Las reuniones a distancia (videoconferencias, teleconferencias…) cada vez están más extendidas y son más los que ven sus beneficios. Mucho menos intrusivas y devoradoras de tiempo que las tradicionales, también hay que saber hacerlas para sacar el máximo de cada minuto que «teleconferenciamos».
No soy defensor de ningún tipo de reunión y en general casi todas me desagradan por lo que significan para mi tiempo-y-resultados. Pero si me tengo que quedar con alguna son precisamente las que se hacen a distancia (teléfono, skype…). Bien enfocadas y hechas, son un mecanismo ágil, cómodo y conveniente para coordinar y avanzar.
Ahora bien, también tienen su aquel. Porque como son más informales que las tradicionales, porque a veces tienen un caracter más improvisado, y porque muchas veces no vemos el rostro de las personas que participan con nosotros, hay que poner un extra de cuidado para evitar convertirlas en un acto de improductividad.
Piensa que es una reunión formal
Que la hagas cómodamente en tu despacho o desde casa en zapatillas no significa que haya que tomarlo a la ligera y descuidarlo. Piensa que es un evento que requiere extremar los detalles, enfocarla bien y, sobre todo, sacar lo máximo de ella. No estás chateando, estás reunido.
Detalles técnicos claros
Muchas reuniones a distancia empiezan mal o tarde porque no podemos conectar o encontrar a la otra persona. En la convocatoria previa por email dejad bien claros los detalles básicos para poder tenerla:
- Hora de inicio y fin.
- Extensión o número a marcar para conectarnos.
- Nick de Skype o similar para contactar.
- Personas que asistirán (para evitar el típico «¿falta alguien?»).
- El orden del día.
- Si hay que tratar documentos online, subidlos antes de la reunión.
Conectaros 3-5 minutos antes de que empiece. De ese modo la reunión empezará a su hora y si hay alguna dificultad técnica podréis solucionarla a tiempo.
Orden del día claro
Unos días antes podéis adelantar por email los puntos concretos a tratar. Consensuarlos o fijarlos unilateralmente, lo que sea, pero tened claro de qué vais a hablar y, sobre todo, qué buscáis. Cuanto menos puntos, mejor. Muchas de estas reuniones a distancia fracasan porque intentan abarcar demasiados puntos.
Y cuando empiece la reunión, invita a todos los participantes a que tengan delante el orden del día, los puntos a tratar. Eso siempre ayuda a no saltárselos y a ir al grano.
Empezad con el objetivo final
Podéis dedicar el primer minuto (no más) a recordar a todos los asistentes qué es lo que buscáis, qué es lo que tenéis que conseguir transcurridos los 25 minutos de esa videoconferencia o teleconferencia.
MÁXIMA atención y concentración
Este es un punto donde hasta las reuniones tradicionales han empezado a hacer aguas. Y es que muchos asistentes, en lugar de estar enfocados y atentos a lo que se dice, están pendientes de otra cosa o haciendo multitarea (revisando el correo, tuiteando…). Cuando uno está hablando a distancia con su ordenador en frente es fácil estar a varias cosas a la vez, saltando de aplicación en aplicación o revisando los últimos correos.
Además, el hecho de no ver el rostro de la persona que habla, exige redoblar el nivel de atención y estar absolutamente concentrado en sus palabras. Porque te interesa captar, no sólo lo que dice, sino cómo lo dice y también lo que no dice.
- Antes de empezar recuérdate qué buscas tú con esa reunión o por qué es importante para ti.
- Si no vas a necesitar el ordenador para nada apaga la pantalla.
- Pero si lo necesitas cierra todas las aplicaciones que no vayas a utilizar.
- Cierra los notificadores o cualquier cosa «en segundo plano».
- Silencia el teléfono móvil y déjalo boca abajo sobre la mesa.
- Pide que no te interrumpan durante el tiempo que dure la reunión (que no pasen llamadas, etc.).
Toma notas o dibuja mapas
De cara a no perderte los detalles importantes y a estimular tu atención, toma cuantas más notas mejor. Para tomar notas, frente a una aplicación tipo Evernote yo prefiero una libreta tradicional o un tablet, porque puedo complementar mis notas manuscritas con dibujos, diagramas o mapas mentales. Y eso enriquece lo que capturo.
Comunicación directa y efectiva
El carácter informal de estas reuniones hace que a veces se descuide un aspecto clave: la comunicación. Si hay varias personas conectadas a la conversación, y además desde varios sitios, la comunicación puede no ser todo lo clara y fluida que se precisa. Para ello, lo mejor es buscar en todo momento la «comunicación efectiva»:
- Intervenciones meditadas y pensadas. Hay que poner un extra de claridad en lo que digo.
- Utilizad frases más breves, directas, al grano, evitando rodeos innecesarios o detalles superfluos.
- Marcad los puntos ya terminados: «bien, entonces haremos eso, pasamos al siguiente punto»
Moderador o coordinador
Especialmente cuando hay más de 3 personas, hablar a distancia se vuelve mucho más dificultoso. Si hay un moderador o responsable ayudará a marcar tiempos de las intervenciones, reconducir la conversación, subrayar los puntos que se vayan acordando, ceñirse al orden del día y tener a la vista un reloj para evitar que esa reunión se zampe nuestra agenda.
Haced que duren poco
A diferencia de una reunión tradicional donde aguanta un poco más, en este tipo de reuniones la atención de los participantes se viene abajo mucho antes. Cuando no estamos cara a cara conseguir que estemos centrados es más difícil.
¿Cuánto deben durar? 25-30 minutos es lo máximo que se puede aguantar sin que los asistentes se pongan a mirar por su ventana, jueguen con su móvil o abran Twitter. Media hora no es un agujero en la agenda de los participantes, y si se sabe de qué se va hablar y se utiliza una comunicación efectiva, es más que suficiente.
Un email con los puntos acordados
Las palabras se las lleva el viento y transcurridos unos días los participantes terminan por olvidar o descuidar lo que se entonces se acordó. El «qué fue de», «quién tenía que hacer esto», o «yo creí que…» son muy típicos de las posreuniones, y más en estas donde no siempre somos suficientemente claros.
A muchos eso de «levantar acta» les suena como ir a Hacienda, cuando en realidad es algo rápido y sencillo. Con un cómodo email de 4 minutos se pueden recoger de forma telegráfica los puntos acordados: quién va a hacer y cuándo. Hacedlo circular entre los participantes y los próximos pasos quedarán más claros.
Ése es precisamente el detalle más importante de cualquier reunión: que deben traducirse en acciones concretas y próximas tareas.