Reconócelo. Más de una y dos veces, muchas de las urgencias que te caen encima, o que le pasas a otras personas, se generan por un descuido tuyo o por falta de vigilancia. Y eso te pasa por no «vacunarte» frente a las urgencias.
Cuando llega una urgencia uno tiende a mirar para otro lado, y se refugia en otras causas más confortables (los demás, principalmente). Pero lo cierto es que más veces de las que crees, tú has participado en la generación y propagación de esas urgencias.
La falta de «vacunación» está aquí…
La mala preparación, la falta de anticipación, el exceso de relajación y confianza, las carreras y las prisas, y también la saturación-dispersión en la que vivimos, nos hace perder el foco de nuestros próximos temas: no se está encima de ciertos detalles, falta vigilancia y seguimiento, y las tareas o encargos tuyos o de otros, a veces terminan en urgencias. Y eso es suficiente para prender la mecha.
Siendo claros, tú nunca vas a poder eliminar por completo las urgencias. Porque hay cosas que no están en tu mano, y otras que no las puedes ver venir. Pero eso no significa que no le puedas dar un vuelco para siempre al entorno en el que te vas a mover. Esto no va de ser el primero de la clase o incluso productivo, sino de simplificar tu trabajo, de aprovechar mejor tu esfuerzo, de aumentar el impacto de lo que haces. ¡Y quién no quiere eso!
Vacunarte frente a las urgencias
¿Qué te parece si repasamos juntos estas 7 estrategias para vacunarte frente a las urgencias en el trabajo? A mí personalmente me ayudan un montón, y es uno de los secretos de poder llevar tantos proyectos en solitario, sin caer en tanta urgencia.
1. Control de Fechas y Plazos
La mala gestión o la no-gestión de fechas suele ser el primer rincón donde un sistema personal falla. Y de rebote la colaboración con los demás. Cuando tienes muchas tareas sin fecha, formando una nebulosa sobre ti, nada es concreto ni te invita a hacer sino a dejarlo «para más adelante». Asigna fechas a tus tareas, cuanto antes. Porque la ambigüedad de «decidirlo sobre la marcha» o «en el momento» solo servirá para acumular sin ton ni son en tus listas, y luego sembrar semillas de futuras urgencias (lo que hace quince días era una tarea más de cierta importancia, hoy es ya una urgencia crítica).
2. Revisión y Seguimiento
Repasa tus temas. Todos y con frecuencia. Diaria y sobre todo semanalmente haz un barrido a conciencia por toda tu actividad en busca de temas sin cerrar, tareas sin terminar, asuntos sin aclarar, y por supuesto próximas tareas o eventos. Además de ganar control y anticipación, tendrás la capacidad de sofocar muchos de esos Puntos Calientes que casi siempre terminan convirtiéndose en urgencias.
3. Comunicación más Clara e Intencionada
Un buen número de las urgencias que sufres vienen de descoordinaciones o malentendidos. ¿Y todo eso de dónde viene? De una mala (o inexistente) comunicación con los demás. Ya sea tu jefe o clientes, compañeros o colaboradores, o quien sea. Un correo escrito a la carrera, un mensaje de whatsapp enviado con una mano mientras sales pitando, una reunión de pasillo en la que se habla de todo y nada a la vez… A la hora de encargar cosas, cuida sobre todo estos tres puntos:
- Cuenta menos palabras. Más directo, más sintético pero más claro.
- Incluye SIEMPRE las Coordenadas de oro. Subraya y deja MUY claro el Qué (la tarea), el Quién (persona), y el Cuándo (fecha).
- Dí o escribe cuanto antes lo más importante de lo que quieres decir.
4. Control de Tareas Delegadas
¿Y qué pasa con las tareas que has encargado a otras personas? Aun cuando ya no te toca a ti estar sobre ellas, seguro que te interesa hacer cierto grado de seguimiento, por ejemplo una vez a la semana. Yo te lo recomiendo. Lo mejor es anotarlas e identificarlas (separarlas) de alguna forma: bien con una etiqueta, guardándolas en una lista o carpeta dedicada, o en una hoja propia si utilizas libreta/agenda. Cualquier cosa menos dejarlas perdidas en el Correo.
5. «Checkpoints» intermedios
A menudo las urgencias vienen de tareas o fases de proyectos que están a semanas/meses vista. Las tienes anotadas y crees que controladas, pero la lejanía y la confianza te hacen bajar la guardia. Y aunque de vez en cuando ves esas próximas tareas en tus listas, enredado entre tanta actividad vas perdiendo la referencia y sobre todo la necesidad de anticiparte. Cuando te quieres dar cuenta, el plazo se te ha echado encima, y ahora tienes una urgencia. O más.
A mí esto me pasaba bastante y lo solucioné así: introduje un «checkpoint» intermedio entre el hoy y esa fecha lejana. Una tarea de revisión/preparación que actúe como un toque de atención, y que me permite mirar eso antes de que luego sea demasiado tarde. Si estoy a mitad de febrero y la tarea la tengo para finales de mayo, pongo un «checkpoint» a finales de abril. No es para evitar olvidarlo, es para actuar antes de que luego ya no tenga margen.
6. Prepara el Material e Información
Muchas de las autourgencias que sufres vienen por no haber mirado por adelantado las cosas que necesitas. Programas para mañana una tarea superimportante, y cuando te pones con ella te das cuenta de que te faltan cosas. Y lo mismo con una reunión a la que asistes o una llamada de la próxima semana. O bien no lo has buscado tú, o bien no lo has pedido a otros. Eso genera una mini o maxiurgencia que podrías haber evitado con un pelín de cuidado. Muchas veces basta con una pregunta elemental pero utilísima: «¿Tengo conmigo todo lo que necesito para eso?».
7. APRENDE de cada nueva Urgencia
Cada urgencia que te pasa no es sino una versión de otra que ya te pasó, y a la que no le pusiste remedio. O es idénticsa o es muy parecida a algo que ya sufriste. Cada imprevisto, cada falsa urgencia, cada urgencia, encierra una lección que te ayudará a no repetirla en el futuro. Párate unos pocos minutos a analizar y descubrir lo que ha pasado, y sobre todo a hacer los cambios que sean necesarios para prevenirla. Resulta muy obvio dicho así, pero casi nadie lo hace.
Cuando alguien me pregunta: «Berto, ¿cómo puedo trabajar mejor y ser más productivo?», yo suelo responder: «Cagándola menos». Vacunarte frente a las urgencias antes de que ocurran es una de las bases del trabajo inteligente de hoy. Muchas veces es más efectivo que incorporar un nuevo hábito, utilizar un nuevo gestor de tareas, o comprarse una cara tableta.