6 pasos para un sistema de automatización del Correo con Reglas

No digo nada nuevo si afirmo que se puede llegar a perder mucho tiempo en el Correo. Hablo dentro de él, gestionando, etiquetando, moviendo y clasificando. La categorización, priorización y organización manual de mensajes puede llegar a consumir toneladas de tiempo.

Automatizar muchas de esas tareas se ha convertido en algo totalmente indispensable si, como la mayoría, quieres ganar tiempo al día y no desgastarte haciendo tareas que en el fondo no son tu trabajo. Pero no te propongo crear cinco o seis Reglas-Filtros… eso ya lo tenemos casi todos. Mi propuesta es que construyas un sistema de automatización mediante Reglas.

Sistema Reglas

Las Reglas al rescate de tu Tiempo

Aunque cada aplicación tiene sus propias funciones para automatizar, agilizar y acortar esa organización, la función estrella que todos tienen son las Reglas. Llevan con nosotros años y años, y no me cansaré de recomendarlas. Y ahora más que nunca. Porque nunca como ahora habíamos recibido tantos mensajes, documentos, notificaciones, alertas y copias por Correo.

Un potente sistema automatizado

El secreto de las Reglas (o Filtros) es diseñarlas con cuidado, intención y propósito. No se trata de crear tres o cuatro sino de construir un potente y completo sistema automatizado.

Con eso quiero decir esto: hay que invertir tiempo para ganar después mucha energía y atención. Analiza, piensa y diseña tus Reglas-Filtros con detalle. Cuanto más serio y preciso seas, mejor harán su parte: más trabajo te quitarán, más automatizado tendrás tu Correo, más Tiempo ganarás. Que es lo que buscas

Digo esto porque la mayoría de las personas que han compartido conmigo sus Reglas tienen cuatro o cinco (típicas) que sí, que les quitan algo de trabajo, pero que no llegan ni de lejos a ahorrarles todo el tiempo que podrían.

A la hora de definir y trabajar la automatización del Correo con Reglas yo sigo los siguientes seis pasos.

Paso 1

No abras todavía la aplicación de Correo. Déjala quieta. El análisis y estudio preliminar se hace fuera de ella. Empieza por tomar lápiz y papel. Te ayudarán a ver con más claridad todos los puntos que vienen a continuación.

Paso 2

Empieza por estudiar los mensajes, de quién vienen, de qué tratan…

  • ¿De quién recibo más mensajes?
  • ¿Cómo me interesa automatizarlos (bien moviendo o destancando)?
  • ¿Hay mensajes con alguna palabra en el Asuntos que me interesa ver antes?
  • ¿Alguno que me interesa «apartar» o «esconder»? .

Paso 3

Después pregúntate:

  • En función del número de mensajes que recibo o de su prioridad, ¿merece la pena crear una Regla específica?
  • ¿Cuánto tiempo me va a ahorrar o de qué manera va a automatizarlos sin que yi haga nada?

Paso 4

A continuación decide ¿qué acción debe ejecutar (automáticamente) la aplicación al recibir esos mensajes. Esto lo tienes que ver con calma porque hay bastantes opciones. Las más habituales son:

  • Sacarlos de la Bandeja de Entrada y moverlos a una carpeta específica que revisaré más regularmente o dos veces la semana, lo que sea.
  • Asignarles una Categoría o Etiqueta identificativa para poder seguirles la pista.
  • Asignarles un símbolo de prioridad o seguimiento, como una Bandera o Estrella.
  • Borrarlos inmediatamente (¡ya me gustaría!).

Paso 5

Empieza con pocas Reglas, no te vengas arriba. Es una funcionalidad muy golosa y es muy fácil entusiasmarse y crear del golpe que, aunque llamativas de entrada, luego no aportan nada. Recuerda que estás diseñando un sistema de automatización.

Empieza con cuatro o cinco como mucho. Necesitas familiarizarte con el nuevo sistema, y sobre todo comprobar si está funcionando. Ya habrá tiempo sin duda de ir agregando otras e ir complementando y reforzando tu sistema. Ese es el secreto: hazlo gradualmente.

Paso 6

Haz un mantenimiento regular. Este último punto es el que casi todo el mundo pasa por alto… Y es vital para que tu automatización siga funcionando como el primer día o incluso mejor.

Pasadas dos semanas dedica otro rato a evaluar cómo está funcionando tu sistema actual. (¡Y no olvides hacer esto regularmente!):

  • ¿Tengo que ajustar alguna Regla/Filtro?
  • ¿Hay alguna que no aporta y que puedo eliminar?
  • ¿Hay correos (situaciones) por los que merece crear nuevas Reglas.

Desde las descubrí (creo que hace casi veinte años) soy un enorme defensor de las Reglas. Por todo el tiempo y energía que regalan cada día. Pero entiendo que no son para todo el mundo, y que hay muchas personas que prefieren leer sus mensajes de forma lineal-cronológica: de arriba-abajo, de abajo-arriba. Esto, como todo en tu sistema operativo productivo, es tu decisión.


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