lo siguiente: siempre que te encuentres con una tarea que puedes hacer y finalizar en 1 minuto, hazla en ese momento. Siempre y cuando no estés en medio de una tarea importante, que requiera concentración y cero interrupciones, resuelve y despacha esa nueva microtarea tan pronto como se presente. Evalúala in situ y decide: “¿puedo terminar esto en 1 minuto?”

Es sorprendente ver la cantidad de trabajo que puedes adelantar cuando estás alerta para aplicar esta regla durante todo el día (porque no sólo se aplica al trabajo, sino también en casa). Son esas “pequeñas piedras” las que, si se acumulan o si se van dejando para otro momento, acaban por complicarte las cosas.

2. Sepáralas o mantén una lista adicional

Si tu tipo de trabajo te obliga a realizar muchas de estas tareas, podría ser útil mantener una lista adicional distinta a la de tus tareas principales. ¿Por qué una lista separada?

  1. Te ayudará a no mezclar tareas y a tener bien identificadas (y apartadas) cuáles son las más relevantes.
  2. Te permite seleccionar el momento óptimo del día para realizar unas y otras.
  3. Alivia la sensación de saturación de trabajo. Aunque el número de microtareas sea mayor, sabes que no te llevará mucho tiempo completarlas.
  4. Cuando haya tiempo libre o intervalos entre compromisos o citas, puedes adelantar trabajo recurriendo a esa lista.

Y si no deseas mantener una lista separada, al menos marca esas minitareas de alguna manera para poder distinguirlas del resto. Si estás trabajando y surge una mini/microtarea y no puedes o no quieres hacerla en ese momento, anótala y ponle una etiqueta o un signo que te ayude a identificarla rápidamente después.

3. Escoge con cuidado el momento para hacerlas

Por lo general estas tareas requieren poca energía, poca concentración, poca intensidad. Empezar el día realizando este tipo de tareas es, a priori, una mala decisión, ya que estaríamos desperdiciando una energía preciosa que seguramente nos interesa más invertir en cosas más importantes.

Lo ideal es hacerlas en momentos de baja energía o si (por lo que sea) nos están interrumpiendo mucho. Y si por tu trabajo tienes que hacer muchas de estas tareas y las mantienes en una lista adicional, hazlas en dos momentos del día. Por ejemplo: al final de la mañana y al final de la tarde.

Al establecer de antemano un momento para estas tareas, consigues dos grandes beneficios:

  • Las realizas en el mejor momento en función de tu energía y motivación.
  • Liberas el día para concentrarte y volcarte en las tareas verdaderamente importantes.

Bonus: 4. Utiliza ratos «muertos» para avanzar

Un hueco entre reuniones, una visita que se retrasa, una tarea que se terminó antes, una cancelación o una espera en un aeropuerto… ¿“Tiempos muertos”? Todos los momentos son aprovechables solo necesitamos saber qué hacer con ellos.

Puedes por ejemplo adelantar trabajo rescatando tu lista de minitareas y aprovechando esos 5 ó 10 minutos que acaban de liberarse. Dado que son tareas minúsculas, en muy poco tiempo puedes dar un gran empuje a lo que está en esa lista. Despejarás el día, reducirás el agobio, sentirás satisfacción y estarás más preparado para lo siguiente, sin duda más importante.


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