5 Preguntas que no puedes olvidar antes de tu Próxima Reunión

¡Ay las reuniones! Las tenemos a diario, cientos y cientos al cabo del año, y aunque decimos que somos buenos en nuestro trabajo y con los años ganamos en experiencia, sigue siendo una asignatura que la mayoría suspendemos.

Es cierto que por mucho que te esfuerces seguirá habiendo malas reuniones. También habrá personas a tu lado que se las seguirán tomando a broma. Pero nada de eso impide que tú te las tomes en serio y que, al menos en la parte que te toca a ti, las cuides, prepares y tengas bien enfocadas.

Las reuniones son como un negocio de restauración: detrás de ellas hay mil detalles que cuentan. Es verdad. Pero hay unos pocos que cuentan más, que es más fácil controlar, y donde merece la pena poner el ojo.

Hay que desterrar la idea de que una reunión ocurre dentro de una sala. La reunión empieza días o semanas ANTES.

La clave de todo está en el antes. Ya en el momento de la convocatoria y la preparación muchas reuniones empiezan a torcerse. Así que para evitarlo yo suelo hacerme una serie de preguntas que te animo a incorporar a tu arsenal productivo…

1¿De verdad tengo que asisitir?

Que te haya llegado un email convocándote no significa que irremediablemente tengas que ir. Lo normal es que sea así, pero no aceptes de forma irreflexiva: pregúntate de qué trata, qué se busca con ella, qué vas a aportar tú, si está relacionado con tu actividad, si no hay redudancia con otros asistentes yendo…

Y si ves alguna oportunidad para declinar y escabullirte, hazlo. De hecho utiliza cualquier disculpa. Todo con tal de no ir y poder trabajar de verdad.

2¿Tengo claros la Agenda y Objetivos?

Ojo porque son dos cosas distintas aunque vayan de la mano. Agenda son los puntos a tratar o en los que voy a intervenir yo. Lo que se va a hablar, discutir, planificar o abordar. Objetivos es lo que se busca con ello; el porqué de ese punto y el propósito final de tratarlo. Lo que tenemos que conseguir tras abordarlo.

Si no tienes claro la Agenda y Objetivos, entrarás en la reunión a ciegas. (Normalmente se comunica más o menos bien la agenda, el orden del día, pero la mayoría olvidan los objetivos, que es, si cabe, más importante.)

3¿Qué tengo que preparar YO?

Cada reunión siempre impone deberes, y exige preparar algo antes. Bien puede ser sólo leer un par de correos o revisar las notas de la anterior convocatoria; o bien hacer algo de mayor tamaño. Por ejemplo algo que te comprometiste en la última reunión, una breve presentación, ciertas ideas-soluciones a proponer, un mini estudio, etc.

Cuando preparas la reunión preparas tu intervención. Eso te permite familiarizarte con el tema, aclarar tu postura, fijar tus ideas, definir propuestas, encontrar alternativas y soluciones… sabes de lo que se va a hablar. Y a la hora de intervenir tú eres más directo, más preciso, más eficaz. Si no tienes claro esto, entrarás en la reunión con las manos vacías.

A más tiempo de reunión, menos tiempo de acción.

4¿Cuánto va a durar aproximadamente?

Que alguien te ponga una reunión en un día es el equivalente a darle una dentellada a tu día de trabajo: ese día tienes menos horas para hacer cosas. En la convocatoria se deja clara la hora de entrada pero, ¿y la de salida? A veces se queda en un vago y terrorífico «vamos a estar un buen rato». (Si es así, échate a temblar, ese día ya puedes recortar tu lista de tareas a la mitad…)

Necesitas saber con toda la exactitud posible cuánto te van a robar con esa reunión. Para que la planificación que hagas el día antes sea todo lo realista y coherente posible.

5¿Tengo que hacer alguna tarea antes?

(Cabría pensar que esto forma parte del punto 3, de la Preparación. Pero a mí me gusta separarlo.) La preparación implica familiarizarte con el o los puntos a tratar. Estudiarlos o analizarlos, o bien elaborar algún documento, conclusiones, ideas… todo enfocado a tu intervención dentro de la reunión.

Pero muy a menudo, antes incluso de llegar a preparar la reunión, tienes que hacer algo: acciones y tareas.

De ahí que no sea nada raro tener que elaborar una minilista de tareas previa: a veces hay que telefonear a alguien para confirmar algo, entregar algún informe, obtener feedback de alguien, o incluso tener una minireunión previa con otras personas para fijar una postura. Detrás de todo eso hay tareas que tienes que tener controladas.

¿Hay más claves que estas cinco? Pues seguramente sí. Pero estas son de lejos mis favoritas. Cinco preguntas que yo me haría, no el día anterior a la reunión, sino mucho antes, desde el mismo momento de la convocatoria.

¿De verdad merece la pena tomarse todas estas molestias?

Yo respondo con otra pregunta: ¿por qué contribuir yo a la mediocridad de nuestras reuniones? Los que tengo a mi lado lo pueden hacer fatal, sí, pero, ¿por qué negarme la posibilidad de hacerlo yo bien?

Sí, yo creo que si buscas ser un buen profesional merece la pena tomarse esto muy en serio.


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