Tu Sistema de Información es vital. Porque es la manera con la que organizas toda la información que rodea a tu vida, tu trabajo, tus proyectos… Y hablo de hábitos, estructura, herramientas.
Muchos no tienen un sistema, lo que es un error monumental. O si lo tienen no está bien definido, optimizado o no puesto al día. Lo que es otro error que además tiende a crecer y dispararse.
¿En serio quieres «sobrevivir» al mundo de la información sin un Sistema de Información que esté a tu servicio?
¿Qué incluye tu Sistema de Información?
Que no te eche para atrás la expresión «Sistema de Información». No creas que es algo rarito de los fanáticos de la organización. Tampoco es algo complicado.
Ese sistema abarca toda la información relevante que recibes por algún canal, y que luego tienes que volcar en tus proyectos y actividades. Ya sea en el trabajo, casa, familia, personal, etc.
Es tu forma de recibir, clasificar y luego ENCONTRAR la información que necesitas para hacer lo que haces.
En mi caso personal, por si te sirve de referencia, mi sistema incluye: información de mis cursos, talleres y conferencias (pasados y futuros); notas de las sesiones de mentoring que tengo con mis clientes; ideas sobre mis publicaciones, cursos y trainings online; artículos y enlaces interesantes que veo en Internet; presupuestos y facturas; contactos de clientes; y luego toda la información que rodea a mis aficiones y por supuesto las cosas de nuestra casa.
Pero no quiero hablarte de mi Sistema de Información. Ahora toca hablar de ti… de tu sistema, de cómo es y sobre todo de cómo está… ¿O es que a día de hoy no conoces la salud de tu sistema?
¿Está hecho a tu medida? ¿Es el más óptimo para tu caso y necesidades? ¿Es cómodo y eficiente? ¿Lo vas actualizando y adaptando a tus nuevas necesidades?
Los efectos de un mal Sistema de Información
Fíjate… A la ineficiencia se puede llegar por muchos sitios. Y uno de los que se suele pasar por alto es justamente un mal o descuidado Sistema de Información personal.
Que ¿por qué te interesa tenerlo, y además tenerlo siempre a punto? Para evitar fallos diarios-y-continuos como estos:
- Te cuesta más encontrar las cosas JUSTO cuando más lo necesitas.
- La información menos importante se pone en medio de la que deberías ver antes.
- Se te escapan ideas o detalles por no tenerlos ahí en el momento justo.
- Estás más pendiente de «a ver dónde puse eso» que de hacer y avanzar.
TEST: Comprueba tu Sistema
Quiero proponerte un Test con 5 Comprobaciones. Son las preguntas que, de todas las que he probado, las que mejor resultado me han dado hasta. Y precisamente son las que recomiendo a mis clientes.
Reserva un hueco en tu agenda para hacer esta Evaluación. Toma papel y lápiz. Y sobre todo ¡empieza! No lo dejes. Porque cuanto más descuidado esté tu Sistema de Información, más seguirás construyendo sobre terreno movedizo.
- 1.
¿Dónde guardas y centralizas la información de tus proyectos? ¿Tienes un único lugar (o dos como mucho) o la tienes repartida en mil sitios incluyendo el Correo? - 2.
¿Tienes un sistema de clasificación o etiquetado definido y claro? ¿Has definido tu flujo de entrada, clasificación y organización? ¿Sabes qué nombre poner a las cosas y dónde y cómo ponerlas? - 3.
¿Eres rápido a la hora de encontrar información en el momento justo? Si te ves a ti mismo navegando por carpetas y subcarpetas, rebuscando entre notas y correos, entonces tienes un problema. (Este punto es el más importante.) - 4.
¿Tienes siempre cerca la información que más utilizas? En primer plano siempre debe estar lo del día, lo de la semana, lo que más abres y consultas. Lo demás tiene que estar en segundo, tercer o quinto plano. Guardado pero escondido. - 5.
¿Limpias y ordenas con regularidad tu centro de información o tu herramienta? Con tanta entrada y salida de información; con tanto retoque y cambios; es inevitable que la basure se termine por acumular.
Recuerda lo que decía justamente en mi anterior entrada: sé organizado, y la Organización estará a tu servicio.