Descubre cómo buscar mejor en Evernote

Las búsquedas avanzadas es una funcionalidad que lleva en Evernote desde el principio pero intuyo que está algo desaprovechada. Y es fabulosa, porque en la práctica actúa como un filtro que te permite mostrar y ocultar notas según los criterios que tú definas.

Cuando tienes cientos y cientos de notas en Evernote su buscador a veces no es suficiente. Porque una misma palabra puede aparecer en varios de lugares y en notas que no tienen relación alguna entre sí. Así que a medida que sumas más notas te encuentras con el problema para el que no nació la búsqueda: tener luego que buscar entre los resultados.

Una buena clasificación de Libretas y Etiquetas sin duda alguna ayuda mucho. Pero es cuando sabes buscar bien cuando pierdes mucho menos tiempo. Y si sabes aprovechar bien la funcionalidad de las búsquedas “Búsquedas Guardadas”, entonces vas un paso más allá.

Imagina que tienes una carpeta llamada “Trabajo”. Ahí tienes anotaciones de proyectos de todo tipo (actuales, pasados, propios, de tu equipo, brainstorming, etapas, correcciones…). Si buscas la palabra ventas puede que te salgan montones de notas de diferentes proyectos que no guardan relación alguna. Luego tendrías que ir una por una hasta encontrar la que querías. Si en cambio buscas notebook:trabajo ventas Francia -Portugal la cosa cambia mucho. Estarás buscando sólo las notas de ventas en Francia pero no las de Portugal.

Imagina que tienes una carpeta llamada “Viajes”. Ahí guardas todos los detalles de tus viajes (direcciones de hoteles, lugares para visitar, contactos de personas, billetes electrónicos…) tanto personales y familiares como de trabajo. Si busco hotel pueden aparecerme desde opiniones que recopilé sobre un hotel en Ciudad del Cabo al bono que he de imprimir para la convención de París la semana próxima. Si busco hotel tag:personal estaré filtrando sólo mis viajes de ocio personal.

Son sólo dos ejemplos, claro, pero sirven para visualizar la capacidad de filtrar y encontrar que tiene Evernote. Porque cuando acumulas muchas notas eso empieza a ser algo a tener en cuenta.

¿Qué tipo de búsquedas avanzadas puedes hacer en Evernote? Te pongo algunas de las más representativas:

  • Palabra o expresión exacta: ”Ciudad del Cabo”.
  • Comodín: futbol* y buscará palabras como fútbol y futbolín.
  • Excluir palabras: -Portugal y buscará todo menos las notas que contengan “Portugal”.
  • Incluir o Excluir etiqueta: tag:personal o tag:-trabajo
  • Incluir o Excluir Libreta: notebook:viajes o notebook:-compras
  • Buscar sólo en el título: intile:safari
  • Por fecha: created:day-1 y buscará todas las notas creadas ayer. O bien created:month y buscará todas las notas creadas este mes.
  • Combinando varias: notebook:viajes tag:personal tag:-trabajo intitle:safari

El problema está precisamente en el formato de algunas de estas búsquedas. Es un coñazo tener que teclear todo eso cada vez que quiero hacer un filtrado o una búsqueda refinada. Para eso tienes los Atributos y las Búsquedas Guardadas.

Los Atributos son filtros creados por la aplicación que te permiten mostrar en función de varios criterios predefinidos:

  • Fecha de Creación.
  • Fecha de Modificación.
  • Tipo de fichero que contiene (audio, imágenes, enlaces, lista de tareas…)
  • Desde dónde se creó (por Email, desde tu móvil, desde la aplicación…)

Las Búsquedas Guardadas complementan todo el panorama un poco más. Si hay alguna búsqueda/filtrado que realizas con cierta frecuencia y además es un poco avanzada, almacénala como Búsqueda Guardada y para ejecutarla sólo necesitarás un clic.

Con una Búsqueda Guardada puede tener a mano una búsqueda que incluya (incluyendo y/o excluyendo) palabras clave, etiquetas, atributos y libretas… Puede llegar a ser bastante potente.

En mi caso personal, con una estructura medianamente organizada de Libretas, sabiendo buscar/filtrar, y guardando las búsquedas que más repito, poco a poco me he ido desprendiendo de las Etiquetas en Evernote. Porque me da mucha pereza agregarlas cuando creo una nota.


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