En mi vida he dirigido cientos de proyectos. Y creo que mi mayor fallo ha sido aceptar una serie de cosas que no son así. Y me costaron caro. Puede haber sido exceso de confianza, demasiada relajación, dejarme llevar por otros, pecar de presuntuoso, o simplemente inexperiencia.
El caso es que ahora que asesoro a equipos de trabajo en el desarrollo de proyectos, sigo escuchando las mismas frases que antes decía yo. Claro que hay muchas, pero hay cuatro que se repiten mucho. A ver si te suena alguna…
1«Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y está alineado»
Ni de broma. Al principio del proyecto ya puedes definnir unos objetivos concretos, marcar «deadlines» y plazos claros, o echar horas y «currar mucho» en las próximas semanas… y eso no garantiza nada. De hecho hablar solo al principio no va a evitar que algunos vayan en direcciones opuestas, que haya duplicidades, retrasos sin comunicar, bloqueos o parones que afecten a otros, etc.
Esa «alineación» se consigue primero con todo eso, por supuesto, pero después con un SEGUIMIENTO que garantiza la coordinación entre los que trabajan en ese proyecto.
2«Aquí hay gente muy buena. Se trabaja en equipo. El proyecto saldrá»
Pues tampoco. Y por cierto, ¿qué es eso de «trabajar en equipo»? En serio. Que alguien me lo explique porque llevo escuchando esa expresión desde niño y todavía no me he enterado. Ahora, si me hablas de cosas como «comunicar claramente cada fecha y plazo de entrega», «avisar a tiempo de ciertos retrasos o bloqueos», «trabajar sin interrumpir tanto, respetando la atención de los demás», «tener reuniones cortas y (en serio) productivas», y «hacer un seguimiento serio de lo que estamos haciendo y de lo que vamos a hacer», entonces ya me voy enterando más.
Tener la mejor gente del mundo (individualmente) implica que además tendréis que crear-acordar una cultura interna de trabajo común. Con unos hábitos y mecanismos que os permitan sacar lo mejor de cada uno para volcarlo en ese proyecto.
3«Tenemos recursos de sobra. Gente buena volcada en el proyecto»
No es verdad. O puede no ser verdad. Puede haber gente muy buena trabajando un montón haciendo cosas que no valen para nada. Podéis estar perdiendo muchos recursos en trabajo basura o tareas intrascendentes que no suman. Tanto el responsable del proyecto como cada persona tienen que vigilar en qué cosas están gastando su Tiempo-Energía-Atención, con una pregunta esencial: «¿Qué 5-10 cosas de esta semana van a generar el mayor impacto en esta fase? del proyecto».
A lo largo de un proyecto «hay que trabajar mucho», por eso más que nunca os interesa cumplir la regla del 80/20… que el 20% de las cosas suelen generar el 80% de los Resultados. Si consigues eso con la gente buena que estáis ahí, verás qué diferencia…
4«Vamos con retraso pero llegaremos. Solo tenemos que apretar un poco más»
Falso. Bueno sí… Sí que vais a llegar, terminar y entregar o lanzar ese proyecto. Pero… ¿va a ser lo mejor que podéis hacer? ¿La mejor versión? ¿Las mejores ideas? ¿Las soluciones más creativas? ¿Habéis subido el listón y superado las expectativas de todos? ¿O simplemente lo habéis «terminado a tiempo»?
El problema de llegar siempre justo es este: no dejáis margen a la CALIDAD. No hay tiempo para mejorar detalles, cambiar cosas por otras mejores, optimizar y afinar, aportar soluciones distintas, recortar recursos o incluir algo nuevo que nadie espera. Lo que hagáis no será lo mejor que podríais hacer. Simplemente cumpliréis. Y como el proyecto se ha terminado, entregado y lanzado a tiempo, os diréis: «somos la leche, hemos llegado a tiempo».
En un equipo muchas veces la Mediocridad va haciendo una curva descendente tan imperceptible que casi nadie lo ve. Hasta que es demasiado tarde.