Mucha gente cree que planificar es hacer una lista con las próximas tareas para mañana o la semana que viene. Y eso es sólo una pequeña parte de todo el proceso. Detrás de esa lista tiene que haber una serie de gestos y detalles menos evidentes, y que en realidad son los que definen el trabajo inteligente que buscas hacer mañana.
Si lo piensas detenidamente, cualquier idiota puede escribir una lista de tareas. Pero entender, visualizar y prepararse para conseguir resultados exige querer y saber hacerlo.
Cuando buscas echar horas, entonces no necesitas planificar. Pero si persigues objetivos y necesitas resultados, es imprescindible hacerlo. Y hacerlo en serio.
Planificar no es saber que vas a viajar de Madrid a Barcelona, sino preparar la ruta que vas a seguir, conocer cuánto te va a llevar, decidir a qué hora vas a salir para evitar el tráfico, averiguar si hay obras o incidencias en la carretera, y hasta saber en qué lugares puedes parar a descansar.
Planificar no sólo es hacer la lista de la compra, también es repasar a fondo la receta del plato que vas a preparar, disponer todos los ingredientes frente a ti, reunir todos los utensilios y tener claro los pasos antes incluso de encender el fuego.
Planificar no sólo es decidir qué voy a hacer sino entenderlo y prepararme para hacerlo.
Para mí, el verdadero corazón de la planificación, la que está detrás del trabajo inteligente, implica todo esto:
- Decidir (claro) lo que vas a hacer.
- Saber también lo que NO tienes que hacer.
- Familiarizarte con lo que te espera.
- Anticiparte a lo que tendrás que hacer.
- Preparar el cuándo y el cómo por adelantado.
¿Y cómo se traducen todas estas ideas en la práctica? ¿Cuáles son los detalles a cuidar en la planificación del trabajo inteligente? ¿Cómo ir más allá de la simple lista para mañana?
- 1Reconoce el terreno
Como un explorador, recorre por anticipado el terreno que vas a pisar. Revisa qué tipo de tareas tienes previstas hacer: tamaño, tiempo estimado, si son manuales o mecánicas, creativas, de análisis y concentración, a medias con un compañero… - 2¿Algún elefante cerca?
Si tienes previsto hacer tareas de gran tamaño (que lleven varias horas o toda la mañana) tienes que tratarlas de forma especial, como un miniproyecto. Sigue algunas ideas prácticas como descomponerlas y repartirlas de forma inteligente entre dos días. - 3Agenda, ¡háblame!
Tu trabajo no sólo se compone de tareas, sino también de citas y eventos. Estudia tu agenda en busca de los grandes “trituradores de tiempo” como reuniones, visitas, desplazamiento, algún recado… No subestimes el tiempo que pueden llegar a arrebatarte, y así podrás fijar unas expectativas realistas para mañana. - 4Un momento, una tarea
¿Cuál crees que es el momento más idóneo para hacer lo que te has propuesto? Aun cuando puedas y vayas a alterar ese orden es bueno visualizar un orden, sobre todo al comienzo. No lo dejes todo en manos de la improvisación. - 5Planifica a la baja
No sobrecargues el día intentando hacer mil cosas. Cuenta que habrá imprevistos y tal vez alguna urgencia. Elabora una lista de tareas más ligera y menos ambiciosa. Si luego el día va bien, siempre podrás rescatar más cosas de las previstas. - 6¡Listo para empezar!
Como la primera canción de un concierto, la primera tarea marca el ritmo y el éxito del día. Asegúrate de tener por anticipado todo el material y herramientas que necesitarás de entrada. Perder los primeros minutos del día recopilando, investigando o buscando, es un enorme despilfarro de productividad. - 7Adelánte al «moroso»
¿Alguna de tus tareas previstas exige algo de otra persona? Información, detalles, instrucciones, algún archivo… Adelántate a todo eso, pídelo cuanto antes en forma de email y te ahorrarás un incómodo atasco en carretera.
Todo este proceso en la práctica no lleva más de 10 ó 15 minutos. A base de regularidad y práctica, de conocer cada vez más cómo son tus tareas, la planificación inteligente pasará a ser uno más de tus hábitos o rituales. No más exigente que asearte por la mañana o leer antes de dormir.