Mi fórmula para hacer bien las “Tareas Elefante”

¿Alguna vez te ha tocado una tarea que te ha llevado varias horas, toda la mañana o incluso todo un día? Esas tareas de gran tamaño, las “Tareas Elefante”, son muy especiales y suponen todo un reto en tu trabajo. En realidad son tareas con trampa, porque encierran a su vez otras muchas tareas que hay que saber entender, planificar y hacer en el mejor momento.

Recientemente traté las Tareas Elefante en mi Curso de Productividad Online. Y me apetecía escribir sobre ellas en el blog, para todo el mundo. Porque todos tenemos que hacerlas en algún momento, y porque creemos (erróneamente) que son “tareas”. Cuando en realidad son miniproyectos. Comparto contigo un puñado de ideas que, tal vez, puedan ayudarte la próxima vez que te enfrentes a una tarea que te llevará unas cuantas horas.

Haz un análisis en papel

Los Mapas Mentales son un recurso muy eficaz cuando quieres estudiar, comprender y organizar el volumen de trabajo que tienes por delante. Tomar una hoja de papel y un lápiz y trazar un mapa mental no te llevará más de 3-5 minutos y este primer paso te ayudará a que los siguientes vayan en la dirección correcta.

Yo, cuando me molesto en dibujar este pequeño diagrama lo hago mejor. Pero mucho mejor. Y al contrario, cuando intento analizar estas tareas y despiezarlas mentalmente, suelo calcular mal y la cago. Porque mentalmente no alcanzo a ver todo el trabajo en conjunto y entender bien todo lo que hay por delante.

Divide y Trocea en partes

En el blog he escrito sobre la fabulosa Técnica de Dividir y Trocear. Si hay un momento bueno para desempolvarla y ponerla en práctica, es a la hora de enfrentarte a una Tarea Elefante.

El hecho (previo) de haber representado visualmente, sobre el papel o una pizarra, todo el trabajo que hay por delante, te ayudará una barbaridad a trocear, dividir y despiezar esa gran tarea en otras muchas. Así que, como si en tu mano tuvieras unas tijeras virtuales, el segundo paso consiste en trocear la gran tarea en partes. En etapas, fases, escalones.

Identifica las partes clave

Todos los pasos son importantes pero el tercero en concreto para mí es importantísimo. En ese ejercicio previo de analizar y comprender la tarea, es crucial detectar los puntos fuertes, las partes más delicadas, las Tareas Clave dentro de esa tarea.

Imagina cualquiera de estas dos tareas y fíjate en lo distintas que son algunas de las partes en términos de exigencia para ti…

  • Preparar un Informe-Análisis: dentro de esa tarea tendrás que recopilar información que tienes en varias carpetas y papeles, ir a varias webs y bucear entre sus datos, redactar un texto en el que presentas conclusiones y propones nuevos pasos.
  • Preparar una Presentación: dentro de esa tarea tendrás que buscar iconos y fotografías para utilizar en tus transparencias, pensar creativamente para exponer visualmente una idea compleja, encontrar las palabras con las que quieres empezar y terminar tu charla.

Son sólo dos sencillos apuntes pero creo que te haces una idea. Dentro de esa Tarea Elefante cada parte es distinta, tiene más o menos impacto, exige más o menos de ti. Habrá partes que tengas que cuidar más, que situar en tus horas más productivas, que proteger de distracciones e interrupciones. Y otras no tanto, porque sean más mecánicas o de baja intensidad.

Las Tareas Elefante son tareas con trampa, porque encierran otras muchas tareas que hay que saber entender, planificar y hacer en el mejor momento.

Distribuye las partes con inteligencia

Este paso es consecuencia directa del anterior. Toda vez que tienes identificada la naturaleza de cada parte de la tarea, te resultará más sencillo repartirlas a lo largo de las próximas horas, la mañana o todo el día que exija esa tarea. No es lo mismo hacer la parte creativa al comienzo del día, cuando estás más fresco e inspirado, que después de comer con el sopor de la tarde/digestión.

De este modo, puedo acordar conmigo organizarme así: «Empezaré con la parte de escribir, la más creativa. La haré nada más empezar, que es cuando más despejado estoy. El tema de fotos y maquetación lo puedo hacer hacia el final de la mañana…». Y así con cada una de las partes. Elegir el mejor momento, la mejor hora, para cada una de esas partes, resulta clave para terminarla bien.

¿Y el resto de tareas?

Evidentemente no sólo tendrás que hacer esa tarea. Sino compaginarla con otras y variadas (Email, llamadas, tareas complementarias…). El hecho de esquematizar, dividir, trocear e identificar las partes clave y menores, te permitirá organizar el día (o los días) con mucha más facilidad. Y así podrás distribuir todas las piezas sobre el tablero con más criterio. De lo contrario, improvisarás y terminarás haciendo una chapuza (eso es, al menos, lo que me ocurre a mí.)

Hacer esta mini-planificación (rápida, no estoy hablando de más de 10-12 minutos) te ayudará a hacer antes y mejor esas Tareas Elefante. Porque hay que dar con la forma de compaginarlas con otras cosas, garantizar que las haces bien de principio a fin y, sobre todo, que no descuidas las partes más importantes. Y eso ciertamente es difícil cuando duran varias horas y tu concentración y energía van poco a poco hacia abajo.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Luis Aranda

    Hola Berto, hace tiempo que te leo pero hasta ahora no me había animado a comentar. Y es que hablas de un tema que me toca de cerca.

    En la agencia de diseño en la que trabajo casi todo lo que me toca hacer son estas tareas (jeje, me gusta el nombre) así que tengo problemas para cumplir plazos, ya que tengo que hacer varias a la vez. Para mi es un problema.

