7 formas de automatizar el trabajo con tu ordenador

Icono TecladoPiensa un momento en la cantidad de pequeñas tareas que haces frente a tu monitor: abrir ficheros comprimidos, renombrar archivos, mover cosas de una carpeta a otra, ordenar la música que has descargado, realizar búsquedas constantes, copiar-pegar textos frecuentes, arreglar el título de una película que ha llegado con JDownloader, mandar a la papelera archivos instaladores que ya has utilizado y un larguísimo etcétera.

Son, en apariencia, pequeños gestos que repetimos cada día y a los que les prestamos poca atención. Pero que a base de repetirse terminan por consumir mucho tiempo. Pues bien, hay una serie de aplicaciones y herramientas que resultan casi milagrosas a la hora de automatizar, acelerar y reducir ese tiempo. El mantenimiento, organización y clasificación de tus archivos y trabajo digital será mucho más fácil si subes a bordo estas siete fantásticas ayudas.

1Autotexto: elimina el copiar-pegar y el tecleo frecuente

Si te fijas al cabo del día, de la semana, hay cosas que por tu trabajo tienes que escribir una y otra vez. Partes de mensajes de correo, secciones de informes o memorandos, trozos de código, instrucciones y procedimientos, direcciones o nombres, etc. En el mejor de los casos tienes ya ese texto en algún sitio y vas a copiarlo para luego pegarlo. En el peor tienes que teclearlo desde cero, una y otra vez.

Las aplicaciones para automatizar textos te permiten definir una serie de atajos de teclado que “ejecutan” automáticamente, y sobre cualquier aplicación, un texto que previamente has definido. Esto puede llegar a suponer un ahorro de tiempo y eficiencia brutal (por ejemplo, la aplicación que yo utilizo me informa que desde que la utilizo ¡he ahorrado más de 12 horas de tecleo!.)

Usos prácticos:

  • Respuestas prediseñadas para el Email y escribir mensajes más rápidamente // Ver artículo.
  • Snippets con trozos de código (HTML, PHP, Javascript…) para programar más rápidamente.
  • Cualquier tecleo que exija buscar, copiar y pegar: caracteres especiales, números de cuentas bancaria, apellidos extranjeros difíciles de deletrear (una amiga mía siempre me pregunta por qué yo soy el único que escribo bien su complicadísimo nombre polaco).

Aplicaciones:

 

2Mayordomos: clasifica y mueve los archivos por mí

Cuando habitualmente te descargas cosas (aplicaciones, música y cine, principalmente) sabes que eso conlleva un “trabajo extra”. A nadie le gusta reconocerlo pero es un coñazo: archivos DLC que tienes que abrir y luego borrar, MKVs o AVIs que luego mueves, carpetas con MP3 que van hacia otro sitio, instaladores que utilizas y borras. También cuando habitualmente recibes adjuntos en tu Email que luego van directos a la carpeta “Descargas”. Informes en PDF o DOC se juntan con archivos instaladores o el último disco descargado.

Estos mayordomos son muchísimo más útiles en ciertas carpetas, como la de Descargas

Imagina que un “mayordomo” hiciera ese trabajo sucio por ti. Son aplicaciones que funcionan como los filtros y reglas del Email pero aplicadas a tus carpetas. Monitorizan ciertas carpetas que tú indiques, fijas una serie de condiciones para cada una y, cuando se dan, estas utilidades actúan. Y lo hacen en segundo plano, de forma automática, sin que tú hagas nada, mientras tú continúas haciendo otras cosas.

Usos prácticos:

  • Mover los archivos ZIP o RAR a una carpeta especial, descomprimirlos y luego borrarlos.
  • Mover las películas descargadas a otra carpeta y cambiarles el nombre para eliminar la basurilla que a menudo acompaña a sus títulos.
  • Borrar carpetas que se quedan vacías tras mover archivos, enviar a la papelera archivos instaladores ya utilizados, detectar ficheros antiguos que no he abierto en años, etc.

