El Buzón de Voz: un aliado productivo

El teléfono, y el móvil en concreto, es una de las herramientas de trabajo que más detesto. Es intrusivo (en las dos direcciones), fomenta las interrupciones y distracciones, consume mucho tiempo y fomenta la divagación en las conversaciones. Claro que todo el mundo lo necesita y para asuntos de urgencia es la herramienta número uno (no el Email).

Aunque ya no hago un uso intensivo de él como antaño, las personas y las empresas con las que trabajo sí. Y utilizar el teléfono «con Productividad» es algo que, como casi todo en el trabajo, nadie nos ha enseñado a hacer. Por ejemplo, uno de los aspectos donde más se refleja esto es en mal uso que hacemos de uno de sus mejores inventos: el Buzón de Voz.

— ¡Chico, por fin te encuentro!
— ¿Y eso?
— Te he llamado veinte veces y no te he encontrado.
— ¿Y por qué no me dejaste un mensaje?
— Ah, no sé.

Hay países especialmente malos a la hora de utilizar el Buzón de Voz. España por ejemplo es uno de ellos. Y bien aprovechado, es un grandísimo aliado de tu concentración y tu trabajo. Te permite estar conectado y disponible para la gente pero, a la vez, proteger el tesoro más valioso en tu trabajo: tu concentración.

Porque cuando tienes que hacer y terminar una tarea lo que más te puede hacer daño son las interrupciones. Y en esta sociedad se ha instaurado la creencia de que, si tienes un móvil, tienes que contestar de forma inmediata a cualquier llamada que recibas. A cualquier hora y da igual lo que estés haciendo. Páralo todo, contesta.

¿Se puede puede utilizar y aprovechar más el Buzón de Voz? Yo creo que sí…

Graba un mensaje eficaz

Graba un mensaje de voz descriptivo, claro y contundente. Debe ser lo suficientemente redondo como para que te indiquen claramente qué quieren de ti y dónde les puedes encontrar. En otras palabras: «no estoy disponible pero dime qué necesitas de mí y cómo puedo devolverte el mensaje».

Escríbelo primero en papel. Redáctalo con tus mejores palabras como si se tratara de un tweet memorable. Si lo haces bien lograrás que te dejen el mensaje y, algo muy importante, que tus contactos se acostumbren a dejártelos.

¿Cuándo revisarlo?

Si eres una persona que tiene un volumen alto de llamadas puedes establecer momentos fijos en el día, como si fuera el Email. También puedes aprovechar los huecos en tu agenda, una espera, una reunión que se retrasa o un trayecto para comprobarlo. De hecho, es una tarea o actividad perfecta para esos momentos.

Lo importante, siempre, es destinar momentos fijos para así despejar el resto de la agenda para tareas que requieran atención o concentración. Eso es lo que hará que hagas mejor tu trabajo.

En esta sociedad se ha instaurado la creencia de que, si tienes un móvil, tienes que contestar de forma inmediata a cualquier llamada que recibas.

Contesta en bloque

Si te encuentras con unas cuantas llamadas que devolver, y ninguna tiene el sello de urgente-e-importante, anótalas en tu lista de tareas o de llamadas. De esta manera podrás hacerlas todas en bloque. ¿Y esto por qué? En lugar de salpicar tu día, la mañana o la tarde, haciendo llamadas aquí y allá, lo cual te quitaría intensidad de trabajo, las concentras todas en el mismo bloque de tiempo y haces una ronda de llamadas.

Por ejemplo: tengo cinco llamadas que devolver. Las hago todas de golpe entre las 13:30 y 14:00. De este modo no perderás ritmo, aprovecharás mejor el tiempo y despejarás el día para otras cosas.

Contesta en forma de Email

¡Es mi receta favorita! Compruebas tu Buzón de Voz y en lugar de contestar en forma de llamada (lo que supondría una interrupción segura para la otra persona), contestas en forma de mensaje. Y es que detrás de muchísimas de las llamadas que recibimos a diario hay peticiones que podemos resolver por Email. Una herramienta mucho más respetuosa y ventajosa en términos de tiempo e interrupciones.

Le escribes un Email tal cual: «Hola Juan, he escuchado tu mensaje y aquí tienes la información detallada de lo que me pedías». Juan tiene lo que buscaba y tú has contestado en forma de correo electrónico, lo cual tiene grandes beneficios para ti:

  • Te permite ir directamente al grano. Sin rodeos.
  • Tú controlas la «conversación», no vas a divagar.
  • Queda constancia escrita de tu contestación (útil en muchos casos).
  • Puedes adjuntar archivos.
  • Puedes hacerlo cuando proceses el resto de tu correo.

Naturalmente que no siempre se podrá contestar con un email. Pero, si te fijas, muchas llamadas que recibimos son para pedirnos cosas que luego tenemos que enviar por Email. El Email es un coñazo, pero al menos, en términos de interrupciones, es infinitamente más respetuoso que el sonidito del teléfono.


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