El éxito del Punto de Control está en cómo revisas y planificas

Los Puntos de Control son uno de los recursos productivos más potentes que hay. Revisar, planificar y prepar tu trabajo por anticipado es uno de los Superhábitos más potentes que tengo. Y nunca dejaré de recomendarlo por todo lo que me ha dado y me da. Y no hacerlo de forma espóradica, claro, o cuando me enfrento a un pico de trabajo. Sino de manera regular, sistemática, incansable, en un ejercicio que yo llamo «mi Punto de Control».

Como le ocurre a muchos grandes Hábitos, al principio no es fácil acostumbrarse a tener estos Puntos de Control, hasta el punto que muchas personas terminan por dejarlo tras unas semanas probando. Y uno de los principales motivos de ese abandono, no es «la falta de disciplina» o el «no tener tiempo». Sino no contar con una buena mecánica de revisión y planificación.

¿Qué ganas definiendo tus Puntos de Control?

Decidir, definir y contar con tu propia mecánica, orden y estructura para Puntos de Control, te brindará tres beneficios de una gigantesca utilidad:

  1. Seguir un orden riguroso y puntual para un buen control de tu actividad.
  2. Tener unos chequeos totalmente personalizados a tu puesto, equipo, proyectos…
  3. Diseñar la mejor estructura para que el ejercicio solo te «quite» lo imprescindible.

Construir el Punto de Control a tu medida

Con «mecánica de…» me refiero en concreto al ejercicio en sí de revisión-planificación, a lo que haces exactamente «dentro» de cada Punto de Control, ya sea diario y semanal. Es decir, lo que miras, lo que revisas, lo que controlas, lo que vigilas, lo que haces o decides.

Yendo más al grano, y detallándolo en forma de preguntas prácticas que te planteo:

  • ¿Tienes una mecánica clara y sobre todo personalizada para revisar y planificar?
  • ¿Sigues un orden y estructura determinadas a la hora de realizar el ejercicio?
  • ¿De qué manera controlas las fechas y plazos para «ir por delante» y que no se te escapen cosas?
  • ¿Has definido una lista de cosas que debes mirar para que no se te escape nada?
  • ¿Tienes separados las comprobaciones/puntos a revisar cada día vs. los de cada semana?
  • ¿Has pensado en una estructura para que el ejercicio te quite el mínimo indispensable?
  • ¿Has ido cambiando-mejorando tu mecánica para que el ejercicio sea cada vez más útil

Reparto de tiempos: ¿para Revisar o para Planificar?

Para crear o redefinir la mecánica y estructura de tus Puntos de Control, uno de los primeros puntos que debes decidir es: ¿para qué quieres que sea este ejercicio? ¿A qué propósito quieres que sirva? ¿Te interesa más Revisar o más bien Planificar? ¿O hacer ambas cosas?

No es una pregunta para tomar a la ligera pues lo que decidas y cómo repartas los tiempos para cada cosa hará que cada Punto de Control diario y semanal te ofrezca toda la potencia que esperas de él. En mi caso personal hago los utilizo para las dos cosas, repartiendo más o menos los mismos tiempos:

  • 50% del tiempo para Revisión: repaso de las cosas terminadas en el día/semana, también de las que se han quedado por hacer y las que están en marcha y debo terminar.
  • 50% del tiempo para Planificación: enfoque en las próximas tareas, ya sean las de mañana o la semana próxima. Eso implica la preparación, control de fechas y plazos, y programación de algunas de esas tareas (por ejemplo: «mañana empiezo el día con esta»).

Ejemplo de una mecánica para un Punto de Control

Vamos a ver un ejemplo real para aterrizar todavía más y verlo más en detalle.

Imaginemos a una persona que trabaja en un equipo y se tiene que repartir entre varios proyectos. Va a destinar un momento diario (al final de la jornada de trabajo) para hacer su Punto de Control; y ha decidido que lo utilizará tanto para Revisar como para Planificar.

Estos los chequeos, puntos y revisiones que ha decicido hacer cada día. (Como ves los ha planteado en forma de preguntas, para «forzarse» a responder claramente y evitar caer en generalidades.)

  • ¿Qué tareas nuevas han llegado hoy? ¿Se ha quedado algo en el Correo?
  • ¿Todas esas tareas están clasificadas-etiquetadas y fechadas?
  • ¿Cuáles de esas tareas me interesa dividir y trocear en subtareas?
  • ¿Qué tareas no he hecho hoy? ¿O cuáles he empezado pero no terminado?
  • ¿Hay algo que esté a medias desde ayer (o días pasados)?
  • ¿Hay algo que esté pendiente de enviar? ¿Alguien me ha pedido algo y está esperando?
  • Revisando las próximas tareas (y sus fechas), ¿cómo voy de tiempos-plazos?
  • ¿Qué cosas me interesa empezar mañana para tener más margen y no ir apurado?
  • ¿Cuáles son las 2/3 tareas más importantes de mañana? ¿Con cuál voy a empezar?

Como ves el ejemplo que te acabo de presentar está centrado en un Punto de Control diario, pero fácilmente podríamos extrapolar muchos de estas preguntas y revisiones a uno semanal. Ojalá te ayude a construir los tuyos, o pulirlos y mejorarlos para que cada vez te den más.


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