¿Qué hacer en el trabajo cuando el depósito entra en reserva? ¿Cómo elegir tu próxima tarea cuando tus energías están bajo mínimos? Una de las claves de tu Productividad diaria pasa por saber elegir qué hacer cuando no te apetece hacer.
Imagina esto: estás en el trabajo, miras el reloj y aún te quedan dos horas para terminar la jornada. Pero el piloto de depósito en reserva ya está encendido. No te vas a cruzar de brazos, claro está; tú quieres hacer cosas pero, ¿por dónde empezar?, ¿cuál elegir?
En momentos así yo me vuelvo hacia una serie de tareas que sé que puedo hacer y que no me va a costar hacer. Son tareas de «baja energía». Siempre tengo cerca una lista de cosas y actividades a las que puedo recurrir justo en momentos así. Si compruebo que mis energías están por los suelos echo mano de esa lista de tareas. Y en pocos segundos encuentro algo útil para hacer que sé que no me va a costar hacer.
Esto, ya lo habrás imaginado, implica un detalle importante: yo ya tengo esa lista preparada por adelantado. Porque sé que esos momentos van a llegar. Así que me preparo para cuando lleguen.
Lo mismo puedes hacer tú creando tu propia lista de Tareas de Baja Energía. Esto, ya verás, te resultará tremendamente útil en la práctica. Y puedes elaborar tu lista de dos formas distintas:
- Siéntate a analizar tus rutinas de trabajo a la caza de esas tareas. De modo que en un ejercicio de 15 ó 20 minutos anotes una relación de tareas perfectas para momentos así.
- O bien construye esa lista a medida que vayan surgiendo esas tareas en el día a día. Cuando las anotes en tu lista normal, márcalas o ponles una etiqueta especial que te ayude a agruparlas e identificarlas cuando necesites encontrarlas.
Por supuesto cada uno dará con sus propias tareas de baja energía. Y es muy posible que en tu lista llegues a poner cosas así:
- Ordenar y despejar la mesa de trabajo.
- Revisar tu lista de lecturas (profesionales) pendientes, en Instapaper, Read It Later o Evernote.
- Procesar las últimas notas de tu aplicación de información personal (yo por ejemplo lo hago con Evernote).
- Organizar, clasificar o escanear las últimas tarjetas de visita que te hayan dado.
- Ver algún vídeo-tutorial o una review de YouTube que te ayude a entender o aprender alguna de las aplicaciones que más utilizas.
- Actualizar los filtros y reglas de clasificación de tu Email.
- Hacer un backup de ficheros importantes.
- Limpiar y ordenar carpetas clave de tu ordenador: el Escritorio, carpeta Descargas, la de Clientes, etc.
- Esbozar un mapa mental con el plan de trabajo de mañana. Dado que no lo interpretas como una planificación formal, sólo un dibujo, tu mente lo hace sin esfuerzo.
Al final siempre se trata de acomodar tu estado de ánimo, tu energía, tu capacidad, la de cada momento, a las cosas que tienes que hacer… y que en el fondo quieres hacer.
En tu trabajo tienes que saber trabajar tanto en momentos de alta y baja energía. Y siempre tienes cosas que puedes-debes hacer. Saber elegir qué tareas hacer en cada ocasión es la clave para adaptarte, sacar cosas adelante y no desaprovechar tu tiempo.