5 pasos probados para ir siempre por delante de tu trabajo

Cada vez importa más controlar bien toda tu actividad para ir por delante de tu trabajo. Crece el número de correos, reuniones, mensajes, proyectos, tareas… y también el número de descoordinaciones, desajustes, agobios, olvidos y sorpresas de última hora. No importa si trabajas en solitario como yo, dentro de un equipo o dirigiéndolo, es algo que nos está pasando a todos.

Empezar Antes

Ir siempre por delante, no por detrás

La respuesta a todos estos retos no debería ser correr más, porque sabes que no funciona, sino tomar (de una vez) el control de tu actividad. Porque cuando si no lo haces, o lo haces a medias, te pasa esto: vas por detrás de lo que tienes que hacer en lugar de ir por delante. Eso te pone en una situación de desventaja constante, hace que tus objetivos y aspiraciones sean cada vez más pobres, y que te muevas de manera reactiva, en vez de hacerlo con dirección e intención.

Si esto pasa durante unos días o un periodo de tiempo limitado, no tendrá grandes consecuencias. Pero, ¿y si esto va a ser así en los próximos dos o tres años? ¿Qué te pasará en el trabajo? ¿En qué clase de profesional te vas a convertir?

Romper la tendencia gesto a gesto

El descomunal poder de los Hábitos es que no solo sirven para conseguir algo que buscas, sino que (por detrás) te van entrenando y reprogramando para pensar y actuar de la forma que quieres. Y eso se consigue gesto a gesto, repitiendo y evaluando.

Así que yendo al rincón que nos interesa, el de controlar la actividad, estas son los cinco pasos que yo aplico para ir por delante de mi trabajo:

  • 1. CENTRALIZA EN UN SOLO SITIO TODO LO QUE TIENES QUE HACER.
    Tener tareas, recordatorios, acciones y cosas para hacer en varios sitios, no ayuda en nada a controlar tu actividad. Utiliza UNA sola herramienta. Ya sea una sencilla libreta, una aplicación de tareas o un megagestor de proyectos. Lo que quieras o lo que necesites. Pero lo importante es esto: TODO lo que tienes que hacer y recordar debería estar en un solo sitio. Solo uno.
  • 2. NO TE SALTES NUNCA EL EJERCICIO DE PREPARACIÓN.
    Da igual si lo llamas revisión, planificación o preparación. Es innegociable que cada día y cada semana, repases tus listas de tareas. No solo para saber lo que tienes que hacer (obvio), no solo para ver cuándo (obvio), sino para adelantarte a muchas de esas cosas. Y en concreto para: (1) poder empezar las cosas mucho antes, con margen. (2) Poder pedir las cosas a otras personas con antelación. (3) preparar mejor reuniones, llamadas… Y estoy hay que hacerlo al final de cada día y cada viernes.
  • 3. MIRA TU AGENDA-CALENDARIO CON (MUCHA) MÁS FRECUENCIA.
    Sobre todo hazlo en el momento diario de la planificación-preparación. El Calendario es eso que te dice el tiempo que no tienes… y no el tiempo que tienes. No es un juego de palabras, sino algo que necesitas para esto: (1) Poder construir un plan de tareas diario y semanal realista y realizable. (2) Poder distribuirte mejor entre todos los frentes y proyectos que tienes abiertos. Y ojo porque no consultar la Agenda más a menudo es un error que se repite mucho.
  • 4. SISTEMATIZA EL SEGUIMIENTO DE TEMAS TUYOS Y DE LOS DEMÁS.
    Mucha gente pierde toneladas de tiempo y energía preguntando cómo están las cosas o bien respondiendo cuando alguien pregunta. Si es algo que se repite, te interesa crear un “sistema” para automatizarlo y asegurarte que lo recibes o lo envías en el momento idóneo, no en el último momento. Así: (1) Acuerda qué es lo que tienes que saber o informar. (2) Cuándo o cada cuánto se tiene que hacer. (3) Por qué canal o herramienta se va a hacer. (Y si es por Correo incluso puedes tener una plantilla para agilizar el proceso.)
  • 5. ACUERDA “BANDERAS ROJAS” PARA ACTUAR ANTE IMPREVISTOS.
    Las “banderas rojas” son situaciones o casos ante los que te/os interesa actuar, antes de que se conviertan en urgencias de verdad. Si las analizas y decides junto a las personas con las que trabajas (clientes, colaboradores, proveedores, equipo…), y acordáis que se comunicarán de forma inmediata por el canal que elijáis, habrá muchísimas menos sorpresas. Si tú me dices ya: «Berto, el cliente acaba de cambiarnos las especificaciones de esta entrega», podremos actuar mucho antes. Claro que estamos siendo reactivos (no nos queda otra), pero es muy diferente a si me lo cuentas cuando ya no hay margen de acción.

Ir por delante, una cuestión de actitud

Proactividad, iniciativa y anticipación. Cada vez creo más en todo ello porque constantemente veo las consecuencias de ignorar estas cosas. Por supuesto que nunca podrás anticiparte a todo e ir siempre por delante de tu trabajo… no hablamos de pintar un cuadro ideal en el país de la piruleta. Pero claro que puedes hacer cambios y mejorar día a día. Esa es la monumental oportunidad que nos dan nuestros Hábitos.

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...