El detalle previo a una reunión que la mayoría de la gente olvida

Todos sabemos la importancia de preparar los contenidos antes de ir a una reunión o hacer una llamada de cierta relevancia. Y, sin embargo, la inmensa mayoría de la gente no lo hace y se meten en la reunión en plan kamikaze “a ver qué me cuentan o cómo sale”. Y, claro, así pasa lo que pasa. Y para la siguiente ocasión… pues más de lo mismo.

Y si la mayoría de nosotros reconocemos que deberíamos hacerlo, ¿por qué motivo no las preparamos? Por “falta de tiempo” dice la mayoría. No. Es por otro detalle esencial del que te voy a hablar a continuación, y que es clave para que desde ahora esas reuniones y llamadas sean mucho más productivas.

Si hay que preparar, entonces es tarea

La razón por la que la mayoría no prepara las reuniones y algunas llamadas, es porque no entienden que eso es una tarea, y por tanto cae en el olvido o en el cajón de los buenos deseos (“a ver si encuentro un hueco” o “ya lo miraré”).

Uno de los primeros jefes que tuve en mi vida me enseñó algo fundamental en el trabajo: “a una reunión, sobre todo si es con tu jefe o un cliente, NUNCA vayas a ciegas y con las manos vacías”.

La preparación de una reunión es una tarea que hay que hacer y asegurar, y hacerla con un guión: de qué se va a hablar y sobre todo objetivos, qué tengo que decir (o callarme) yo, si debo preparar algún documento, revisar estado de algo, etc.

Independientemente del grado de prepación que exija cada reunión o llamada, siempre hay que hacer algo antes. Es decir, ¡eso es una tarea!

Para asegurarlo, apunta ya la tarea

Aquí viene el detalle que se le escapa a la mayoría: cuando te convoquen a una reunión o acuerdes una llamada, crea inmediatamente la tarea previa para asegurar la preparación. Sigue estos pasos:

  1. Abre inmediatamente tu aplicación de tareas y apunta: “Preparar reunión/llamada XXX”.
  2. Asigna a esa tarea una fecha de realización previa a la reunión, y de acuerdo con el volumen de trabajo que requiera. Como mínimo, prográmalo para el día anterior. (Salvo que la preparación sea de 5-10 minutos, yo no recomiendo hacerlo el mismo día.)
  3. Si se trata de una reunión densa en la que hay que mirar muchas cosas, o preparar una presentación o documentación, tendrás seguramente que hacer dos cosas: (1) dividir y trocear en subtareas más pequeñas para ir haciéndolo poco a poco; y (2) distribuir esas subtareas en los días previos (o semanas) para hacerlo con detalle y sin agobios.

En esto es muy importante que hagas estas dos cosas a la vez: anotar la tarea y también programar la fecha. Y no esperes, hazlo justo en el momento en el que sabes que tendrás la reunión o llamada. Y si no puedes pararte a anotarlo todo porque tal vez tienes que analizarlo unos minutos y repartir bien el trabajo, no lo dejes para otro día, hazlo en cuanto puedas.

Con este Hábito (porque terminará siendo eso), conseguirás dos cosas esenciales pero importantísimas antes de una reunión: (a) No olvidar esa preparación, dándole el tiempo y margen de acuerdo a lo que necesites. Y (b) asegurarte que nunca vas a una reunión o haces una llamada importante sin haberla preparado en serio; cosa que yo no considero de Productividad Personal, sino de rigor y supervivencia profesional.

Igual con las reuniones periódicas

Es posible que en tu trabajo tengas reuniones semanales o mensuales, o llamadas de seguimiento que haces de forma periódica. En ese caso lo tienes más fácil porque la programación de la tarea ya te la marca la frecuencia de la cita. Por ejemplo: si yo todos los viernes tengo una reunión con mi equipo para repasar la semana y enfocar juntos la siguiente, creo en mi aplicación de tareas una tarea que se repetirá (por ejemplo) todos los jueves. Y como el algo que hago todas las semanas posiblemente tendré un mini-guión de puntos para hacerlo de forma ágil y sin que se me escape nada. Éxito total.

Este detalle del que te he hablado hoy entra dentro de ese “Entrenamiento de Anticipación” al que yo animo a apuntarse a todo profesional que quiera trabajar de forma más inteligente. Ir por delante de las cosas en vez de perseguirlas, pasa primero por apuntarlas. ¡A por ello!

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...