Aplicaciones:

 

3 Lanzadores: localiza, navega y abre cualquier archivo

Si eres habitual de este blog me habrás oído hablar de Quicksilver. Pertenece a un grupo de aplicaciones que permiten realizar un grandísimo número de operaciones en tu ordenador desde el teclado y sin tener que abandonar la aplicación en la que estás. Solemos referirnos a ellos como “lanzadores” pero lo cierto es que hacen muchísimo más que abrir cosas. Su grado de indispensabilidad es de 9 sobre 10 y si no trabajas ya con uno, te animo a hacerlo ya.

Usos prácticos:

  • Realizar búsquedas en tu ordenador o en cualquier sitio de Internet.
  • Navegar por los contenidos de tus carpetas o copiar-mover ficheros entre ellas.
  • Programar tu música, lanzar Favoritos de tu navegador, escribir emails cortos…

Aplicaciones:

 

4Búsquedas frecuentes: encuentra pero no rebusques

Tanto Windows como Mac (desconozco Linux) ofrecen la posibilidad de guardar búsquedas frecuentes, aquéllas que más repetimos. Y lo hacemos. Me refiero a repetirlo. Para encontrar las mismas cosas utilizamos una y otra vez el buscador. Eso consume un tiempo innecesario y no es eficiente. Si detectas alguna búsqueda así, guárdala y ejecútala después con un simple clic. Verás qué cómodo. Porque lo peor de buscar siempre es perder tiempo intentando encontrar.

Y guardar las búsquedas frecuentes no sólo es algo que puedes hacer para localizar ficheros. Sino también mensajes de Email. En Outlook o Gmail puedes guardar las búsquedas que más repites para localizar antes lo que quieres. Especialmente si se trata de búsquedas avanzadas, esto todavía cobra más importancia y resulta más útil.

 

5Renombradores: cambia el nombre de tus archivos en bloque

Has vaciado la tarjeta de memoria de tu cámara de fotos y todas las 150 imágenes tienen ese formato de nombre tan poco agradecido. Cambiarles la nomenclatura de golpe a todas es algo que fácilmente puedes hacer con los renombradores. Son aplicaciones con las que puedes personalizar hasta el extremo el formato y estructura del nombre de tus archivos.

Los Renombradores son muy cómodos a la hora de personalizar tu música digital

Ennumerar con un formato determinado, poner alguna palabra delante o detrás, cambiar a mayúsculas/minúsculas, retocar sólo el nombre o también la extensión… (Le dediqué un screencast a una de ellas, para que veas cómo funcionan en la práctica.)

Usos prácticos:

  • Renombrar todos los MP3 de un disco que has descargado con un formato que tú elijas (por ejemplo autor - númerodepista - título canción.
  • Renombrar un grupo de informes en PDF para indicar en cada uno de ellos a qué año pertenecen.
  • Renombrar y ennumerar los JPG de una carpeta de imágenes.

Aplicaciones:

 

6Megaportapapeles: un Portapapeles con más memoria

Copiar-pegar texto es una de las operaciones que más repetimos al cabo del día. Y si escribes y redactas, o programas código, es algo omnipresente y constante. Una y otra vez, una y otra vez. El problema es que muchísimas veces tenemos que volver a consultar y copiar algo que hace cinco o diez minutos ya habíamos copiado.

ClipMenuPor lo general el Portapapeles de tu sistema operativo tiene una memoria muy corta: 1 único paso. Pero imagina que pudieras acceder a un historial con las últimas diez cosas que has copiado por ejemplo en las últimas dos horas. La comodidad, eficiencia y ahorro de tiempo sería pasmoso. Yo es algo que utilizo de forma constante.

Usos prácticos:

  • Direcciones de Email, nombres o información que copiaste de un mensaje revisado con anterioridad.
  • Cifras y datos copiados con anterioridad para pegar en una hoja de cálculo.
  • ¡Cualquier cosa que hayas copiado hace 10 ó 50 minutos!

