Hay Muchas Apps de Comunicación y Coordinación pero las Utilizamos sin Criterio

En todos mis años acompañando y ayudando a cientos de equipos de trabajo, he visto muchos problemas y fallos comunes. Y hay uno que ha destacado en los últimos años: tenemos demasiadas opciones de comunicación-coordinación y además las utilizamos mal. Se trata de un error colectivo que no llama la atención y pasa desapercibido, pero que penaliza mucho más de lo que parece.

En los últimos años, hemos vivido una auténtica revolución en las herramientas de comunicación y colaboración a distancia. Pero, ¿estamos sacando el máximo partido de ellas? ¿O más bien nos están generando nuevos dolores de cabeza? Vamos a verlo.

El Problema: Muchas Opciones, Poco Criterio

Hace no tanto (en serio, no tanto), nuestras opciones para coordinarnos a distancia se limitaban básicamente al correo electrónico y las llamadas de teléfono. Pero en un abrir y cerrar de ojos, nuestro arsenal de herramientas se ha multiplicado: chat y mensajería instantánea (Teams, Slack, Whatsapp…), videollamadas, gestores de proyectos, documentos compartidos en la nube…

El problema es que, en muchos casos, hemos ido sumando estas nuevas herramientas sin pararnos a acordar cómo y para qué las vamos a utilizar. Eso, que de primeras podría no plantear demasiados problemas, conduce a situaciones como estas:

  • Información repetida en varios canales.
  • Descoordinación por no saber dónde buscar según qué datos.
  • Malentendidos por no tener claro qué se ha dicho por dónde.
  • Falta de criterio sobre qué temas tratar por cada vía.

Resultado: inconsistencias, redundancias, fallos en la coordinación y poca claridad. Tanto hacia dentro (en el propio equipo) como hacia afuera (con clientes, proveedores o colaboradores). Y esto pasa todos los días del año.

La Solución: Pactar un “Mapa de Canales”

¿Cómo podemos poner orden en este caos? Te/Os propongo crear un “Mapa de Canales”. Dicho de otro modo: ver y decidir cómo utilizarlos. Podrías seguir estos pasos:

  1. Analizar qué canales tenemos hoy: Haced un inventario de todas las aplicaciones, herramientas y vías (online y offline) por las que os estáis coordinando actualmente.
  2. Identificar los temas recurrentes: Revisad para qué tipo de asuntos estáis usando cada canal. ¿Qué se trata por email? ¿Qué por chat? ¿Qué por videollamada? Detectad los principales usos y temas recurrentes.
  3. Elegir un canal para cada tema: Es el momento clave. Acordad como equipo qué canal vais a usar de forma prioritaria para cada asunto. Cread vuestro “mapa” de herramientas. Por ejemplo:
  4. Correo: comunicaciones oficiales, envío de archivos importantes.
  5. Chat: coordinación del día a día, dudas rápidas.
  6. Videollamada: reuniones de seguimiento, toma de decisiones.
  7. Gestor de Proyectos: planificación de tareas, avances, etc.
  8. Revisar y afinar: Una vez definido vuestro mapa de canales, estad atentos para detectar posibles desajustes que requieran cambios. Y también para identificar nuevas oportunidades de optimizar vuestra comunicación.

No se trata de elaborar una compleja y absurda hoja de cálculo que regule las cien mil interacciones que tenemos, sino un pequeño mapa que acuerde las más habituales e importantes. Algo funcional, práctico y sobre todo que os ayude a conseguir lo importante: reforzar e impulsar vuestro día a día.

Pequeños Cambios, Grandes Saltos

Introducir un Mapa de Canales de trabajo en equipo puede parecer un cambio menor, pero acordar un uso inteligente de cada canal facilitará enormemente el trabajo diario de tu equipo, ahorrándoos dolores de cabeza y desajustes innecesarios.

Además, os hará reflexionar sobre algo crucial: vuestro rendimiento como equipo no depende solo de las herramientas que uséis, sino de cómo las uséis. No se trata solo de incorporar aplicaciones y dispositivos, sino de introducir hábitos potentes y afinar rutinas como estas de comunicación y coordinación.

Porque cada vez cuenta más el CÓMO trabajamos, y no el CUÁNTO trabajamos. Vuestro “sistema operativo” compartido, vuestras formas de hacer comunes, son las que definen hasta dónde podréis llegar.


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