    Gracias por compartir tus interesantes ideas :-)

    • En tu caso creo que la parte de trocear y asignar cobra más importancia. De este modo puedes distribuir cada parte de cada tarea a lo largo de la semana y, sobre todo, trabajar todos los días un tiempo en todas las tareas. En otras palabras: todos los días haces una parte de todas esas tareas Elefante y siempre combinando y situando las distintas partes en función de tu energía, etc. A ver si te funciona! :-)

  • Pedrojo

    Hola Berto:
    Soy Delegado de Ventas de una multinacional. 12 provincias a mi cargo.
    Me ha encantado tu reflexión porque, aparte de viajar, ver clientes, etc, etc… a nosotros nos tocan también este tipo de tareas. Y es obligatorio trocearlas y verlas no como una sola, sino como si fueran muchas piezas que forman un puzzle que al final debe estar completo.
    Yo hoy, por ejemplo, he empezado una tarea elefante. Estoy de viaje y tengo que ver a varios clientes. No voy a tener hasta dentro de 6 días ni una mañana ni una tarde para sentarme a hacerla de seguido…
    La he despedazado y la he ido haciendo en huecos: cafeterías, hall de un hotel en el que entré media hora, un rato en el que he vuelto al hotel ya que un cliente me dio plantón…. al final del día tenía casi un tercio del elefante completado!!!!
    Si lo llego a ver sólo como un bloque, ni hubiera empezado!!!!

    Muchas gracias por tus aportaciones.
    Saludos asturianos para un asturiano!!!!

  • Para mi, la peor parte de una Tarea Elefante es la que depende de otros (llamadas con consultas, espera para recibir cotizaciones o datos técnicos,…), suele ser el cuello de botella.

    Otro problema, como decía Pedrojo, es cuando viajas mucho y parte de la tarea requiere de tiempo por delante y tranquilidad de los que ni dispones ni vas a disponer en días.

    El segundo problema, se puede “resolver”, robándole horas al descanso cuando se llega al hotel… Pero los dos problemas combinados son los que me “matan”. No puedes contactar con la gente a cualquier hora y no puedes avanzar sin sus datos.

  • Cody

    Hola Berto, acabo de conocer el blog y me parece estupendo, ¡Gracias!

    Una pregunta: tengo a cargo un departamento de análisis y me tocan muchas de estas tareas, pero hay un problema que no sé afrontar: ¿Qué hacer con las tareas cuya duración es desconocida?

    Por ejemplo, la obtención de una información determinada puede llevar minutos o semanas, sin saberlo a priori. O repasar una documentación cuya extensión no conocemos antes y puede ser de diez o de mil páginas, etc.

    Supongo que es una pregunta difícil, pero si se te ocurre algo te lo agradecería un montón…

  • Es cierto estas tareas resultan bastaste molestas, trabajo como auxiliar contable una vez a la semana me toca organizar todos los libros contables, antes de empezar me digo solo dedícale unos dos horas a esto, pero cuando empiezo parece como si nunca fuera acabar siempre me resultan más problemas de los que esperaba, deberá son molestas.
    Gracias por el aporte!
    Oscar

  • Rafael

    Actualizar el ThinkWasabi podría ser una tarea elefante… Pero ultimamente estamos con poca actividad en este blog.
    Animo Beto con la tarea !!! (De buen rollo, que conste !).

  • Everwrest

    Hola Berto:
    También te sigo desde hace tiempo, y es evidente que eres una referencia en el campo.
    Yo percibo estas “tareas elefante” -pense que ibas a hablar de evernote ;)- , simplemente como un proyecto en gtd, quizas con la dificultad añadida de que las acciones son tan uniformes que cuestan identificarlas.
    Ya sabemos la dificultad del no iniciado en encontrar estas tareas, entre los que me incluyo, pues es el segundo acercamiento que hago al GTD. La verdad es que me parece una tarea fundamental releer al señor Allen, pues creo que en la segunda lectura es donde uno puede apreciar la verdadera filosofía del método. Con la primera lectura llegue a pensar que le método se limitaba al manejo de las 5 fases, y su implementación en listas. Gracias por el esfuerzo y por las
    aportaciones que nos haces al resto de los mortales, a mi me ayudan mucho. Un saludo.

  • Lo de los mapas mentale está bien cuando eres una persona de aprendizaje visual, y si encambio se te dá más el aprendizaje auditivo te será más efectivo platicarlo acon alguna persona, de esta manera tiene doble provecho ya que al platicarlo tu sistema auditivo oye de ti mismo lo que quieres hacer y además al hablarlo con otra persona hace que te comprometás mas y lo realices. No se queda solo en ideas.

    • Piensa que no hablo de aprendizaje sino de organización y planificación: descomponer la tarea en varias o muchas partes. No sé cómo se puede hacer eso de viva voz sin que te pierdas por el camino. En cualquier caso, lo que utilices no es tan importante como el hecho de organizarte para hacerla mejor :-)

  • Hola Berto:
    He leído con gran interes tus artículos, en especial este y el de trocear las labores se me han hecho muy interesantes y me recuerdan una frase que hoy por hoy me suena fuerte: “Quien falla en planear, planea fallar”
    A muchos se les hace aburrido y tedioso detenerse a analizar que deben hacer y como lo van a hacer así que hacen todo al aventón, al ahi se va y al final el resultado no es el que buscaban.
    El análisis, ya sea en papel, excel o simplemente en una libreta a mano te dará oportunidad de encontrar fallas o mejores formas de lograr tu meta. Gracias por tus consejos!