Información Dispersa: un Ladrón de Energía que te Puede Quitar Mucho

A la hora de mejorar hábitos de trabajo clave o de señalar rincones de productividad donde mejorar, se suele pasar por alto la gestión de los niveles de Energía. La “Energía” define las ganas que tienes de hacer algo, tu empuje, tu vitalidad y el grado de intensidad que puedes poner en una tarea o actividad. Algo esencial que está estrechamente relacionado con los otros “recursos” que necesitas a diario: Tiempo y Atención.

Cuidar y saber gestionar esa Energía no es un detalle menor cuando quieres trabajar de forma inteligente. Y dentro de esa gestión/interés está el conocer qué cosas te quitan esa Energía o se la llevan silenciosamente: los ladrones de Energía. (Tanto se ha hablado y se habla de los “ladrones” de Tiempo y qué poco de estos otros.)

Las Tres Grandes Familias de Información

Uno de estos ladrones de Energía es la desorganización de la información. En concreto, tenerla disgregada en numerosos sitios. Lo que hace que la organanización, consulta, búsqueda se convierta en una tarea costosa. Te quita Tiempo, claro, pero también te desgasta.

Con «información» me refiero a las tres grandes familias de información que manejamos hoy en día:

  1. Tareas: proyectos de trabajo, lista de pendientes, próximas acciones, recordatorios, y sus correspondientes subtareas, fechas, anotaciones, etc.
  2. Notas/Ideas: alrededor de tu trabajo generas y manejas muchas ideas, sugerencias, pistas, anotaciones de mejoras, referencias de páginas web… Y por supuesto montones de notas de reuniones.
  3. Archivos: presentaciones, documentos de texto, PDFs, hojas de cálculo… la base clásica del trabajo diario.

Información Dispersa = Desgaste Constante

Muchas personas tienen todo esto repartido (realmente desparramado) en diferentes lugares: correo (en mil carpetas), apps de mensajería, notas en el móvil, conversaciones de whatsapp, anotaciones en papel, disco duro local y disco duro en la nube, etc.

Encontrar algo en un sistema tan disperso y falto de estructura, se traduce en una constante y silenciosa pérdida de Energía que, como al no llamar la atención, no parece necesitar una mejora inmediata. Pero poco a poco va arañando un ingrediente clave de tu productividad diaria.

¿Qué sistema tienes en la actualidad para tu información? ¿Lo has pensado, diseñado y optimizado de acuerdo a lo que necesitas? ¿Está unificado, es cómodo-rápido? ¿Te ahorra Energía y Tiempo? ¿O en cambio su consulta genera micropérdidas que se van acumulando?

A estas preguntas la mayoría de la gente responde con otra pregunta: «¿Y qué aplicación me recomiendas?». ¡Y dale con las aplicaciones! Sí, claro, hay que utilizarlas, pero añadir otra más a la ensalada de ellas que ya tienes hoy, solo va a contribuir a recrudecer el problema.

Adapta y Afina tu Sistema a lo que Necesitas

Rediseña tu sistema (o retoca el actual que tienes) siguiendo estos dos grandes pilares:

  • Simplifica y Unifica: reduce drásticamente el número de sitios donde tienes toda tu información. Consolida y centraliza las grandes familias de información en un solo sitio. O en el menor número posible. De manera que, por ejemplo, tenga tres aplicaciones o lugares donde estén mis (1) tareas, (2) notas y (3) archivos.
  • Acerca y Facilita: la consulta de toda esa información debe ser cómoda, ágil y posible en cualquier momento y/o lugar. De manera que guardar, encontrar o mirar algo sea un proceso rapidísimo que apenas te quite

Cuando una persona quiere mejorar la forma que hace las cosas, hay muchos detalles y hábitos en los que puede actuar. Este del que te acabo de hablar se suele pasar por alto o subestimar. Cuando es un aspecto operativo de cada día que termina impactando tu rendimiento aunque no llame la atención.

Desde luego que hay más Ladrones de Energía a considerar, pero el de la dispersión de información se ha disparado en los últimos años. No permitas que detalles así te quiten silenciosamente tu Energía (o Tiempo), que cada vez necesitas más para tus proyectos y prioridades.


También te puede interesar...