¿Cuántas notas tienes actualmente en tu Evernote? ¿50?, ¿500?, ¿1.000?, ¿más? Sea la cantidad que sea lo normal es que ese número vaya creciendo paulatinamente. Seguir ciertas rutinas de organización es necesario si no quieres que ese útil almacén digital se convierta en un guardamuebles lleno de trastos donde nunca encuentras lo que necesitas. Porque más importante que guardar la información es poder acceder a ella después. Y cuanto más rápido, mejor.
Esto de la organización de Evernote es algo muy personal, pero sí creo que hay una serie de ideas comunes a todos que me animo a compartir contigo.
1Diseña una estructura útil de Pilas
Las Pilas de Cuadernos (o “subcarpetas” para entendernos mejor) han supuesto un grandísimo avance a la hora de organizar notas pero no es la única forma de hacerlo. Si bien es cierto que su componente visual ayuda a localizar contenidos rápido, multiplicar innecesariamente su número puede acarrear más problemas que beneficios. La sugerencia que trato de aplicarme a mí mismo es: crea una subcarpeta sólo si es estrictamente necesario. Y sobre todo teniendo en cuenta lo siguiente:
- Traza en una hoja de papel un diagrama de cómo te gustaría organizar tus Pilas. Un sencillísimo gesto de organización que después te ahorrará mucho tiempo.
- Revisa qué Libretas tienes actualmente. ¿Todas te valen y son necesarias? ¿Todas cumplen su propósito? ¿Hay alguna que puedes eliminar o bien fusionar con otra? Reducir el número de Libretas es un primer buen paso.
- Dos subcarpetas no pueden tener el mismo nombre, lo que limita su número o bien me obliga inventar nombres cada vez más enrevesados.
- Para agrupar dentro de una carpeta contenido común o bien relacionado también puedo recurrir a las Etiquetas sin necesidad de crear más Libretas.
- Es mejor asignar una Etiqueta que crear una nueva Libreta para una nueva Nota. Porque una nueva Libreta (medio vacía) invita a llenarla de nuevo contenido y agranda en vertical el árbol de carpetas. Pooco a poco vamos perdiendo legibilidad y usabilidad.
2Las Etiquetas, un complemento inteligente
Las Etiquetas son un fantástico complemento para reforzar tu organización. Pero el sistema funciona realmente bien cuando todas las notas están bien etiquetadas. Eso exige cierta disciplina o, simplemente acordarte de hacerlo al crear una nueva nota. Y lo más normal es que en nuestro Evernote tengamos bastantes notas sin etiquetar.
Para encontrar rápidamente aquéllas sin etiquetar puedes hacer una búsqueda con un formato específico. En función de dónde hagas la búsqueda (todas las libretas o una en particular) encontrarás las notas sin etiquetar si buscas: -tag:*.
Algunas útiles ideas que intentaría aplicar a la hora de etiquetar las nuevas notas:
- No multipliques el número de Etiquetas innecesariamente. Antes de inventarte una nueva Etiqueta para la nota asegúrate de que no es posible asignarle ninguna de las que ya tienes.
- Utiliza símbolos especiales para resaltar o destacar ciertas etiquetas de cierta importancia. Por ejempo
@delegar,!importanteo#revisar. De este modo, dado que la lista de etiquetas (como la de carpetas) se ordena alfabéticamente, aparecerán en lo alto de la lista y las podrás localizar antes. - Si hay más de una palabra pon en mayúsculas la primera letra de cada palabra o bien separa ambas palabras con un guión bajo_. Mejora la legibilidad.
3Clasifica al crear, o bien hazlo después
Este es uno de los puntos más delicados y donde pueden empezar algunos de los problemas de organización más habituales de Evernote. Es el momento en el que creas una nota, capturas cierta información desde tu navegador o haces una anotación rápida desde tu teléfono móvil. Ahí, tienes dos opciones:
- Ponerle el título, asignarle una Libreta de destino y etiquetarla en ese mismo momento.
