En el trabajo todos deberíamos utilizar más el «Lenguaje de Fechas» siempre que hablemos de tareas. Da igual si trabajas solo o en equipo, o si lo haces con clientes o más con proveedores y colaboradores externos, la Fecha es la coordenada esencial de organización y coordinación. Y el problema es que no se dicen claramente… o directamente no se utilizan.
Las fechas y los plazos es lo que te permite a ti estructurar tu trabajo, llegar a tiempo, y cumplir con las necesidades de otros. Pero sobre todo anticiparte. Por eso es tan importante que tú y los demás lo habléis primero, y os apoyéis en él después para organizar el trabajo, y que lo utilicéis para un seguimiento posterior.
Escapando del «más adelante»
Las tareas sin fecha, o a las que les asignamos un desconcertante «más adelánte» o «ya lo miraremos», no son problema ahora. Pero con el paso de los días se van convirtiendo en más que posibles problemas. Y es que hablamos mucho de lo que hay que hacer pero no tanto de cuándo se va a hacer. Y si se abusa de eso (se convierte en un hábito), yo y los demás aceptaremos el caos y los sustos como única forma de trabajo posible.
Hablamos mucho de lo que hay que hacer, también de quién lo va a hacer pero se habla poco de cuándo se va a hacer.
Las tareas y acciones sin fecha son el primer paso para tener una descoordinación o una urgencia en el futuro. No hay que ponerle fecha a todo lo que anotes en tu sistema de tareas. Pero te interesa que la mayoría tenga una fecha.
Te ayudan directamente a ti
Las fechas y los plazos, no solo te ayudan a coordinarte y colaborar mejor con otros, sino que estructuran, simplifican y te hacen comprender y distribuir mejor todo lo que tienes que hacer. Tanto en tu trabajo, estudios, vida personal, cosas de casa… Fíjate si no:
- Proyectos: te ayudan a comprenderlos y visualizarlos mejor, a descomponerlos en fases y etapas, y establecer un marco de tiempo para cada una.
- Tareas Clave: te ayudan a poner una fecha para tus resultados. Es un compromiso para empezar pero sobre todo para terminar algo que te ayudará a avanzar en serio.
- Otras Tareas: te ayudan a no caer en la procrastinación y no abusar del síndrome de “ya lo haré algún día”. En lugar de acumular cosas que te debes hacer, te centras en cosas que vas a hacer.
- Prioridades y Objetivos: sirven para ponerle una fecha a tus metas porque muchas tienen caducidad. Si no empiezas a construirlas y hacerlas realidad, pasan de largo.
Practica y practica… ¡es un hábito!
Aunque los demás no incluyan esta crucial «pieza de información», tú sí puedes hacerlo. No cuesta tanto y a cambio te da mucho. Utiliza el «Lenguaje de Fechas» a diario, constantemente. Practícalo sin desaliento porque al final no deja de ser un hábito positivo y saludable.
Al escribir correos, en reuniones presenciales o remotas, en mensajes rápidos de chat o en Whatsapp… en cualquier conversación de trabajo que tengas, recalca siempre cuándo hay que hacerlo, entregarlo o se espera.
No es «por tu Productividad» o «porque se recomienda». Introducir esa referencia esencial te ayudará a ti y a los demás de manera constante. Y si los demás no lo indican cuando piden algo, pregunta. No cuesta nada y elimina de golpe muchos problemas que tenemos en el trabajo.