En lugar de sentir estrés o pavor a los deadlines o a las fechas de entrega, en vez de verlas como una amenaza que obliga a trabajar apresuradamente tomando decisiones precipitadas, estas citas en el calendario pueden llegar a convertirse en un gran aliado de tu productividad. Saber trabajar con ellas es clave, porque siempre están ahí.
«La fecha límite es la inspiración definitiva» — Nolan Bushnell, creador del Pong.
«Tu falta de planificación no es mi urgencia» — Frase de productividad.
«El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine» — Ley de Parkinson.
¡Son algo bueno!
¿Por qué ver las fechas límite como algo negativo cuando puedes utilizarlo precisamente para obtener mejores resultados? Porque el gran beneficio oculto de las fechas límite es que también te están indicando una fecha de inicio. Y esto es bueno en muchos rincones:
- En tus proyectos: te ayudan a comprenderlos y visualizarlos mejor, a descomponerlos en fases y etapas, y establecer un marco de tiempo para cada una.
- En tus tareas clave: te ayudan a poner una fecha para tus resultados. Es un compromiso para empezar pero sobre todo para terminar algo que te ayudará a avanzar en serio.
- En tus otras tareas: te ayudan a no caer en la procrastinación y no abusar del síndrome de “ya lo haré algún día”. En lugar de acumular cosas que te debes hacer, te centras en cosas que vas a hacer.
- En tus objetivos personales: sirven para ponerle una fecha a tus metas porque muchas tienen caducidad. Si no empiezas a construirlas y hacerlas realidad, pasan de largo.
Ideas que me ayudan a mí
Tradicionalmente hemos odiado las fechas límite porque siempre hemos ido detrás de ellas, persiguiéndolas, cuando todo pasa por caminar delante de ellas. En lugar de una actitud pasiva o reactiva, la clave es una actitud proactiva y alerta.
- Cuando haya fecha límite, anótala con toda claridad junto a la tarea. Y luego márcala de alguna forma especial (color, etiqueta…) para verla y distinguirla incluso antes que la propia tarea.
- En tu revisión/planificación de tareas diaria y semanal, empieza siempre por estas tareas: cómo vas con ellas, qué vas a hacer mañana, anticipa acciones, si alguien espera algo de ti…
- En tareas complejas, largas o que conlleven intervención de otras personas, sé más cauteloso con esas fechas, ya que hay menos margen de maniobra.
- En proyectos adelanta la fecha límite por otra inventada por ti mismo. Esa nueva fecha te dejará un colchón por si surgen imprevistos.
- Fija unas rutinas que te permitan hacer un trocito de tu tarea con fecha límite bien cada día o cada semana (garantiza la regularidad y constancia).
- Ojo con las otras tareas que repites todos los días (periódicas) porque te impiden centrarte (tiempo y energía) en las tareas con fecha límite.
- Si son a largo plazo haz un análisis previo: descompón la tarea-proyecto en fases y establece deadlines intermedios que te ayuden a calibrar mejor tu esfuerzo.
- No te dejes enredar por nuevas propuestas y compromisos innecesarios porque diaria o semanalmente ya cargas con cosas que tienes que terminar en una fecha.
Las fechas límite son un fenomenal mecanismo de activación y puesta en marcha. Y no tienen que ser siempre algo que me imponen los demás. Por ejemplo, cuando no hay yo mismo fijo voluntariamente una fecha ficticia. ¿Por qué? Para cargarme de tensión productiva positiva. Precisamente las utilizo para “activarme”. Porque cuando trabajo en función de objetivos trabajo bien. Pero cuando trabajo en función de objetivos y fechas lo hago todavía mejor.