Las 7 peores frases que puedes escuchar en una reunión

La reunión es sin duda el lugar y el momento donde se concentran, en un solo punto, algunos de los mejores-peores malos hábitos de la gente. Como me gusta decir a mí: una reunión es una fiesta de malos hábitos. Las reuniones siguen siendo un agujero negro para muchas empresas y equipos de trabajo… que sin desaliento ase afanan por mejorarlas haciendo exactamente esto: Nada. Es de esos rincones que se prestan a la queja continua, a sufrir unas consecuencias que bombardean de forma continua, y que por si fuera poco afectan a muchas personas a la vez.

Peores Frases reuniones

Claro que no todas las reuniones son un fracaso. Porque no todos los equipos son iguales. Y claro que hay personas que esto se lo toman en serio. Pero son todavía una absoluta minoría (muy minoría). La inmensa mayoría sigue en esa peligrosa ensoñación de que las reuniones salen gratis, que son «imprescindibles» (más bien necesarias, y solo algunas), y que se pueden arreglar «si todos ponemos de nuestra parte». ¿En serio?

Yo a lo largo de mi vida profesional he perpretado muchas reuniones. Y digo “perpretar” porque muchas de ellas fueron un crimen. Ahora lo veo porque ahora que he aprendido a prepararlas, conducirlas y sobre todo TERMINARLAS, que es donde de verdad una reunión se gana su utilidad o no.

Si estás habituado a las reuniones (internas, externas, comerciales, de organización, etc.), seguro que estas siete frases que he recopilado a continuación, te resultarán familiares. Porque las tenemos tan escuchadas, que ya se han introducido en el subconsciente de todos, y ya nadie se extraña de escucharlas o pronunciarlas.

Pero antes de que las leas, quisiera decirte una cosa importante. No te quedes en la parte más “simpática” de la frase, o el «esto mismo lo escuché yo el otro día». Ve más allá y piensa en las consecuencias que tal o cual frase tiene en el trabajo de muchas personas (en el tuyo), en su organización y plan, en su rendimiento y resultados. Porque ese es el problema de muchas reuniones: por hacerlas mal desencadenan de forma silenciosa una cadena de problemas que luego paga la gente. Y lo pagan caro.

«Os he convocado hoy aquí para…»

En lugar de haber comunicado la Agenda y los Objetivos por adelantado, para que así la gente hubiera llegado preparada, inviertes pierdes los primeros minutos de la reunión explicando su porqué.

«Te hago un resumen de lo hablado hasta ahora…»

Alguien llega tarde y ¡se le premia! Le contamos todo lo que se ha hablado en los minutos previos. El que llega a la hora, se preguntará de qué va esto; y el que llega tarde se siente respaldado. Mañana hará lo mismo o peor.

«¿Alguien ha mirado esto y tiene algo que decir?»

¿Es que ese punto o ese asunto no se ha preparado o estudiado antes?????? TODO el mundo que asiste a una reunión tiene que preparar “algo”. Aunque sea leer un par de correos o anotar tres ideas en un papel. Y el “todo el mundo” también incluye al cliente.

«Ya que estamos todos aquí podíamos hablar de esto…»

¡Atención, tema sorpresa! No estaba incluido en la Agenda-Objetivos, de modo que nadie lo ha podido estudiar y preparar. Así que, si se toca, será de forma superficial, sin llegar a donde se podría/debería. Si por las circunstancias no hay otro remedio, vale, pero si no, muévelo a otro momento hombre.

«Nos estamos pasando de la hora así que hay que ir rapidito»

Cojonudo. Como habéis llevado mal la primera parte de la reunión, ahora tenemos que pasar por los otros temas de forma precipitada y chapucera. Y seguramente algunos de esos puntos sean más importantes que los primeros, porque solemos empezar las reuniones por los temas menores, en lugar de ir a lo más importante.

«Bueno, hemos hablado un rato así que… ¿qué tal si seguimos mañana?»

¡La reunión tiene hijos! Y mañana volverás a esa reunión con una sensación de «Déjà vu» gigantesco. Parecido a Phil Connors en la peli “Atrapado en el Tiempo”. Más tiempo de todos gastado para llegar ¿a dónde? Recuerda: No hay reunión sin Acción; sin acuerdos, próximos pasos, cambios y tareas.

«Es importante que trabajemos esto en las próximas semanas. Que cada uno haga su parte»

Frases así son confusas, ambigüas y semilla de futuras descoordinaciones y urgencias. En una reunión (en sala, video, telefónica…) hay que ser ultraconcreto y muy específico. SIEMPRE siguiendo estas tres coordenadas de oro: QUÉ [es lo que hay que hacer, la Tarea], QUIÉN [lo va a hacer, la Persona], CUÁNDO [se va a hacer, la Fecha]

Solucionar las reuniones no es fácil. Pero tampoco es tan difícil como se dice por ahí. Y desde luego repitiendo los mismos errores de ayer jamás se arreglarán.

PD.- Yo he puesto siete frases, y seguro que he dejado fuera algunas típicas, por eso me encantaría que aportaras las tuyas, que seguro que las tienes.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Yo añadiría, por ejemplo, la de “Estamos aquí para discutir qué podemos hacer para solucionar este tema pero que sepáis que ya hemos tomado una decisión al respecto”, es decir, estamos todos perdiendo el tiempo. O el “He pensado esta idea y te toca hacer esto” así, sin anestesia te endosan algo sin saber ni tu opinión ni tu disponibilidad. Saludos!

    • El endoso de tareas es cada vez mas amplio. Toma tiempo aprender a contra restar esta frase sin generar controversia, rivalidades o ideas erroneas.

  • ¡Buenísimas! Ahí van otros dos ejemplos…

    1) “Hoy está con nosotros…” Y te presentan a alguien que no figuraba en la convocatoria, que a veces no conoce nadie, que apenas interviene y que no sabes a cuento de qué está allí. ¿Fiscalizando? ¿estudiando? ¿con qué objetivo?..

    2) “¿Dónde está el proyector / enchufe / cable de red / wifi…?” Cuando la reunión se va a apoyar fuertemente en una presentación, o requiere consultar algo por ordenador. Todo el mundo da por descontados los medios técnicos. Hasta que no están y hay que retrasar todo media hora de oro en la que la gente empieza a dispersarse y empieza a sembrarse el retraso o acortamiento abrupto de toda la reunión.

    • Muy buenas-malas frases Rafa. El caso segundo, con los problemas técnicos, es recurrente a más no poder. SIEMPRE el que tiene que presentar llega el último y nunca está preparado. Si fuera algo aislado, pues… es solo una anécdota. En grandes empresas con decenas de reuniones al día es un problemón. ¡Gracias!

  • Edgard Rodas

    Pienso que una de las peores frases, es cuando a un minuto de iniciada la reunión preguntan “Bueno y entonces por que opción nos vamos, opción 1 levanten la mano opción 2 levanten la mano”. Y la reunión era para discutir las opciones, analizarlas y tomar la mejor decisión, y se termina todo en esa frase solo para sacar la reunión de encima.

    • Esa también es terrible Edgard. Un claro ejemplo de reunión innecesaria que tanto abunda. ¡Gracias por comentar!