[Win y Mac]
A mi modo de verlo uno de los mayores peligros que encierra Evernote es hacernos caer en la acumulación descontrolada de notas y más notas. Como «se traga» todo, pues ahí vamos echando todo lo que se nos pone por delante. Y hablo por experiencia propia naturalmente, no sé si esto mismo te habrá ocurrido a ti. Si es así déjame contarte cómo lo soluciono yo.
PDFs de viajes que ya he hecho, notas sobre proyectos que ya he completado, apuntes sobre productos que ya he comprado, referencias a artículos que ya he leído y procesado y un largo etcétera.
El problema no es el hacinamiento en sí, sino el efecto que provoca: información ya obsoleta o menos válida se mezcla al mismo tiempo con otra recién agregada mucho más importante. Esto es, información ya caduca o menos relevante se mezcla con otras notas de mucha más importancia a las que queremos y necesitamos acceder de forma rápida y cómoda.
Para garantizar que la aplicación sea lo más eficiente posible y que de verdad sea una buena herramienta de trabajo y/o ocio, yo hago tres cosas:
1Revisar
Tanto si eres un usuario intensivo como ocasional de Evernote, es muy recomendable (así lo veo yo) hacer una revisión de las notas que tenemos almacenadas. Realmente es como hacer limpieza de la casa… hay que hacerla sí o sí, si es que no queremos vivir en un «estercolero digital».
¿Cada cuánto hacer esa revisión de notas? Yo hago una cada 15-20 días pero esa periodicidad dependerá mucho del volumen de notas que almacenes o el tráfico diario de actualizaciones que hagas en tu Evernote.
Sea como fuere, yo recomiendo que sea una revisión extremadamente rápida. No se trata de cargarnos ya de otra tarea más, sino de hacer una labor de mantenimiento muy ágil de una herramienta que nos ayuda a trabajar mejor.
De forma, repito, muy rápida, pregúntate con cada nota:
- ¿La sigo necesitando de verdad? ¿Sí o no?
- Si no es así, ¿la archivo o la elimino?
2Eliminar
Si una nota no te vale ya… elimínala sin reparos, sin compasión, sin miedo. Recuerda que todo lo que no suma, resta. Es mejor soltar lastre y ruido que acumularlo.
Y si tienes dudas sobre eliminar una nota o no, piensa esto que siempre me ha ayudado a mí: la gran mayoría de las notas de Evernote vienen de páginas de Internet, cosas que en el eventual caso de necesitarlas de nuevo podrás localizarlas con facilidad gracias al todopoderoso Google.
Elimina, borra y simplifica. Que la acumulación no haga de Evernote una herramienta torpe.
3Archivar
«Ya pero esta nota, aunque no la necesito ahora tal vez en el futuro sí». En ese caso puedes crear una nueva carpeta/notebook llamada ARCHIVO que guarde todas las cosas ya pasadas pero de las que no te quieres desprender. Las guardas ahí como referencia futura (no las pierdes) pero las quitas del medio para simplificar la información del resto de tus carpetas (no te estorban).
Y complementariamente, si lo ves conveniente, utiliza las etiquetas/tags para clasificar la información y encontrarla u ordenarla con una estructura más lógica.
Evernote es una grandísima aplicación que como siempre digo tiene sus límites en nuestra imaginación. Pero, creo también, que hay que dedicarle un poco de tiempo para su mantenimiento. Eso si le trabajas mucho con ella, claro, si no… déjalo correr. Pero un pintor al terminar de pintar siempre limpia sus pinceles :-)