GTDFácil: las 4 claves de “Procesar”

GTD ProcesarSeguimos con nuestro pequeño recorrido por algunas de claves más importantes de cada una de las fases del GTD. En esta ocasión vamos la segunda, Procesar. La idea de estas pequeñas guías es ayudarnos a identificar esos detalles que hacen que el método funcione y verdaderamente te sirva para organizarte mejor y con menos esfuerzo.

El GTD tiene un gran armazón pero infinidad de matices y particularidades que lo hacen muy potente. Tiempo habrá para que lo adaptes y desarrolles a tus necesidades concretas, pero es muy importante tener claros los «grandes conceptos» para garantizar mínimamente que te vaya a funcionar.

1Procesa por completo tu Inbox

Tanto si tienes cinco como veinte tareas en tu Bandeja de Entrada, es muy importante que lo proceses todo de una vez y vacíes por completo tu Inbox. Es por ello que sea muy conveniente fijar un momento del día en que sepas que puedes y que vas a hacerlo por completo y «de un tirón».

No digas: «bueno, proceso ahora unas pocas tareas y luego después de comer sigo con ello». Si bien no estás manejando secretos militares, sólo tus tareas, el modo en el que las empieces a tratar y gestionar determinará en buena medida el éxito con el que las completes. Trátalas bien desde el principio, procesa de un tirón y vacía tu Bandeja de Entrada.

Recuerda la importancia de hacer que todas las fases del GTD sean muy ágiles, eso hará que el método sea una ayuda real y no una carga.

2Procesa ágil, toma decisiones rápidas

¿Hay que archivar esta tarea? ¿Hay que delegarla o asignarla a un proyecto en concreto? Te hagas las preguntas que te hagas en esta fase trata de que sea un proceso ágil y rápido. Tú conoces mejor que nadie la naturaleza y urgencia de esa tarea y tomar la decisión de qué hacer con ella tiene que ser un proceso muy dinámico. No estás decidiendo el menú para tu banquete de bodas.

Recuerda la importancia de hacer que todas las fases del GTD sean muy ágiles, eso evitará que caigas en el tedio de «vaya, ahora toca ponerme a procesar» y harás que el método sea una ayuda real y no una pesada carga.

3Aíslate de las distracciones

Mucha gente piensa que procesar tareas en GTD es el equivalente a pegar sobres con la lengua, algo que apenas requiere atención y que se puede hacer de cualquier manera. Es justo lo contrario.

Que haya que hacerlo de forma ágil, dinámica y de un tirón no quiere decir que no haya que poner todo de nuestra parte para hacerlo bien. En el momento del Procesado aíslate de todo, elimina cualquier foco de distracciones y conjúrate para hacerlo totalmente concentrado. Con ese nivel de atención verás que decidir qué hacer con tal o cual tarea te resultará mucho más sencillo y sin duda vaciarás antes tu Bandeja de Entrada.

La «Regla de los 2 minutos» es una de las grandes responsables de que podamos decir cosas como «ahora los días me cunden más».

4Practica la «Regla de los 2 minutos»

En el artículo anterior de esta mini serie te planteaba la posibilidad de utilizar esta regla siempre que te sea posible, y no sólo en la fase de Procesado. David Allen propone practicarla únicamente en este momento pero al menos en mi experiencia he comprobado que, en tanto en cuanto no entorpezca una tarea importante y dispongamos de ese minuto y medio o dos minutos, claro, podemos ejecutarla cuando lo necesitemos.

A mi juicio es una de las mayores aportaciones del método a la Productividad en general y desde luego no tienes que utilizar el GTD para ponerla en práctica y beneficiarte de sus resultados. Es uno de los pequeños-grandes secretos de la Productividad diaria y en buena medida uno de los principales responsables de que podamos decir cosas como «ahora los días me cunden más».


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