En términos de Productividad yo suelo decir que «el método no hace al monje». Por mucho GTD u otro súper-mega-método de organización que utilices, por mucha fuerza de voluntad que le imprimas a tu trabajo, completar las tareas en menos tiempo, con menos esfuerzo y con más brillantez, es cuestión de hábitos.
Es fundamental desarrollar nuevos hábitos e ir eliminando los malos que llevan con nosotros desde hace muchos años. Un proceso precipita el otro, de modo que en tanto en cuanto practiquemos estos nuevos y saludables hábitos, iremos eliminando paulatinamente aquellos que son causa de nuestra improductividad.
He aquí algunos de estos nuevos hábitos en forma de recetas. Si los ves de ayuda, tú mismo puedes empezar a practicarlos desde hoy mismo.
1Prepárate para las Tareas Clave del día
Todos tenemos dos o tres grandes tareas en el día. Puede ser escribir un artículo, completar una presentación para un potencial cliente o una reunión de estrategia con tu departamento. Ya antes de llegar a tu trabajo, y si es posible desde el día anterior, es muy importante que las tengamos identificadas. Su importancia y repercusión en nuestra actividad harán que nos preparemos y nos predispondrá para hacerlas adecuadamente (eligiendo bien el momento del día, cuidando el entorno, eliminando las distracciones, mentalizándonos antes, etc).
El tener los sentidos productivos despiertos y alerta es fundamental para preparar y acometer estas tareas. No todas las tareas tienen la misma importancia, eso es evidente, pues de igual forma no podemos invertir los mismos niveles de atención y energía en unas y otras.
2Concéntrate en terminar antes de empezar
Tenemos una tendencia natural a disgregarnos, a dispersarnos en varias actividades y somos muy propensos a empezar una tarea dejando a medias otra «para terminarla más tarde». Siempre que sea posible, claro está, concéntrate en completar la tarea en la que estás y que ya has empezado, y refrénate, no intentes empezar otra nueva.
Piensa que te será mucho más fácil hacerlo ahora que «reenganchar» después, cuando tu atención y energía estarán a otros niveles y bajo otras circunstancias. No mires a la lista de tareas que tienes al lado, completa la tarea que has empezado ahora.
La Productividad se reduce a elegir aquello que de verdad va a tener un impacto positivo y duradero y poner lo mejor de ti en ello. El resto, simplemente hazlo.
3Elimina la multitarea a toda costa
En otros artículos ya he mencionado lo perniciosa que es la multitarea cuando estamos realizando tareas que requieren un alto grado de atención y creatividad. No es tan fácil combatirla, precisamente por la innata predisposición a dispersarnos que mencionaba antes. He aquí tres sencillos trucos para eliminarla:
- Completa la tarea con pasos pequeños, no intentes hacerlo todo a la vez.
- Ciérrale el paso a las distracciones externas y a las de Internet.
- Recuérdate, durante la tarea, la importancia y valor de terminarla.
4Valora la importancia de la tarea
El último punto de la anterior lista es esencial para mí. Antes de hacer una tarea, ya sea esencial, importante, repetitiva, pesada o monótona, piensa durante unos segundos la importancia real de hacerla y su verdadero significado. Párate veinte segundos antes de empezar y pregúntate: ¿de verdad es importante para mí? ¿Es esencial para mi trabajo? ¿Va a tener un impacto duradero?
Eso te ayudará a enfocar la tarea en su justa medida:
- Si es una tarea importante —tú lo has considerado así— te predispondrá para dar lo mejor de ti y mantendrá el nivel de pasión y atención durante su ejecución.
- Si es una tarea insignificante te ayudará a reducir el tiempo y energías que pones en ella.
Recuerda que la Productividad se reduce a elegir bien… elige aquello que de verdad va a tener un impacto positivo y duradero en tu trabajo y pon lo mejor de ti en ello. El resto, simplemente hazlo.
Los descansos entre tareas sirven para ayudarnos a cambiar de actividad con eficacia y reprogramar nuestros niveles de atención.
5Recopila todo el material antes de empezar
(Una vez más nos encontramos con una receta «de las obvias» y que luego, sobre el terreno, rara vez ponemos en práctica.)
Es muy frecuente que, a mitad de una tarea, nos damos cuenta que nos falta un documento, una información, unos gráficos, un trozo de código… El tener que «parar» y pedirlo o entrar en Internet a buscarlo rompe por completo tu ritmo de trabajo y es pasaporte directo a la interrupción de esa tarea (las distracciones acechan). Antes de comenzar una tarea importante asegúrate que tienes bien a mano todo lo que vas a necesitar para completarla.
6Haz frecuentes descansos entre tareas
Un pequeño bonus.
«Hoy sí que he sido productivo, no he despegado el culo de la silla en cuatro horas». Pues enhorabuena, pero ser Productivo no es una competición de a ver quién «aguanta más» cronómetro en mano, sino quién trabaja de forma más inteligente.
Los descansos entre tareas son totalmente necesarios, sirven para refrescar los «ciclos de nuestra mente», ayudarnos a cambiar de actividad con eficacia, reprogramar los niveles de atención y recargar las baterías internas que vamos vaciando en cada tarea.
Piensa también en ese descanso como una recompensa por la tarea bien hecha y terminada. Levántate, muévete, camina vigorosamente, sal fuera si puedes y «que te de el sol» o el aire. Si no la has experimentado antes, esta solución es de una simpleza brutal… pero tiene unos resultados francamente buenos.