Aplicaciones:

 

7Atajos de teclado: mejor una tecla que el ratón

En general yo tengo muchas obsesiones, y a la hora de juntar Productividad y Tecnología, aparecen unas cuantas: los atajos de teclado son una de ellas. Conocer 5-7 atajos de teclado de las aplicaciones que más utilizas agiliza muchísimo tu trabajo. Es más natural, más rápido, más eficiente. La posición natural de las manos es sobre el teclado (Email, informes, código…) y podrás ejecutar cualquier operación que necesites sin necesidad de mover tu mano hacia el ratón.

Localiza las 2-3 aplicaciones que más utilizas y aprende los 5 atajos para las operaciones que más repites. Anótalas en un post-it para los primeros días y una vez que te las sepas las ejecutarás a la velocidad del rayo.

Si buscas eficiencia y dedicar menos tiempo a tareas rutinarias, añade los atajos de teclado al “pack de automatización” que te he presentado en este post. Por mi experiencia sólo te puedo decir que sólo te dará alegrías y dispararás tu rendimiento.

Si conoces alguna aplicación más, o alguna forma extra para automatizar el trabajo con el ordenador, no dudes en contarnos en los comentarios.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Aitor Calero García - 24 febrero 2011

Buenísimos Berto!

Pero hay uno, quizá por tu uso de Mac que es absolutamente fundamental en Windows y que permite hacer varias de estas tareas. Se llama AutoHotKey y hace ya tiempo hice un video sobre el tema. Por si les interesa a tus lectores:
http://www.uncafelitoalasonce.com/programa-de-la-semana-autohotkey

    Berto Pena - 24 febrero 2011

    Tienes toda la razón, es uno de los imprescindibles y además lo conocía. Es muy bueno. Gracias por el apunte y por el vídeo!

    Miguel Lázaro - 24 febrero 2011

    Gracias Aitor, se ve muy potente!

    Mercè - 25 febrero 2011

    Es genial este programa! Únicamente tengo un problema: cuando lo uso con las frases, si hay alguna letra que lleva accento a la hora de ejecutar el script no me incluye esa letra.

    Ejemplo:
    ::d::
    Send Mercè Casellas{Enter}
    return

    Cuando lo utilizo me parece Merc Casellas, la e con acento se lo come tanto si es con acento abierto como cerrado.

    Te agradecería me pudieras ayudar, ya que creo que esta aplicación me puede ayudar mucho

    Muchas gracias! Mercè

Aitor - 24 febrero 2011

Faltan soluciones para Linux.
Lanzador no hace falta, al menos en KDE.
También en KDE tenemos klipper para el portapapeles extendido (como lo hecho de menos cuando tengo que trabajar con windows!)
Para los demás ¿conoces soluciones?
Gracias

    Berto Pena - 24 febrero 2011

    Sí, ya comento en el post que yo de Linux, cero. Tal vez alguien pueda aportar aplicaciones que hagan cosas similares :-)

      jesus - 3 marzo 2011

      Entiendo que si no lo conoces no pongas nada. Pero por si quieres editar y añadir alguna cosilla, o por si a alguien les vienen bien:

      Lanzadores en linux: Gnome-Do es el más recomendable, Kupfer es más ligero y Synapse es muy potente. En KDE traen de serie, creo que es más basico pero está bien.

      Portapapeles extendidos: Pastie (sólo para ubuntu, creo), Parcellite (para todos) y ClipMan.

      El único renombrador que he usado yo es pyRenamer.

Alejandro - 24 febrero 2011

Aquí tenéis algunas pistas para Linux:

Synapse:
Es lo más parecido a Quicksilver … ( no conozco quicksilver) pero creo que synapse es más completo.

Synapse te ayuda a lanzar aplicaciones, buscar documentos, música,etc.
No tengo mucho tiempo para explicarlo pero mi consejo es que lo busqueis yo lo recomiendo muchisimo.
Os pongo un enlace de la primera paginilla que he encontrado al boleo:

http://ubunlog.com/synapse-nuevo-lanzador-de-aplicaciones-para-linux/

Suerte!

    jesus - 3 marzo 2011

    Synapse es muy bueno, pero creo que Gnome-Do es más cercano a Quicksilver. Además es más ligero y no depende de tantas cosas (Synapse depende de Zeitgeist).

