La mayor parte de mi trabajo se basa en trabajos a medio o largo plazo. Materiales de formación, cursos o seminarios, publicaciones… son cosas que tengo que organizar a varias semanas o meses vista. Esto plantea muchos retos de organización. El primero es poder conciliar ese proyecto con las cosas del día a día y las tareas que surgen de la nada.
Los Hábitos en Productividad Personal lo son todo. Y en un trabajo o proyecto de varias semanas cuentan todavía más. Constancia, organización y método. ¿Suena aburrido? No cuando ves que los resultados llegan antes y trabajas con menos estrés. Estas son algunas de las mejores ideas que he aprendido en todo este tiempo.
1Papel, Pizarra y Corcho de pared
Para analizar en detalle todo lo que tengo que hacer utilizo un mapa mental. Bien en papel o en una pizarra que tengo en el despacho de casa. Con un mapa mental puedo obtener una visión en conjunto de todo lo que tengo que hacer. Así puedo despiezarlo, estructurarlo mejor y desglosar el trabajo en etapas y fases.
Todo eso lo paso a un calendario de papel que permanentemente tengo a la vista en un corcho en la pared. Mediante un sistema de post-its de colores sé cuándo tengo que hacer cada cosa. Es muy visual y cómodo, porque si se produce algún cambio de fechas sólo tengo que recolocar un par de notas. Y cada uno de sus colores (rojo, azul y verde) me indica lo que significa.
2Fijo una Fecha Límite Ficticia
Si tengo que preparar un seminario para el día 30 en mi calendario fijo como cierre el día 25. Si me he propuesto terminar un eBook de Productividad para el día 15 en mi plan fijo el cierre para el día 10. Para todos mis trabajos a medio o largo plazo establezco una fecha de cierre ficticia. Siempre dos, cinco o diez antes de la fecha real.
Esto, de primeras, puede resultar un elemento extra de estrés: tengo menos tiempo para hacer el trabajo. En la práctica tiene grandes ventajas:
- Evito la tentación del relajo excesivo. Me hace ponerme las pilas, no perder tiempo y empezar ya.
- Dejo un colchón de tiempo para reaccionar ante imprevistos, errores o cambios (que siempre llegan).
- Los días extra los dedico a añadir un plus de calidad al trabajo y rematar mejor los detalles y el acabado final.
Creía que en un proyecto bastaba con remar y ya está. Cuando es absolutamente necesario saber si vas en la dirección correcta.
3Fases, Etapas y Acciones
Para mí este detalle es esencial. Descomponer o despiezar todo el proyecto en etapas, fases e hitos que voy concretando semana a semana. Y a su vez desgranar todas las acciones y tareas que necesitaré para ir terminando cada una día a día.
Para esto la primera parte de organización es fundamental. Cuando comprendes bien todo lo que hay que hacer es más fácil distribuirlo y planificarlo para las próximas semanas. Pero eso no es suficiente. Hay desajustes, retrasos, obstáculos… ahí es donde la Evaluación Diaria y Semanal me permite recolocar las piezas si es necesario.
Cuando encaro un mes me gusta tener claro qué voy a hacer cada semana. Un cuando encaro cada semana me gusta tener claro qué voy a hacer cada día. Aunque luego el día a día te puede llevar por otro sitio al menos con un plan (con un mapa) no me pierdo.
4Evaluación Diaria y Semanal
Otro ingrediente fundamental. Como un médico que monitoriza las constantes vitales de un paciente, necesito tomarle el pulso y la temperatura a mi proyecto. Y además lo hago de forma regular, puntual, constante: al final de cada día y al final de cada semana.
Echar la vista atrás para analizar avances, dificultades, retrasos y comprobar que todo marcha bien es un gesto tan necesario como empezar el proyecto. Yo antes no lo hacía. Creía que en un proyecto bastaba con remar y ya está. Cuando es absolutamente necesario saber si vas en la dirección correcta.
Con mi plan a la vista, y volviendo sobre mi día o mi semana, puedo tomar mejores decisiones, reduzco la improvisación chapucera y concilio mejor mi proyecto con el resto de cosas que tengo que hacer. A la vez, me permite realizar ajustes y cambios si lo necesito. Porque en un proyecto no siempre puedes ir en línea recta. A veces hay que zigzaguear.
5Reservar Tiempo para el Proyecto
Y este proyecto o estos proyectos tienen que convivir con las tareas diarias que me toca hacer. Cosas que surgen en el día a día o que repito de forma regular. Escribir en este blog, despachar el Email, lectura e investigación, resolver dudas de alumnos, etc. Una de las claves es reservar tiempo por adelantado para el proyecto. Es decir, sí o sí, yo sé que todos los días voy a dedicar una hora a ese proyecto.
El hecho de reservar (me gusta más decir «bloquear») tiempo por adelantado para ese proyecto me proporciona varios beneficios:
- Aseguras avances diarios. Todos los días haces una o varias tareas del proyecto y lo vas completando con menos dificultad.
- Puedes organizar mejor tu semana y conciliar reuniones, salidas, tareas periódicas, etc.
- Cada día ves progresos y eso tiene un componente motivador muy fuerte.
- No hay atracones de trabajo. Todo, desde el primer día al último, es más regular, constante y natural.
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