En pleno 2023, muchos de nosotros seguimos buscando pequeños detalles para mejorar lo que hacemos y lo que conseguimos. Muchos siguen buscando esa «app mágica» que lo arregle todo. Yo te propongo mirar hacia tu interior, ser consciente de que tanto nuestra Energía como nuestra Atención son recursos limitados. Para ser realmente efectivos, debemos elegir con cuidado dónde invertimos más o menos cantidad de ambos. La habilidad de gestionar la intensidad y el cansancio forma parte del éxito diario. Eso parte del trabajo inteligente.
Atención y Energía, dos piezas vitales
Nuestra capacidad para alcanzar grandes objetivos o avanzar en nuestra semana está definida por nuestros niveles de Energía y Atención. No de cuanto corremos o las urgencias que “solucionamos”. En lugar de buscar la respuesta en aplicaciones o herramientas sofisticadas, es hora de reconocer que la clave para una buena productividad se encuentra en la gestión e inversión adecuada de nuestra Atención y Energía.
Elegir tareas según tus niveles actuales
Una de las claves para optimizar nuestra productividad es conocer nuestros propios biorritmos y niveles de Atención-Energía. En otras palabras: entender en qué momentos del día rendimos mejor. Cada persona tiene períodos de mayor y menor Energía a lo largo del día, por lo que es fundamental saber identificar esos momentos de máxima productividad y aprovecharlos al máximo.
Como «Trabajadores del Conocimiento» dependemos constantemente de nuestro nivel mental y físico. Sin tener eso en cuenta para elegir tareas, costará más el crear, innovar y construir.
Una vez que somos conscientes de nuestros ritmos y niveles de Energía, podemos comenzar a distribuir nuestras tareas de manera inteligente. Es fundamental situar y elegir adecuadamente las tareas en función de la Energía y Atención que requieren. Las ventajas diarias son increíbles:
Mejor que poner “Prioridad 1–2–3”
Clasificar tus tareas así es mejor que hacerlo con las típicas “Prioridad 1–2–3”. Ese sistema plantea varios problemas, entre otros:
- Falta de enfoque en la energía y atención requerida. Es posible que asignes tareas de alta prioridad a momentos en los que no tienes la energía ni la atención necesarias para llevarlas a cabo de manera efectiva. Y la consecuencia es que las harás en las peores condiciones posibles.
- Dificultad para fijar prioridades claras. La clasificación en prioridades 1–2–3 puede resultar ambigua y subjetiva. Puede ser difícil determinar qué tareas deben tener la máxima prioridad y cuáles son menos importantes.
- Rigidez en la planificación. Una vez que se establecen las prioridades, es difícil adaptarse a los cambios o a las fluctuaciones en la energía y atención disponibles. Esto puede llevar a situaciones en las que se continúan realizando tareas de baja prioridad incluso cuando sería más beneficioso abordar tareas que se ajusten mejor al estado actual de energía y atención.
La Atención-Energía en tu sistema
¿Y cómo llevar esta idea a la vida real? A la hora de anotar tus tareas (en tu libreta o app) añade el nivel de Energía y/o Atención que requieren. O dicho de otro modo: clasifícalas y organízalas en función de esos dos criterios.
- Si utilizas una agenda o libreta podrás añadirlo con algún color, icono o símbolo.
- Y si utilizas una aplicación es fácil clasificarlas utilizando etiquetas.
Sí, es un pequeño trabajo de más, un detalle extra que mucha gente pasa por alto pero que supone una ventaja gigantesca. Porque te permite elegir mejor la tarea para cada momento, según tu estado físico y mental.
Nunca subestimes la importancia de tu herramienta de tareas y sistema de organización en tu rendimiento general. Afinar, mejorar y, si es necesario, actualizar tu sistema de gestión de tareas es vital para mantener en forma tu productividad. A medida que evolucionas y creces, o que asumes nuevos proyectos y aumenta la carga de trabajo, es fundamental asegurarte de que tu herramienta/sistema de tareas se adapte a tus necesidades cambiantes.