Cuando te pongas con el Correo, ponte… de verdad

En estas páginas he hablado mucho de las consecuencias vivir en el Correo, chequearlo de forma compulsiva, o de empezar cada día leyéndolo de manera sistemática. Pero hay algo en lo que mucha gente sigue cayendo cada día: no lo ven como una tarea formal y seria, sino como un lugar al que se entra a curiosear o picotear.

Correo

El acto de procesar tu Correo y asignar acciones es una tarea como otras que haces en el día, y que seguramente te tomas más en serio. Tiene su(s) momento(s), exige Atención, y sobre todo una metodología, un sistema, una forma de procesar para hacer algo útil con tus mensajes, convertirlos en acciones, y salir cuanto antes de ahí.

Tratamos al Correo como esa TV que se queda encendida, que miramos cada dos por tres sin ponernos a ver nada en serio.

1Elige bien el momento y la frecuencia

Atender a tu Correo es una tarea que tienes que hacer sí o sí, y además en distintos momentos del día. Es una tarea repetitiva en toda regla. Debes elegir la mejor hora para hacerla en función de lo que te pide y lo que te da, en función de tu energía y también de tus necesidades.

¿Hay un número ideal de veces? No lo sé. Lo que sí sé es que hay que imponer un límite, o no podrás trabajar. TODOS tendemos a hacernos creer que lo tenemos que abrir más veces de lo que realmente es necesario. Decide tú, pero pon un tope. Y piensa que menos tiempo en el Correo significa más Tiempo-Energía para volcarte en otras cosas.

2Elimina distracciones. Atención plena ahí

Que el Correo no sea el corazón de tu trabajo no significa que no tengas que enchufarte a ello y hacerlo con total Atención. Sobre todo sin TUS Distracciones. Porque si mientras estás con el Correo, y te distraes (por ejemplo) con tu móvil o el navegador….

  • Alargarás y complicarás una tarea ya de por sí pesada y peligrosa.
  • Te costará más decidir qué hacer con cada mensaje, asignar acciones, identificar información, pedir…
  • Puede que se te escapen datos o detalles importantes dentro de alguno de esos mensajes.
  • Serás más lento a la hora de escribir nuevos mensajes. Lo que genera

3Trabaja con tu lista de tareas al lado

Detrás de muchos de tus mensajes encontrarás próximas tareas y acciones. Son cosas que tienes que hacer/encargar/pedir ese mismo día o en próximos días o semanas. Y eso son tareas puras y duras. Así que lo mejor es anotarlas cuanto antes, para evitar que se olviden, y para descargar tu cabeza de ruido. Cuando vayas leyendo e interpretando tus mensajes, ten bien cerca tu aplicación de tareas o tu libreta; para saltar ahí, anotar la tarea que corresponda, y volver al Email para seguir procesando el siguiente mensaje. Con toda la agilidad que puedas.

4Al terminar cierra la aplicación y a otra cosa

El procesado de tu Correo es una tarea que se empieza y se termina. Como otras muchas que haces dentro del día. Una vez la hayas completado, cierra la aplicación o la pestaña de tu navegador. De este modo no estarás mirando de reojo qué va entrando, mientras haces otras cosas. Evitarás multitarea, evitarás distracciones, y te acostumbrarás a compartimentar la tarea del Correo: tiene un momento, le dedicas un trozo de tu día pero una vez que la terminas, necesitas ese Tiempo-Energía-Atención para otras cosas… seguramente más importantes.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...