    Igualmente Synapse gracias a Zeitgeist ofrece una enorme potencia.

Juan Andrés Milleiro - 24 febrero 2011

Google Quick Searchbox es para Mac, no para Windows ;)

inquilino - 24 febrero 2011

Para renombrar las series descargadas, en su versión original, uso Scenery (Mac), se conecta con una base de datos y descarga el nombre del archivo, renombrando incluso los archivos de los subtítulos.

http://apps.dachaz.net/scenery/

En Windows, como método para arrancar programas uso Winkey, es un poco viejo pero funciona bastante bien, basta con asignar la combinación de la tecla Windows + una tecla y se abre el programa que tengamos asignado a dicha combinación.

http://www.copernic.com/winkey/

Saludos.

Rogelio - 24 febrero 2011

Excelentes consejos!… Muchas gracias! Y espero que siga habiendo mas de estas apps sobre todo para la Mac

José Ramón - 24 febrero 2011

Esto es lo que se llama un PEDAZO DE POST. Muy práctico, Berto.

De los programas “Mayordomo” no tenía ni idea que existieran y, la verdad, voy a probar pues me parece una solución muy práctica.

Quicksilver por lo que parece (todos los usuarios hablan maravillas de él, e incluso tú mismo también, Berto), es una maravilla de programa. Yo lo he instalado un par de veces pero me cuesta utilizarlo. Creo que buscaré uno de tus tutoriales sobre él para aprender a manejarlo bien.

Con mis casi 40 tacos soy un poco de la quinta del ratón y del click, click, click y cuesta quitarse algunos hábitos.

IronFran - 24 febrero 2011

Yo en windows utilizo esta aplicación para automatizar busquedas, lanzar aplicaciones e incluso páginas web:

http://www.konradp.com/products/keylaunch/

Macool - 24 febrero 2011

Para Gnome Linux, hay una herramienta que se llama Gnome Do. Me parece que se lo puede encontrar en los repositorios. Es muy bueno, te permite lanzarlo con un atajo de teclado y haces búsquedas desde programas, pasando por archivos, etc hasta buscar definiciones en diccionarios

Everd - 24 febrero 2011

Excelente post Berto,

Gracias a este blog ya utilizo la algunos de estos programas y recomendaciones.

Hay otra opción para windows llamada ClipX, para los que busquen mas opciones a las que tu comentas

http://www.bluemars.org/clipx/

alavezz - 25 febrero 2011

Como decían, los lanzadores recomendados para Linux son Gnome-Do y Synapse (esta última más nueva)

Para el autotexto actualmente uso AutoKey.

Victor - 25 febrero 2011

También hay un programa de autotexto para windows que se llama texter. Esta programado sobre autohotkey y funciona como aplicación independiente. Lo podéis encontrar en http://lifehacker.com/#!238306/lifehacker-code-texter-windows

Pablo - 25 febrero 2011

Excelente post.
Para el portapapeles extendido uso ArsClip y me confieso adicto :)
http://www.joejoesoft.com/cms/showpage.php?cid=97

Klaudioz - 25 febrero 2011

Launchy para windows, excelente software

Pablo - 25 febrero 2011

Muy bueno el post. Lo de los mayordomos me va ha venir realmente bien.
No conocia tu blog y lo voy a seguir desde ahora.

Otra idea para aumentar la eficiencia, auque por hardware:

Uso un teclado Genius G110 gaming
http://www.pccomponentes.com/logitech_g110_gaming_keyboard.html

Es para juegos pero yo lo uso para trabajar. Tiene 12 teclas programables a cada una de las cuales se le puede asignar hata tres macros, atajos de teclado etc. Eso da 36 teclas programables.
Pero lo bueno es que esta asignación cambia con cada programas que uses. Es decir: la tecla 1 tiene una macro asignada cuando usas el programa A. Traes a primer plano el programa B y sin hacer nada, la tecla uno pasa a tener asignado un atajo de teclado del programa B.

