5 puntos que te interesa repasar al terminar cada semana

Repasar y anticiparte. Vigilar y adelantarte. La iniciativa cada vez cuenta más a la hora de llevar un control de tus proyectos mejor de lo que esperan los demás. Y esto no es lo habitual, la verdad. En las empresas manda más la última hora, el «¿para cuándo era esto?», el «oye, no se te olvide que tenías que enviar eso», o el «te lo pedí ya hace unos días y nada».

repasar

En los equipos de trabajo se debería hablar más el Lenguaje de las Fechas. Y aunque tú no puedes (ni debes) suplantar a los demás y hacer su trabajo, sí que puedes cuidar la parcela de tu trabajo. A mí lo que mejor me funciona es, dentro de mi planificación semanal, hacer una serie de comprobaciones de ciertos detalles que claramente marcan cómo te anticipas en tu trabajo. Espero que te ayuden…

1. Revisar y vigilar próximas fechas límite

Me fijo en tareas que tienen fecha de entrega o finalización en los próximos días. No solo veo para cuándo son (obvio), sino que veo cómo voy con esas tareas: qué me falta, si lo tengo todo, si tengo que crear alguna subtarea intermedia, si necesito pedir algo a alguien…

2. Hacer seguimiento de ciertas tareas encargadas

Hay ciertas tareas que encargo o pido y de las que me desentiendo. Pero otras no. A veces porque quiero ver el resultado, saber si se han terminado/entregado, o sencillamente porque tengo que esperar a que me la devuelvan para continuar yo. Como las tengo identificadas (con un etiqueta), puedo hacer un seguimiento posterior, normalmente al final de la semana.

3. Identificar si tengo alguna próxima “tarea elefante”

Las tareas elefante son tareas grandes que de forma general te interesa dividir y hacer en varias partes, repartiéndolas en varios días. De esa manera las hago poco a poco, tengo un mejor control del resultado final, y siempre trabajo con un mejor margen. Claro que para hacerlo así primero hay que tenerlas bien localizadas… por adelantado. Y esa es otra de las cosas que reviso al final de cada semana.

4. Repaso el contenido de reuniones o llamadas

Tras mirar mi Calendario para la próxima o próximas semanas, veo cuándo tengo reuniones y llamadas, pero sobre todo me fijo en esto: en crear tarea(s) previa(s) para prepararlas bien. No necesito hacer un megaestudio, muchas veces basta con anotar las ideas que quiero transmitir y también lo que no voy a decir. Esto para mí es vital a la hora de no perder mucho tiempo hablando, y de no hacérselo perder a los demás.

5. Vigilar cosas que tenga empezadas y no terminadas

Cargar con un montón de cosas empezadas pero no rematadas es un problema enorme que crece y crece. «Empezar es inevitable, pero Terminar es imprescindible». Ir dejando cabos sueltos, tareas sin terminar, frentes abiertos, es ir cargando con problemas que vendrán a reclamar tu atención cuando no puedas atenderlos. Por eso durante la semana, y especialmente al terminarla, me fijo en cosas que tenga pendientes. Y siempre me pregunto: «¿Qué me falta o qué tengo que hacer para cerrar esto?»

Al final de la semana hago alguna cosa más, como parte de uno de mis rituales favoritos. Pero estos cinco puntos me ayudan muchísimo a llevar un buen control de mi trabajo y que no se me escape nada. En mi trabajo estoy solo, sin nadie al lado. Así que si no lo cuido yo, nadie lo va a hacer por mí. Vigilancia, proactividad, iniciativa.

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...