Cuando hace (no tanto) tiempo te referías a la «Bandeja de Entrada», casi todos pensábamos inmediatamente en el Correo o en la aplicación que utilizábamos para gestionarlo. Hoy, aunque seguimos haciendo esa asociación, cada vez tenemos que pensar en más sitios. Y es que en nuestra vida personal pero sobre todo en el trabajo cada vez manejamos más Bandejas donde nos llegan cosas o las almacenamos: mensajes, tareas, peticiones, comunicaciones, avisos…
Varias Bandejas a la vez
Además del Correo es fácil que para colaborar con otros y coordinarte en tu trabajo utilices herramientas como Whatsapp y además una aplicación de mensajería de equipo (como Microsoft Teams, Wechat o Slack).
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La mayoría de las personas tenemos también un lugar donde gestionar las tareas, recordatorios y próximas acciones. Puede ser una agenda o libreta tradicional, o bien una aplicación específica para tareas. Unas y otras tienen su correspondiente Bandeja donde vamos anotando lo que nos piden o recordamos, lo que hay que hacer.
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Y la lista sigue. Porque es muy probable que también manejes una aplicación de notas o un gestor de información (OneNote, Evernote, Notion…). Lugares donde habitualmente van a parar cosas interesantes que vemos, datos o información relevante que buscamos en Internet, o ideas y anotaciones que se nos ocurren. En otras palabras, otra Bandeja más.
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Muchas personas también utilizan algún tipo de solución donde guardar cosas para leer después. Ya sean los clásicos Favoritos o la lista para después del navegador, o bien apps específicas como Pocket o Instapaper, es habitual ir poniendo ahí artículos interesantes, guías de consulta o vídeos para ver en otro momento.
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Pero todavía no he terminado, me queda por mencionar la Bandeja de Entrada por excelencia y que lleva ahí toda la vida. Una que muchas veces está abarrotada, y que se trata de uno de los peores y más ineficientes lugares para dejar las cosas que nos van llegando: la cabeza, nuestra mente.
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Puede que se me escape alguna Bandeja más que esté por ahí. Bien porque yo la uso menos (mensajes SMS tradicionales), o bien porque sea más específica de tus proyectos o de tu estilo de trabajo (se me viene a la cabeza el buzón de voz del móvil). Pero la conclusión creo que está clara: la mayoría de nosotros manejamos demasiadas Bandejas de Entrada con información que necesitamos y utilizamos
Un precio cada vez más alto
Simplificar y unificar todas esas Bandejas no es una recomendación para ganar en organización y eficiencia. Se ha convertido en una necesidad. Porque el precio de tener tantos lugares donde nos llegan información útil, es cada vez más alto:
- Lentitud e incomodidad. A la hora de recopilar y buscar información, tengo que ir recorriendo varios sitios.
- Posibilidad de olvidar cosas. Si tengo cosas en varios sitios debo ser ultrariguroso a la hora de revisar y procesar… o corro el peligro de que se me pasen cosas. Y eso hace que mi sistema no sea fiable. Justo lo que NO necesito.
- Duplicidad de información. No es nada raro ver la misma información en varios sitios-Bandejas. Cuando esa redundancia es intencionada, por seguridad, es para celebrarlo, pero si no, es información que sobra.
- Clasificación deficiente. Al utilizar indistintamente unas Bandejas y otras, no es nada raro ver el mismo tipo de información en varios sitios. Por ejemplo tener acciones/tareas en diferentes Bandejas. Lo cual complica en sobremanera la efectividad.
- Falta de «limpieza». Con frecuencia los mensajes o notificaciones irrelevantes comparten el mismo espacio con tareas, datos o información clave para mi trabajo.
- Lugares inapropiados. Algunas de las Bandejas que utilizamos no están pensados ni diseñados para organizar y buscar información. Son, simplemente, cajones. Con lo que la consulta y filtrado es un dolor de muelas.
Cuando la gestión de la información se convierte en un trabajo (pesado) que se añade a tu propio trabajo, es que hay un problema. Sin duda anotar, procesar y clasificar información y tareas demanda su cuota de tiempo y energía. Pero tiene que ser lo mínimo imprescindible para tener a punto un sistema que siempre debe estar a tu servicio, tus proyectos, tareas y objetivos.