- O bien crear la nota sin más (título y contenido) y dejar la clasificación y etiquetado para más adelante.
Yo optaría por una o por otra. Pero nunca mezclando.
La primera, naturalmente, implica más trabajo en el momento de crear la nota pero evita el embotellamiento que habitual mente se sufre en el Inbox. Ya que es la Libreta donde, salvo que indiques lo contrario, irán a parar las nuevas notas sin ordenar y clasificar.
La segunda, es mucho más ágil pero supone ir llenando tu Inbox de nuevas notas que, si no hay una clasificación regular, se irán acumulando indiscriminadamente. ¿Hay alguna forma para evitar esto sin tener que dedicar demasiado tiempo a “organizar”?
Lo que que hago yo es no clasificar ni etiquetar en el momento en el que creo la nota. Por un motivo muy sencillo: suelo crear notas en medio de otra tarea; es decir, es una interrupción para mí. Así que intento minimizarla al máximo y crear la nueva nota todo lo deprisa que puedo.
Luego, en un momento específico del día/semana que yo elijo en función de mi disponibilidad, es cuando me pongo a “procesar” todas las notas que he ido recogiendo o capturando. Si el volumen no es elevado un momento a la semana puede resultar suficiente, si no, tal vez tengas que hacerlo cada dos o tres días. Y para no olvidar hacerlo, puedes hacerlo coincidir con otra de tus revisiones o tareas semanales: planificación semanal de tareas y proyectos, mantenimiento y limpieza de tu ordenador, etc.
4Crea un set de Búsquedas inteligentes
Las Búsquedas Guardadas son uno de los grandes desconocidos de Evernote; y sin embargo ofrece grandes posibilidades de organización.
Ocurre que muchas veces nos vemos a nosotros mismos repitiendo la misma búsqueda o filtrado de notas. Y no me refiero a búsquedas rápidas de una palabra sino a las avanzadas donde indicamos un cierto criterio. Pues en esos casos puedes almacenar esa búsqueda frecuente como “Búsqueda Guardada” y para repetirla cuando quieras sólo necesitarás un clic.
De este modo, podrás filtrar rápidamente notas según un criterio avanzado, como por ejemplo aquéllas creadas en un periodo de tiempo (esta semana o ayer), creadas desde del móvil o incluso desde una lugar en concreto (el GPS del teléfono marca las coordenadas de la nota). Utilizadas con inteligencia son un complemento muy potente para tu organización.
5Libretas/Etiquetas útiles para todo el mundo
Evidentemente es cada uno quien tiene que decidir sus Libretas y Etiquetas. Pero es cierto que hay algunas de ellas que resultan útiles en la mayoría de los casos. Atento, tal vez alguna sirva para mejorar tu organización:
@Checko@Leer: artículos o posts que quieres leer, webs que quieres revisitar o tutoriales que quieres estudiar con calma.@Descargar: música, series o películas que has encontrado y que te interesa descargar a posteriori.@Ideaso@Inspiración: cambios, esbozos, pruebas, sugerencias, propuestas o simplemente ideas para los proyectos en los que trabajas o que tienes por afición. Tanto actuales como futuros. Evernote es un gran Banco de Ideas Personal.@Favoritos: Notas de especial relevancia que quieres tener más a mano o que consultas con mucha más frecuencia.@Compras: cosas que “tal vez” algún día comprarás. Una especie de whishlist de cosas que vas encontrando o recopilando por tiendas online.@Recomendaciones: lecturas y libros, música o listas de Spotify… continuamente amigos, compañeros o followers nos están recomendando cosas. Anótalas para no perdértelas.
Como ves las ideas para organizar Evernote dan para mucho. Pero tampoco quiero extenderme (ya) más.
Lo que sí quiero es terminar con un último apunte. En mi experiencia con Evernote (y con casi cualquier aplicación) es más eficaz saber buscar de verdad y muy bien que perder tiempo organizando y reorganizando :-)