El control de fechas y plazos es uno de los puntos débiles de muchas personas. Y generalmente está causado por dos sospechosos habituales en nuestros proyectos: el exceso de confianza y la falta de control. A veces uno, a veces otro, generalmente los dos a la vez. Y en ellos nos vamos a centrar para encontrar la solución a este problema.
Corrigiendo (malos) Hábitos con nuevos gestos
La complacencia, la inacción o la pasividad, son comportamientos complejos de corregir. Y lo mismo ocurre con el nulo seguimiento o la ausencia de un sistema/método de control de todo lo que ocurre en el trabajo. Pero ambas cosas se pueden empezar a enderezar de la mano de detalles muy muy concretos.
Sin grandes dosis de motivación, sin pedirte un esfuerzo (demasiado) extra, solo con una pizca de interés, estos gestos te irán llevando hacia donde tú quieres: revisar y controlar mejor las fechas de tus tareas.
Una rutina de control personal
Con los cinco puntos que vienen a continuación podrás elaborar una potente rutina de control, un guion personalizado al que acudir puntualmente para que nada se te escape. Para ir por delante de las fechas… en lugar de perseguirlas.
1) ¡Nada sin fecha!
Siempre que puedas, asigna una fecha a todo lo que tienes que hacer. Pregunta, aclara o decide, pero evita acumular tareas «para algún día». Anota la fecha con toda claridad junto a la tarea. Y luego márcala de alguna forma especial (color, etiqueta…) para verla y distinguirla incluso antes que la propia tarea. (Si utilizas una aplicación para gestionar tus tareas, la propia app se encarga de destacar esta información vital.)
2) Revisión diaria incansable
En tu revisión/planificación diaria empieza siempre por las tareas a «varios días vista» (o semanas). Cómo vas con ellas, ¿te interesa empezarlas ya?, ¿dividirlas en subtareas para avanzar mejor?, ¿hay algo que necesitas de alguien? Todas esas comprobaciones te ayudarán a actuar cuando todavía hay margen. Este gesto de revisión ayuda a tu proactividad y a tu grado de control.
3) Divide en subtareas intermedias
En tareas complejas, largas o que impliquen a otras personas, sé más cauteloso con esas fechas, ya que hay menos margen de maniobra.
Descompón las megatareas en partes más pequeñas, y sobre todo fija unas rutinas que te permitan hacer un trocito de la tarea con fecha límite bien cada día o cada semana (garantiza la regularidad y constancia).
4) Crea «deadlines» anticipados
Utiliza «fechas ficticias» para tareas a largo plazo. Se trata de adelantar la fecha límite a otra inventada por ti mismo. Tal vez uno o dos días antes de la oficial. Esa nueva fecha te dejará un colchón por si surgen imprevistos, y te animará a trabajar con más tensión productiva.
5) Controla con revisiones semanales
En tu revisión semanal ten un apartado específico para hacer un repaso por todo lo próximo y lo que está en marcha. ¿Cómo vas de tiempos? ¿Hay algo que se está quedando atrás? ¿Debes reservar más tiempo en los próximos días? ¿Necesitas aumentar un punto la intensidad o reajustar otras tareas menores? Sin esos controles semanales es muy fácil terminar con plazos y fechas desbocadas.
Y como una recomendación final…
¡Empieza ya! En serio, ¡ahora! Te animo a dejar de utilizar una de las frases que más peligro tiene en la gestión de tiempos: y es decir «hay tiempo de sobra». Nunca hay tiempo de sobra, o al menos no tanto como nuestra mente nos hace creer. Esos tiempos tan amplios de los que se alimenta nuestro exceso de confianza, luego se van achicando en la vida real.
Por un lado los imprevistos y urgencias, por otro la actividad del día a día, y por otro las otras cosas que ya tienes que hacer, se encargarán de recortando los plazos. Luego llegarán los sustos, las carreras, la precipitación y el trabajo terminado a la carrera.
Lo más importante de todo lo anterior, y de otras cosas que puedes practicar, no es tener bajo control tus fechas o cumplir mejor con tu trabajo. Eso por supuesto. Sino reducirás drásticamente el nivel de estrés y lograrás vivir mejor. Y ese es y será uno de los grandes objetivos de los Hábitos productivos. ¡A por ello!