Cada vez importa más controlar bien toda tu actividad para ir por delante de tu trabajo. Crece el número de correos, reuniones, mensajes, proyectos, tareas… y también el número de descoordinaciones, desajustes, agobios, olvidos y sorpresas de última hora. No importa si trabajas en solitario como yo, dentro de un equipo o dirigiéndolo, es algo que nos está pasando a todos.
Ir siempre por delante, no por detrás
La respuesta a todos estos retos no debería ser correr más, porque sabes que no funciona, sino tomar (de una vez) el control de tu actividad. Porque cuando si no lo haces, o lo haces a medias, te pasa esto: vas por detrás de lo que tienes que hacer en lugar de ir por delante. Eso te pone en una situación de desventaja constante, hace que tus objetivos y aspiraciones sean cada vez más pobres, y que te muevas de manera reactiva, en vez de hacerlo con dirección e intención.
Si esto pasa durante unos días o un periodo de tiempo limitado, no tendrá grandes consecuencias. Pero, ¿y si esto va a ser así en los próximos dos o tres años? ¿Qué te pasará en el trabajo? ¿En qué clase de profesional te vas a convertir?
Romper la tendencia gesto a gesto
El descomunal poder de los Hábitos es que no solo sirven para conseguir algo que buscas, sino que (por detrás) te van entrenando y reprogramando para pensar y actuar de la forma que quieres. Y eso se consigue gesto a gesto, repitiendo y evaluando.
Así que yendo al rincón que nos interesa, el de controlar la actividad, estas son los cinco pasos que yo aplico para ir por delante de mi trabajo:
- CENTRALIZA EN UN SOLO SITIO TODO LO QUE TIENES QUE HACER
Tener tareas, recordatorios, acciones y cosas para hacer en varios sitios, no ayuda en nada a controlar tu actividad. Utiliza UNA sola herramienta. Ya sea una sencilla libreta, una aplicación de tareas o un megagestor de proyectos. Lo que quieras o lo que necesites. Pero lo importante es esto: TODO lo que tienes que hacer y recordar debería estar en un solo sitio. Solo uno. - NO TE SALTES NUNCA EL EJERCICIO DE PREPARACIÓN
Da igual si lo llamas revisión, planificación o preparación. Es innegociable que cada día y cada semana, repases tus listas de tareas. No solo para saber lo que tienes que hacer (obvio), no solo para ver cuándo (obvio), sino para adelantarte a muchas de esas cosas. Y en concreto para: (1) poder empezar las cosas mucho antes, con margen. (2) Poder pedir las cosas a otras personas con antelación. (3) preparar mejor reuniones, llamadas… Y estoy hay que hacerlo al final de cada día y cada viernes. - MIRA TU AGENDA-CALENDARIO CON (MUCHA) MÁS FRECUENCIA
Sobre todo hazlo en el momento diario de la planificación-preparación. El Calendario es eso que te dice el tiempo que no tienes… y no el tiempo que tienes. No es un juego de palabras, sino algo que necesitas para esto: (1) Poder construir un plan de tareas diario y semanal realista y realizable. (2) Poder distribuirte mejor entre todos los frentes y proyectos que tienes abiertos. Y ojo porque no consultar la Agenda más a menudo es un error que se repite mucho. - SISTEMATIZA EL SEGUIMIENTO DE TEMAS TUYOS Y DE LOS DEMÁS
Mucha gente pierde toneladas de tiempo y energía preguntando cómo están las cosas o bien respondiendo cuando alguien pregunta. Si es algo que se repite, te interesa crear un “sistema” para automatizarlo y asegurarte que lo recibes o lo envías en el momento idóneo, no en el último momento. Así: (1) Acuerda qué es lo que tienes que saber o informar. (2) Cuándo o cada cuánto se tiene que hacer. (3) Por qué canal o herramienta se va a hacer. (Y si es por Correo incluso puedes tener una plantilla para agilizar el proceso.) - ACUERDA “BANDERAS ROJAS” PARA ACTUAR ANTE IMPREVISTOS
Las “banderas rojas” son situaciones o casos ante los que te/os interesa actuar, antes de que se conviertan en urgencias de verdad. Si las analizas y decides junto a las personas con las que trabajas (clientes, colaboradores, proveedores, equipo…), y acordáis que se comunicarán de forma inmediata por el canal que elijáis, habrá muchísimas menos sorpresas. Si tú me dices ya: «Berto, el cliente acaba de cambiarnos las especificaciones de esta entrega», podremos actuar mucho antes. Claro que estamos siendo reactivos (no nos queda otra), pero es muy diferente a si me lo cuentas cuando ya no hay margen de acción.
Ir por delante, una cuestión de actitud
Proactividad, iniciativa y anticipación. Cada vez creo más en todo ello porque constantemente veo las consecuencias de ignorar estas cosas. Por supuesto que nunca podrás anticiparte a todo e ir siempre por delante de tu trabajo… no hablamos de pintar un cuadro ideal en el país de la piruleta. Pero claro que puedes hacer cambios y mejorar día a día. Esa es la monumental oportunidad que nos dan nuestros Hábitos.