Los Puntos de Control son uno de los recursos productivos más potentes que hay. Revisar, planificar y prepar tu trabajo por anticipado es uno de los Superhábitos más potentes que tengo. Y nunca dejaré de recomendarlo por todo lo que me ha dado y me da. Y no hacerlo de forma espóradica, claro, o cuando me enfrento a un pico de trabajo. Sino de manera regular, sistemática, incansable, en un ejercicio que yo llamo «mi Punto de Control».
Como le ocurre a muchos grandes Hábitos, al principio no es fácil acostumbrarse a tener estos Puntos de Control, hasta el punto que muchas personas terminan por dejarlo tras unas semanas probando. Y uno de los principales motivos de ese abandono, no es «la falta de disciplina» o el «no tener tiempo». Sino no contar con una buena mecánica de revisión y planificación.
¿Qué ganas definiendo tus Puntos de Control?
Decidir, definir y contar con tu propia mecánica, orden y estructura para Puntos de Control, te brindará tres beneficios de una gigantesca utilidad:
- Seguir un orden riguroso y puntual para un buen control de tu actividad.
- Tener unos chequeos totalmente personalizados a tu puesto, equipo, proyectos…
- Diseñar la mejor estructura para que el ejercicio solo te «quite» lo imprescindible.
Construir el Punto de Control a tu medida
Con «mecánica de…» me refiero en concreto al ejercicio en sí de revisión-planificación, a lo que haces exactamente «dentro» de cada Punto de Control, ya sea diario y semanal. Es decir, lo que miras, lo que revisas, lo que controlas, lo que vigilas, lo que haces o decides.
Yendo más al grano, y detallándolo en forma de preguntas prácticas que te planteo:
- ¿Tienes una mecánica clara y sobre todo personalizada para revisar y planificar?
- ¿Sigues un orden y estructura determinadas a la hora de realizar el ejercicio?
- ¿De qué manera controlas las fechas y plazos para «ir por delante» y que no se te escapen cosas?
- ¿Has definido una lista de cosas que debes mirar para que no se te escape nada?
- ¿Tienes separados las comprobaciones/puntos a revisar cada día vs. los de cada semana?
- ¿Has pensado en una estructura para que el ejercicio te quite el mínimo indispensable?
- ¿Has ido cambiando-mejorando tu mecánica para que el ejercicio sea cada vez más útil
Reparto de tiempos: ¿para Revisar o para Planificar?
Para crear o redefinir la mecánica y estructura de tus Puntos de Control, uno de los primeros puntos que debes decidir es: ¿para qué quieres que sea este ejercicio? ¿A qué propósito quieres que sirva? ¿Te interesa más Revisar o más bien Planificar? ¿O hacer ambas cosas?
No es una pregunta para tomar a la ligera pues lo que decidas y cómo repartas los tiempos para cada cosa hará que cada Punto de Control diario y semanal te ofrezca toda la potencia que esperas de él. En mi caso personal hago los utilizo para las dos cosas, repartiendo más o menos los mismos tiempos:
- 50% del tiempo para Revisión: repaso de las cosas terminadas en el día/semana, también de las que se han quedado por hacer y las que están en marcha y debo terminar.
- 50% del tiempo para Planificación: enfoque en las próximas tareas, ya sean las de mañana o la semana próxima. Eso implica la preparación, control de fechas y plazos, y programación de algunas de esas tareas (por ejemplo: «mañana empiezo el día con esta»).
Ejemplo de una mecánica para un Punto de Control
Vamos a ver un ejemplo real para aterrizar todavía más y verlo más en detalle.
Imaginemos a una persona que trabaja en un equipo y se tiene que repartir entre varios proyectos. Va a destinar un momento diario (al final de la jornada de trabajo) para hacer su Punto de Control; y ha decidido que lo utilizará tanto para Revisar como para Planificar.
Estos los chequeos, puntos y revisiones que ha decicido hacer cada día. (Como ves los ha planteado en forma de preguntas, para «forzarse» a responder claramente y evitar caer en generalidades.)
- ¿Qué tareas nuevas han llegado hoy? ¿Se ha quedado algo en el Correo?
- ¿Todas esas tareas están clasificadas-etiquetadas y fechadas?
- ¿Cuáles de esas tareas me interesa dividir y trocear en subtareas?
- ¿Qué tareas no he hecho hoy? ¿O cuáles he empezado pero no terminado?
- ¿Hay algo que esté a medias desde ayer (o días pasados)?
- ¿Hay algo que esté pendiente de enviar? ¿Alguien me ha pedido algo y está esperando?
- Revisando las próximas tareas (y sus fechas), ¿cómo voy de tiempos-plazos?
- ¿Qué cosas me interesa empezar mañana para tener más margen y no ir apurado?
- ¿Cuáles son las 2/3 tareas más importantes de mañana? ¿Con cuál voy a empezar?
Como ves el ejemplo que te acabo de presentar está centrado en un Punto de Control diario, pero fácilmente podríamos extrapolar muchos de estas preguntas y revisiones a uno semanal. Ojalá te ayude a construir los tuyos, o pulirlos y mejorarlos para que cada vez te den más.