«Tu falta de planificación no es mi urgencia». Seguramente habrás escuchado este popular dicho productivo. El problema es que mi falta de planificación… sí que es tu urgencia. En la mayoría de los casos no puedes evitarlo y te ves obligado a atender, hacer o solucionar esa situación que yo he creado.
En principio nadie genera una urgencia para otro de manera deliberada. Pero pasa todos los días. Y muchos de estos problemas se generan en mi mala planificación, mi falta de revisión, mi relajado control.
La culpa no siempre es de los demás
Conocer esas causas, y por qué se producen, es el primer paso para evitarlas. No es prevención, es trabajar de forma inteligente y evitar un problema que cada vez afecta a más y más personas, que han sustituido su verdadero trabajo por el de “apaga-fuegos”. Porque si no corriges esto, te pasarán dos cosas:
- Cada vez tendrás que enfrentarte a más urgencias inducidas por ti mismo. Las conocidas como “autourgencias”.
- Crearás más urgencias para otras personas: compañeros, colaboradores… incluso clientes.
Esas urgencias que tanto hay en el trabajo ocurren principalmente por alguno de estos motivos… o por varios a la vez. Fíjate:
1. Por mala/falta de planificación de tareas
Yo o las personas involucradas en la urgencia no tienen el hábito de preparar y planificar su trabajo. Como diaria o semanalmente no reviso ni repaso cómo están mis cosas, no puedo ir por delante de mis tareas y sus fechas, y ahora voy por detrás. Se me olvidan cosas, no me he anticipado para pedir, llego tarde a las entregas, me como alguna fecha de cierre…
¿Cómo corregirlo?
Prepara y planifica tu trabajo al terminar cada día y al concluir la semana. Con tus Puntos de Control lograrás revisar, vigilar y anticiparte a muchas cosas de tu trabajo.
2. Por mala/falta de gestión de fechas
Las tareas que no tienen fecha son una “bomba de tiempo”.Parecidas a esas bombas con temporizador que vemos en las pelis de acción, siempre haciendo «tic-tac», amenazando con explotar en cualquier momento.
Muchas veces no tienen gran repercusión, sencillamente las vas retrasando y retrasando sin fin. Pero otras muchas veces, por no haberles asignado una fecha de ejecución, te ves obligado a hacerla en el último momento a la carrera y de forma chapucera.
¿Cómo corregirlo?
Siempre que puedas, asigna fechas a todas las tareas que anotas en tu lista. Pregunta y acuerda, y si no te dicen nada, asígnalas de forma unilateral. Pero no te interesa tener esas “bombas de tiempo” en tu plan de trabajo.
Corremos mucho para culpar a los demás de las urgencias y descoordinaciones en el trabajo. Deberíamos empezar por mirar lo nuestro, y ver si la causa de esa urgencia no ha estado en nuestra falta de control, rigor o planificación.
3. Exceso de confianza en los plazos
Hay una serie de frases (formas de pensar-y-actuar) que hay que eliminar ya de nuestro vocabulario. Te animo a ello. Por ejemplo: «hay tiempo de sobra», «tengo margen», «más adelante»… y cosas así.
Digo esto porque en la vida real los plazos se acortan y el exceso de relajación o complacencia son malas compañeras de viaje. El «hay tiempo de sobra» es una trampa mortal. Tú tienes muchas tareas en tu plato. Y muchas otras vendrán. Hoy crees que para eso tienes tiempo pero en el fondo no es así.
Imagina que das una cena en casa. Tienes la receta, has comprado todo lo necesario, parece que tienes todo bajo control. Pero, en vez de empezar a preparar la comida, te pones a ver una serie tras decirte «hay tiempo de sobra». Antes de que te des cuenta, tus amigos están llamando a la puerta.
¿Cómo corregirlo?
Ponte en marcha ya, empieza ya, distribuye el trabajo ya… o no te dará tiempo a hacerlo como tú quieres en el tiempo que tienes. No te fíes de los argumentos engañosos que a veces da la mente. Prudencia y anticipación.
4. Por mala o falta de comunicación
Hoy en día escribimos, enviamos y comunicamos con tantas prisas, que la coordinación entre personas o equipos está condenada a fallar. A la hora de pedir o solicitar algo (una tarea, material, información…) no se ha hecho de la manera correcta, de forma que tú o la otra persona no lo habéis entendido bien.
Algunas situaciones muy habituales:
- Fechas límite o de entrega mal comunicadas, o no escritas-dichas con la suficiente rotundidad.
- Instrucciones incompletas o expectativas no expresadas claramente.
- Mezclar temas dando órdenes ambigüas, cosa que muchas veces pasa en el Correo.
- Cambio de fechas o retrasos inesperados no comunicados debidamente a tiempo o a la persona correcta.
¿Cómo corregirlo?
Al pedir, encargar o solicitar, hay que ser extremadamente claros y concretos: qué necesito, cuándo, de quién y cómo.
Hay más razones que estas cuatro, pero estas son las más habituales. Siempre hablando de mis cosas.
Por supuesto que hay un millón de urgencias que no se originan en mí (en mi planificación, mi organización…). Pero antes de apuntar a nadie con el dedo o de culpar a nosequién, conviene que hagamos un ejercicio (sincero) de análisis: «¿Puede ser mi falta de plan o control la causa de algunas urgencias? ¿Hay algún detalle de mi organización que puede crear(nos) problemas futuros?»
Habrá mil urgencias que no puedas evitar… pero habrá alguna que, quizá, está en tu mano no provocar.