Por otra parte, las teclas estan retroiluminadas, puedes trabajar de noche con la luz apagada. Muy cómodo

Carlos - 25 febrero 2011

Probad Sikuli, se programa a base de capturas de pantalla.
Yo lo uso mucho para capturar tablas de datos de registros web, exportarlos a excel y tratar los datos, tarea que repito casi a diario.
Es una tarea que se podría hacer con macros y algún script, pero si no tienes los conocimientos o el tiempo, o tienes que automatizar programas escritos en varios lenguajes (java..) es muy útil y sencillo.

Saludos

Antton - 26 febrero 2011

Lanzadores para windows no existe como tal el google quick search, pero con la barra de google para internet explorer teneis la misma función.
yo la activo con alt + espacio

oscar - 26 febrero 2011

Yo utilizo desde no sé cuantos años, una herramienta creada por Lope Software (buscar así en Google, además es gratuito), que te añade un montón de funciones al botón derecho del ratón y puedes hacer virguerías con archivos y carpetas:
– copiar y mover (a los últimos sitios, o a favoritos definidos)
– renombrados masivos, con todo tipo de acciones
– borrar sin utilizar papelera
– sincronizar directorios
– cambiar fechas y horas de archivos
y un montón más, la verdad es que cuando me instalo un equipo es lo primero que tengo que instalarme.

zordor - 26 febrero 2011

Genial post, me ha encantado :)

maiatz - 26 febrero 2011

gracias por estos post! me están ayudando un montón :)

quería hacer una pregunta por si alguien pudiera contestarla. lo que no conozco es alguna herramienta que me permita asociar emails y enlaces a tareas concretas.

personalmente me organizo en papel, pero siempre me resulta muy tedioso encontrar emails y páginas que están relacionadas con ciertas tareas, y creo que ganaría en agilidad si me pasara a una gestión informatizada, pero siempre y cuando pudiera también solucionar este problema. sino, me quedo con mi bolígrafo ;-)

gracias!

    Eduardo Zornoza - 28 febrero 2011

    Si usas el correo de gmail, tienes la opción de convertir un e-mail en una tarea.
    Desde el menú “Más Acciones” puedes añadir el e-mail a la lista de tareas, y ya te aparecerá el email enlazado automáticamente con la tarea.

    Para activar las tareas tienes que ir a configuración y activarlas desde google Labs.

      maiatz - 1 marzo 2011

      gracias eduardo,
      eso es. con gmail de un email puedes hacer una tarea.
      pero lo que realmente me interesaría, y creo que sería muy útil, es que puedas añadir a una tarea concreta uno o más emails… además de otros enlaces. creo que sería una funcionalidad muy valorada.

Eduardo Zornoza - 28 febrero 2011

Un post de lo más útil, Berto.

En particular me ha gustado la parte de los mayordomos. Yo uso Speed Download, y la clasificación de los archivos en carpetas se puede configurar desde el apartado “Filters”, pero Hazel parece mucho más potente.

Rubix - 28 febrero 2011

Pedazo artículo! Muy util. Voy a utilizar mas de un programa de los que recomiendas.

Saludos!

asociados contigo - 3 marzo 2011

Muy buen post muy útil , tomare nota de tus recomendaciones.

asociadoscontigo.wordpress.com

David - 11 marzo 2011

Thanks all!
Ya he visto en los comentarios que habéis comentado el Gnome-DO, pero no he visto ninguna propuesta de un SW de Autotexto para linux, así que os comento que yo utilizo, autokey. No conozco nada en Windows ni Mac, así que no puedo hacer comparaciones.
Salud y pelas!

Fernando - 24 mayo 2011

Para buscar en mi computadora (PC) uso Google Desktop. Es increible, totalmente configurable, las carpetas donde buscar, tipos de archivo, incluso a veces no recuerdo en qué correo me mandaron algo que necesitaba, y con solo tipear una palabra o linea de ese mensaje lo trae. Busca dentro de PDF, Word, Excel, correos, Powerpoint. Y todo via cualquier navegador. Para mi imprescindible.

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