Vigila estos 4 puntos clave cuando el trabajo se descontrole

El trabajo es algo que siempre se descontrola. Hay que aceptarlo pero no por ello caer en el inmovilismo y caer en la queja continua. Si él se complica, y los demás (compañeros, jefe, clientes) incluso lo suelen empeorar, céntrate en las cosas sobre las que sí puedes actuar, controlar o mejorar.

Para mí hay cuatro puntos que todo el mundo puede cuidar, y que sin duda van a suponer una mejora respecto a lo de ahora. Aunque haya treinta y dos que no vayan bien, mejorar cinco cosas a la larga es un cambio gigantesco.

Esa mejora constante que buscas llega antes si te centras en lo pequeño y lo que puedes cambiar.

1. Control de Tareas y Fechas

El trabajo genera un montón de actividad. Y cada vez más: Correo, tareas, peticiones, fechas, plazos límite y sobre todo imprevistos. Así que el primer aspecto que debes reforzar es precisamente el control de todo eso. Llevar un registro y revisión puntual para que nada se te escape y, en la medida de lo posible, ir por delante de algunas cosas.

Ese control se debe concretar principalmente en dos detalles:

  1. Rutina de Tareas: tu herramienta de gestión de tareas (ya sea aplicación o agenda de papel) debe ser tu mejor compañera. Y aliada. Trabaja con ella pegada a ti durante todo el día y anota sistemáticamente todo lo que vaya llegando, te pidan o recuerdes lo que tienes que hacer. Y siempre, siempre, siempre asignado fechas a todo lo que puedas.
  2. Repaso regular: uno de los principales Superhábitos de productividad es tener un momento al final del día para planificar-repasar-preparar tu trabajo. Pero si en tus proyectos hay mucha actividad (descontrolada), necesitas subir el listón y aumentar la frecuencia de esas revisiones. Por ejemplo dos veces al día: 1) una al final de la mañana y 2) otra al final del día.

2. Que nada «se quede atrás»

Dentro de esa revisión constante de tu trabajo, presta especial atención a tareas que, sin querer, se pueden estar descolgando del resto del grupo. Especialmente fíjate en estas tres cosas:

  1. Cosas que (consciente o inconscientemente) puedes estar procrastinando. Bien porque no te apetecen o no tienes claro cómo empezarlas/hacerlas.
  2. Tareas que has (o habéis) empezado pero que siguen a medias o sin rematar.
  3. Megatareas que puedes estar posponiendo porque «es mucho trabajo» y no sabes o no encuentras el momento.

3. Ten claro lo que debes evitar

Tan importante como saber lo que debes hacer y en qué te interesa centrarte, es saber lo que no debes hacer o necesitas evitar . Otro punto de oro de tu Enfoque Semanal que jamás debes saltarte. Porque tan importante como saber lo que quieres hacer, es saber lo que NO debes hacer (compromisos, rutinas, hábitos, actividades a evitar). Con el ritmo loco que a veces impone el trabajo es fácil desenfocarse (perderse), sobre todo cuando las cosas no están claras.

Recuerda, habrá cosas que no puedas evitar aunque quieras, porque vendrán impuestas. Por otros o por las circunstancias. Olvida eso, enfócate siempre en lo que puedes actuar. En este caso evitar.

4. Más margen y anticipación

No intentamos controlar lo incontrolable sino reducir sus efectos y potenciar tus resultados. E ir por delante de ciertas cosas te ayudará cada día. Y esa anticipación puedes aplicarla de tres formas:

  • Pedir las cosas con más margen. Si ves que necesitas algo de alguien, muévete ya y no esperes ni medio minuto. El trabajo corre más que tú.
  • Reclama tareas pendientes con más anticipación. Crea tareas de seguimiento para preguntar por eso que todavía no has recibido. Pero no las reclames en el último minuto. Adelántate todo lo posible. Insiste, empuja.
  • Empieza cuanto antes esas tareas o proyectos para los que «hay tiempo de sobra». El descontrol y la rapidez del trabajo hacen que los plazos se acorten drásticamente. Lo que nos parece lejano, no lo es. Sé precavido y muévete ya.

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