Seguimos recorriendo las distintas fases del GTD deteniéndonos en las claves y aspectos que hay que cuidar con más atención para que verdaderamente el método nos ayude a organizarnos mejor. Estamos ya en la cuarta fase: Revisar.
Todas las fases tienen importancia por igual pero, al menos así lo veo yo, la fase Revisar tiene una especial relevancia pues es la encargada de conseguir que «no se nos escape nada». De recomponer de forma constante la fotografía de las tareas y cerciorarse que «cada calcetín está en su cajón».
Las tareas, por su urgencia o su prioridad, nuestro entorno y los proyectos, son algo vivo que está en permanente estado de cambio. Es necesario que de forma regular y periódica volvamos sobre nuestras listas de tareas para «volver a tomar esa fotografía».
1Fija un momento para la revisión
¿Revisión diaria, semanal o las dos? Este aspecto, como muchos otros del método, debe quedar a tu criterio, lo debes decidir y moldear tú en función de tus necesidades y trabajo.
Dependiendo del volumen de tareas que manejen, hay personas que necesitan una doble revisión diaria, otras una diaria, otras sólo una semanal… Decide tú lo que necesitas pero hagas lo que hagas, asegúrate de marcar un momento específico e ineludible para hacer la Revisión. Fija un momento del día en el que tengas que hacerla «por narices» y no te lo saltes bajo ningún concepto. Piensa que es como una cita con el médico a la que tienes que asistir. Si es necesario márcala en rojo en un calendario. Repite y repite hasta que cueste menos.
Una de las claves de la Revisión es hacerla, no saltártela nunca, y además hacerlo de forma regular y periódica. Tus tareas, prioridades y urgencias se mueven y es necesario que hagas un seguimiento constante.
Y si manejas muchas tareas puedes echar mano, en la medida de lo posible y sólo si te ayuda, de las «mini revisiones». Pequeños lapsos de tiempo que quedan libres entre tarea y tarea para hacer un rapidísimo repaso sobre todo de «Próximo».
Abarrotar tu lista de «Próximo» con tareas que tienes que completar no te hará ni más productivo ni mejor profesional.
2Revisión ágil y diligente
«El GTD es un coñazo, siempre revisando y reajustando». Esto es algo que se lo he oído decir a más de uno. Uno de los secretos para eludir el tedio es hacer que las revisiones sean ágiles y rápidas. Ojo, no chapuceras y precipitadas, sino diligentes.
Tiene que ser un proceso que no te de pereza hacer, más bien lo contrario. Repasa tus listas-carpetas de tareas empezando por «Próximo», tus «Proyectos» y «Algún día». En cada tarea no te pares a pensar en el sexo de los ángeles. Sé eficaz y directo. Pregúntate y decide:
- ¿Ha cambiado la prioridad de esta tarea? ¿De verdad?
- ¿A dónde la muevo? ¿Próximo? ¿La dejo ahí? ¿La muevo a «Algún día»?
Recuerda que la prioridad la marca la importancia de la tarea, no su aparente y ficticia urgencia. Recuerda también la diferencia entre el «tengo», «debo» y «puedo». Abarrotar tu lista de «Próximo» con tareas que tienes que completar no te hará ni más productivo ni mejor profesional.
Reajusta, mueve tareas, deja a otras, recompón la fotografía de tus listas y sin dilación ponte a trabajar hasta la siguiente Revisión.
3Localiza y cuida las Tareas Clave
No todas las tareas tienen la misma naturaleza, por su tamaño, por su repercusión, por el tiempo y energías que llevará completar, etc. Posiblemente en fases anteriores ya has identificado las Tareas Clave, y si no es así, asegúrate de tenerlas bien localizadas en la Revisión.
Márcalas de forma especial (subrayando, en negrita, con un color…) y no las pierdas de vista en cada Revisión. Puede que lo que ayer era prioritario hoy ya no lo sea. Recuerda: el método y tus listas tienen que moverse con tus tareas. Es como una marea que sube y que baja.
La Revisión no es una obligación, sino una pieza esencial para hacer bien tu trabajo. Está ahí para hacer y conseguir cosas.
4Motívate para la Revisión
Fijarnos una Revisión diaria o semanal no deja de ser un ejercicio incómodo para muchas personas, a fin y al cabo es forzar una nueva rutina productiva que para la mayoría de nosotros supone una molestia.
Ya vimos que una de las claves es hacer revisiones ágiles pero a veces no es suficiente para motivarnos. Y es fundamental que lo estemos, porque sin Revisión no hay GTD ni santo en el cielo que nos salve de la desorganización. Ahí van algunos consejos para fomentar el hábito de la Revisión.
- Piensa que no es una obligación, sino una pieza esencial para hacer bien tu trabajo. La Revisión es para hacer y conseguir cosas.
- Utiliza un sistema (aplicación, agenda…) que sea «divertido» y que te apetezca usar. Es importante que la herramienta no sólo sea eficaz sino atractiva.
- Elige un momento en el tengas ganas, ánimo y energía. Los últimos cinco minutos antes de dejar el trabajo no son una buena idea.
- Pon tu música favorita.
- Limpia tu mesa, cierra aplicaciones y elimina cualquier distracción a la vista. Revisar no deja de ser una tarea más que hay que completar con atención.
- A medida que revises recuérdate todas las tareas que has ido realizando. Felicítate y celebra tus avances.