Ah, las reuniones, ese mecanismo de trabajo que puede ser provechoso y destructivo a la vez, según se preparen, se lleven y se sigan. Yo, para las mías, sigo un puñado de reglas básicas pero imprescindibles, que hasta ahora me han dado un buenísimo resultado.
Busco otras alternativas
Para mí la reunión es el último recurso. El hecho de juntar a x personas en un lugar durante x tiempo es un gesto de responsabilidad. Literalmente es sacarnos de nuestro trabajo para llevarnos a hablar a un rincón. Así que antes de reunirnos busco otras formas de comunicar, tratar o solucionar.
No en lunes o martes
Salvo que no haya otro remedio, procuro despejar siempre que puedo el arranque de la semana. Lunes y martes es cuando productivamente mejor y más puedo hacer. Así que como en las reuniones no se trabaja, sino que se habla de trabajo, intento moverlas más adelante.
1. No al inicio del día
Programo siempre que puedo mis reuniones a partir de las 11:00 o mejor 11:30. Como me levanto muy pronto, esto me permite ir a la reunión o reuniones habiendo terminado ya el trabajo de verdad. Y, sobre todo, con la calma de haber conseguido cosas. (No hay sensación más desagradable que estar en una reunión que se alarga con el agobio de mil cosas pendientes que todavía no has podido mirar.)
2. Soy MUY puntual
No puntual, sino brutalmente puntual. Lo que significa que, o estoy allí y preparado unos minutos antes de empezar, o es que me han pegado un tiro de camino a la reunión.
3. No llevo tecnología
A no ser que tenga que enseñar cosas que llevo en mi ordenador, a mis reuniones voy con libreta y bolígrafo. Pongo el teléfono móvil en modo avión y boca abajo. (Lo pongo en modo avión porque si me llama alguien le salta el contestador inmediatamente, en lugar de que le de tonos de llamada.)
4. Sin agenda o preparación, hay cancelación
Si yo o los asistentes no hemos preparado bien la reunión (agenda bien definida, objetivos claros, estudio previo…), prefiero cancelarla y moverla a otro día. ¡Eso es procrastinar un evento! Sí, pero por una razón de mucho peso: es mejor retrasar esa cita que tener una reunión que termine en nada y luego vernos obligados a tener otra.
5. Preparar es saber lo que voy a decir
Cuando hablas de «preparar una reunión» todo el mundo asume que nos estamos refiriendo a un estudio previo de informes, revisión de emails, elaborar algún documento, etc. Y en efecto es así. Pero para mí, preparar también es saber lo que voy a decir, cómo lo voy a decir, y también tener claro lo que no voy a decir. Muchas reuniones se eternizan porque los que hablan no tiene claro lo que debían decir y lo que tenían que callarse.
6. Los puntos de acción bien claros
Antes de irme, me aseguro que yo y el resto de personas tenemos claros los siguientes pasos/tareas: QUÉ es lo que hay que hacer, QUIÉN lo va a hacer, CUÁNDO lo va a hacer. Para facilitarme esta labor, anoto en mi libreta mis tareas identificándolas con un símbolo especial. Luego salgo de la reunión y rápidamente convierto esas anotaciones en tareas.