Tal vez hayas visto en algunas aplicaciones la opción de incluir la energía y el tiempo estimado que te llevará cada tarea. Esto, lejos de ser información superflua o un regalo para lo que lo rellenan todo, son detalles que durante el día de trabajo resultan clave para hacerlo mejor.
Imagina que ya es mediodía y te notas algo cansado o distraído, o bien sólo tienes veinte minutos ante de una reunión; pero en tu lista de tareas aún te quedan cosas por terminar, ¿cómo eliges tu siguiente tarea? Acertar con cada tarea en cada momento tiene más que ver con tu nivel de energía (capacidad, concentración, intensidad) y el tiempo que tienes disponible para hacerlo, que con lo próximo que pone en la lista.
- Si me noto distraído no tiene sentido que me ponga con una tarea de alta exigencia.
- Si me quedan veinte minutos no sería buena idea empezar algo para tener que dejarlo a medias.
Clasificar para elegir mejor
Cuando anotas tus tareas, o bien cuando las procesas o las planificas para mañana, puedes asignar un tiempo y una energía a cada una de ellas. Esto, que de primeras pudiera parecer una molestia, es lo que te va a permitir elegir mejor la tarea que haces ahora. Con tareas de alta, baja y media energía y/o tareas de 5, 15, 30 ó más minutos podrás elegir mejor.
En mi experiencia, cosas como estas son las que diferencian a las personas que intentan hacerlo todo de las que lo consiguen. Los que «aprovechan mejor el tiempo» no son los que van con un cronómetro en mano. Sino los que aciertan al elegir qué hacer justo en este momento. Y aciertan porque lo tienen más claro.
Cómo incluirlo en tu sistema
Si para gestionar tus tareas utilizas una aplicación pero no incluye la opción de agregar el tiempo y energía, tienes varias alternativas:
- Utilizar etiquetas. Te permitirán clasificar y filtrar, para ver, únicamente, las que puedes hacer ahora.
- Utilizar abreviaturas. Junto al título de la tarea, poniéndolos además entre corchetes o paréntesis para distinguirlas visualmente. Por ejemplo: [A] (15)
Si en cambio te vales del papel (libreta, agenda…) para llevar tus tareas, puedes utilizar un sistema de abreviaturas o símbolos escritos además en otro color. De este modo, con un rápido barrido visual por tu lista de tareas, podrás distinguir entre tareas clave, de alta energía, cosas que podrás hacer a última hora del día o en un hueco de 10 minutos antes de comer.
Cuando hace años leí por primera vez la importancia de clasificar tareas por energía y tiempo, creí que era un exceso de los raritos de la productividad. Pronto descubrí que era parte de aprender a trabajar, que era la base para elegir mejor. Y en Productividad Personal elegir bien es todo.