Ojalá cuando utilizamos el Email por primera vez alguien nos entregara un manual de buen uso. Pero no, la mayoría de nosotros hemos ido aprendiendo (mal) sobre la marcha, y descubriendo cosas a base de tropezones. Hay unas cuantas reglas ocultas que personalmente aprendí más bien tarde. Pero que a día de hoy me ayudan mucho.
1| No contesto inmediatamente
Si algún día logro hacer algo por lo que me recuerde alguien, espero que no sea por «sí, Berto era muy bueno resondiendo rápido a sus emails». Este mal hábito, con el que viví montones de años, me hizo caer en un montón de errores: multitarea, distracciones, falsa sensación de eficacia, dependencia lo último que entra, comunicación precipitada… y otros muchos.
(Igualmente, no espero ni exijo respuestas rápidas de otras personas cuando envío un correo.)
2| No envío urgencias por Email
Para las urgencias utilizo algo que es mucho más eficaz: el teléfono. No sólo es más inmediato y ayuda a detectar mejor las falsas urgencias e imprevistos, sino que permite a la gente con la que trabajo a no estar chequeando el correo cada cinco minutos.
3| Los temas serios, mejor a la cara
Se producen más malentendidos por Email que en conversaciones cara a cara. En un mensaje no hay entonación, no hay matices, no hay situación… cuando yo escribo en mi cabeza suena de una forma. Pero cuando tú lo lees, en tu cabeza resuena de otra manera. A veces con un significado totalmente opuesto. Si hay un tema gordo, mejor cara a cara. O lo escribo y luego lo hablo.
4| Evito el FYI. Es el diablo
¿Qué me dices de esas cadenas de mensajes que te rebotan con un lacónico FYI? Básicamente significan un «no quiero perder tiempo con esto, piérdelo tú. Arréglatelas como puedas con todo lo que tienes que leer debajo». Si no me gusta que me lo hagan, procuro no hacerlo.
5| Debo estructurar los emails largos
Cuando me veo obligado a escribir un mensaje extenso, procuro estructurarlo con cosas como epígrafes, listas con guiones, o incluso un breve sumario inicial. Es una leve molestia comparado con lo que se gana en la parte que lo recibe: mayor comprensión y mejor organización en lo que hay que hacer.
6| No contesto a todos los mensajes
Antes de responder, pienso: «¿de verdad este correo que estoy leyendo necesita una respuesta?» Hay un punto donde hay que poner fin a una cadena de mensajes, o evitar esa confirmación extra que YA va implícita en el mensaje. Enviar esos correos de más hace que yo y la otra persona perdamos más tiempo en el Email, en lugar de estar haciendo.
7| ¿Firma? Mejor en texto plano
Casi nunca pongo una firma (cargo, datos de contacto…) en mis mensajes. Pero si he de hacerlo, siempre lo hago con un atajo de teclado y en texto plano. Hace milenios que dejé de utilizar esas firmas de colorines y llenas de iconos (ahora más que antes). Son muy molestas, aparatosas, distraen, y cuando respondes tienden a cambiarte el tipo de fuente y colores de tu mensaje.
8| Si el contenido cambia, cambio el asunto
A medida que los mensajes van y vuelven, a menudo el tema de los emails va «mutando». De modo que el asunto original del primer mensaje ya no tiene nada que ver con lo que se está comunicando. No me duele ser el que tome la iniciativa para editar el asunto y ponerle otro que se ajuste a lo de ahora. Me lleva 15 segundos y nos ayuda a todos.
9| Evito el «responder a todos»
Cuando son muchos, responder a todos los receptores de un mensaje, es una mala decisión: A) Dificulta mucho la comunicación (los posteriores mensajes formarán una inevitable cadena compleja de seguir ). B) Aumenta innecesariamente el volumen-ruido de correos que todos recibimos. C) Fomenta el envío de patatas calientes que nadie quiere asumir (alguien la lanza, todos miran para otro lado). Si puedo, edito la lista de destinatarios o creo un nuevo mensaje destinado a uno o unos pocos.
Es cierto que ya no dependo tanto ni le doy tanta importancia al Email. Pero cada día sigo aprendiendo cosas nuevas de esta herramienta. Si es para mejorar, bienvenidas sean :-)