La reunión es sin duda el lugar y el momento donde se concentran, en un solo punto, algunos de los mejores-peores malos hábitos de la gente. Como me gusta decir a mí: una reunión es una fiesta de malos hábitos. Las reuniones siguen siendo un agujero negro para muchas empresas y equipos de trabajo… que sin desaliento ase afanan por mejorarlas haciendo exactamente esto: Nada. Es de esos rincones que se prestan a la queja continua, a sufrir unas consecuencias que bombardean de forma continua, y que por si fuera poco afectan a muchas personas a la vez.
Claro que no todas las reuniones son un fracaso. Porque no todos los equipos son iguales. Y claro que hay personas que esto se lo toman en serio. Pero son todavía una absoluta minoría (muy minoría). La inmensa mayoría sigue en esa peligrosa ensoñación de que las reuniones salen gratis, que son «imprescindibles» (más bien necesarias, y solo algunas), y que se pueden arreglar «si todos ponemos de nuestra parte». ¿En serio?
Yo a lo largo de mi vida profesional he perpretado muchas reuniones. Y digo «perpretar» porque muchas de ellas fueron un crimen. Ahora lo veo porque ahora que he aprendido a prepararlas, conducirlas y sobre todo TERMINARLAS, que es donde de verdad una reunión se gana su utilidad o no.
Si estás habituado a las reuniones (internas, externas, comerciales, de organización, etc.), seguro que estas siete frases que he recopilado a continuación, te resultarán familiares. Porque las tenemos tan escuchadas, que ya se han introducido en el subconsciente de todos, y ya nadie se extraña de escucharlas o pronunciarlas.
Pero antes de que las leas, quisiera decirte una cosa importante. No te quedes en la parte más «simpática» de la frase, o el «esto mismo lo escuché yo el otro día». Ve más allá y piensa en las consecuencias que tal o cual frase tiene en el trabajo de muchas personas (en el tuyo), en su organización y plan, en su rendimiento y resultados. Porque ese es el problema de muchas reuniones: por hacerlas mal desencadenan de forma silenciosa una cadena de problemas que luego paga la gente. Y lo pagan caro.
«Os he convocado hoy aquí para…»
En lugar de haber comunicado la Agenda y los Objetivos por adelantado, para que así la gente hubiera llegado preparada, inviertes pierdes los primeros minutos de la reunión explicando su porqué.
«Te hago un resumen de lo hablado hasta ahora…»
Alguien llega tarde y ¡se le premia! Le contamos todo lo que se ha hablado en los minutos previos. El que llega a la hora, se preguntará de qué va esto; y el que llega tarde se siente respaldado. Mañana hará lo mismo o peor.
«¿Alguien ha mirado esto y tiene algo que decir?»
¿Es que ese punto o ese asunto no se ha preparado o estudiado antes?????? TODO el mundo que asiste a una reunión tiene que preparar «algo». Aunque sea leer un par de correos o anotar tres ideas en un papel. Y el «todo el mundo» también incluye al cliente.
«Ya que estamos todos aquí podíamos hablar de esto…»
¡Atención, tema sorpresa! No estaba incluido en la Agenda-Objetivos, de modo que nadie lo ha podido estudiar y preparar. Así que, si se toca, será de forma superficial, sin llegar a donde se podría/debería. Si por las circunstancias no hay otro remedio, vale, pero si no, muévelo a otro momento hombre.
«Nos estamos pasando de la hora así que hay que ir rapidito»
Cojonudo. Como habéis llevado mal la primera parte de la reunión, ahora tenemos que pasar por los otros temas de forma precipitada y chapucera. Y seguramente algunos de esos puntos sean más importantes que los primeros, porque solemos empezar las reuniones por los temas menores, en lugar de ir a lo más importante.
«Bueno, hemos hablado un rato así que… ¿qué tal si seguimos mañana?»
¡La reunión tiene hijos! Y mañana volverás a esa reunión con una sensación de «Déjà vu» gigantesco. Parecido a Phil Connors en la peli «Atrapado en el Tiempo». Más tiempo de todos gastado para llegar ¿a dónde? Recuerda: No hay reunión sin Acción; sin acuerdos, próximos pasos, cambios y tareas.
«Es importante que trabajemos esto en las próximas semanas. Que cada uno haga su parte»
Frases así son confusas, ambigüas y semilla de futuras descoordinaciones y urgencias. En una reunión (en sala, video, telefónica…) hay que ser ultraconcreto y muy específico. SIEMPRE siguiendo estas tres coordenadas de oro: QUÉ [es lo que hay que hacer, la Tarea], QUIÉN [lo va a hacer, la Persona], CUÁNDO [se va a hacer, la Fecha]
Solucionar las reuniones no es fácil. Pero tampoco es tan difícil como se dice por ahí. Y desde luego repitiendo los mismos errores de ayer jamás se arreglarán.
PD.- Yo he puesto siete frases, y seguro que he dejado fuera algunas típicas, por eso me encantaría que aportaras las tuyas, que seguro que las tienes.