¿Alguna vez te has lanzado a por tu lista de tareas y al ver la tarea que toca ahora te has quedado bloqueado o dudando? No lo tienes claro, no sabes si empezarla, falta algo… Al final, casi siempre, terminas distraído o entrando donde ya sabemos.
Mucha gente cree erróneamente que esto de la Productividad Personal va de técnicas y métodos, cuando en realidad va de hábitos para corregir o mejorar comportamientos muy humanos. Si no, fíjate en este…
Empiezas tu día de trabajo con un plan bien claro, te lanzas a por la primera tarea y la completas con éxito. Después miras tu lista de tareas para ver qué es lo siguiente. Pero en ese momento no sabes qué hacer. Tal vez… Ves la tarea pero dudas si empezarla o no; o te entran dudas si deberías elegir otra; o no tienes claro por dónde empezar; o el siguiente paso no está claro del todo…
Y justo en ese momento de duda y bloqueo, de atasco en tu lista, es cuando solemos dirigir nuestra atención hacia otro sitio. ¿Y sabes cuál suele ser ese sitio? Sí, el Email.
Cuando no sabemos qué hacer, qué toca ahora, o por dónde tirar, SIEMPRE abrimos el Email. ¡Ahí siempre hay algo que hacer!
¿Por qué? Porque en el Email siempre hay actividad, y haga lo que haga, siempre voy a recibir la rápida y fácil recompensa de «estoy haciendo algo». Habitualmente abrimos el correo electrónico, sí, pero también abrimos el navegador, entramos en Twitter o Facebook, miramos el móvil… o cualquier otra distracción que tengamos a la vista o que se nos ocurra.
Yo creo que la solución no es en absoluto mirar para otro lado de la mano de una distracción. Si no sortear el atasco. Romper ese bloqueo en la lista o, mucho mejor, anticiparse para evitar que pase en el futuro.
¿Cómo evitar esos atascos que casi siempre terminan con nosotros en el Email o en una distracción peor? Con preparación y anticipación. De la mano de estas claves que a mí personalmente siempre me han dado un gran resultado:
- ¿Tienes claro el objetivo de la tarea?
Qué es lo que hay que hacer y qué es lo que no hay que hacer. Qué es lo que te han pedido o esperan otros. Y también en qué punto la tarea estará completada o lista para enviar a otros. - ¿Están claras las próximas acciones?
¿Por dónde y cómo empezar la tarea? A lo mejor detrás de ella hay varias acciones que tienes que tener bien claras. Si fallan (poco concretas) especialmente la primera o segunda, el atasco casi está asegurado. - ¿Está dividida en partes más sencillas?
Las tareas complejas o extensas siempre deben dividirse en partes más pequeñas, asequibles y flexibles. De lo contrario, será más difícil saber cómo vas a «meterle mano» a la tarea que toca ahora. Y esas dudas te llevarán a dar vueltas y a bloquearte. Al menos durante un buen rato. - ¿Está claro lo que te han pedido?
Un día alguien te lo pidió y tú lo anotaste ahí. Pero ahora, en el momento de empezar, no sabes qué había que hacer, hasta dónde, quién lo espera, e incluso (el colmo) cuándo tienes que entregarlo. Tener claras las «instrucciones» de la tarea es clave para evitar atascos en tu lista. - ¿Tienes eso que necesitas de alguien?
Muy a menudo empezar una tarea depende de que otra persona me diga o me entregue algo y no lo tengo. Y claro… el atasco es inevitable. Por eso siempre hay que planificar por adelantado (diariamente, semanalmente…). - ¿Tienes a mano todo el material e información?
Hay tareas que requieren una fase previa donde hay que recopilar, investigar y analizar. Cuando no lo haces, te atascarás. Seguro. Porque te faltará justo lo que necesitas para arrancar la tarea.
Esto de prevenir y evitar «atascos» en tus listas tiene en el fondo un doble objetivo muy importante. Por un lado, hacer que tu trabajo sea más ágil, eficiente, rápido. Es decir: terminar antes para irte antes. Por otro, evitar caer en la fácil tentación de una distracción o el «trabajo de mentira». En ambos casos, tú ganas. Sobre todo cuando esto lo sumas todos los días de trabajo durante el año. Es mucho.