5 errores que he cometido con el GTD

Hace un mes escribí un artículo titulado 7 claves fundamentales para tener éxito con el GTD. Una vez leas este artículo verás que guardan bastantes similitudes. Y es que aunque suene a tópico tras los errores muchas veces se encuentran las soluciones.

Desde que empecé a aplicar la metodología GTD a mi organización diaria he cometido multitud de errores… y lo sigo haciendo. Quien crea que uno lee el libro, se compra una licencia de tal aplicación y «ya está», creo está bastante equivocado. Nunca se dejan de cometer errores con el GTD y tampoco dejas de aprender con él (ambas cosas van de la mano). Aunque también es cierto que con el tiempo esos errores se van haciendo «más pequeños», y lo que al comienzo eran agujeros negros luego se trasforman en rendijas.

El libro es un comienzo, sienta unas pautas, unas lineas a seguir que ya de por sí son una auténtica revolución. Pero es cuando uno aplica el GTD a su caso particular cuando realmente viene lo complicado y lo revelador, las dos cosas al mismo tiempo.

Si quisiera hablaros de mis errores con el GTD en profundidad, quizá debería dedicarle un blog sólo a eso. Pero pensando sobre todo en los que empiezan con el GTD, me ha parecido buena idea compartir los tropiezos más destacados que he tenido hasta ahora.

1No utilizar una herramienta para recopilar eficazmente

Si has visto alguno de mis videos ya habrás oído lo importante que es para mí la fase «Recopilar». Su objetivo número uno es asegurarnos que no se nos escapa nada. En el momento que aparece la necesidad, la tarea, tenemos que capturarla inmediatamente y enviarla al Inbox. Y si no nos proveemos de una herramienta eficaz, ágil y cómoda que permita esa captura, empezaremos a naufragar.

El GTD es un método tremendamente potente y versátil, pero se basa en un delicado equilibrio entre sus fases y su éxito depende de pequeños detalles «que suman» para obtener el resultado final. Empezar con un mal sistema de recopilación de tareas es como salir a correr una carrera ciclista y pinchar a los dos metros de la salida.

Un moleskine, una aplicación en tu iPhone, una hoja de papel, tu gestor de correo electrónico, tu aplicación de GTD, etc. Utilices lo que utilices asegúrate, al 200%, que realmente te permite capturar las tareas de forma eficaz, cómoda y sin-que-se-te-pase-ninguna.

La «regla de los 2 minutos» te ayuda a despejar el camino de pequeñas piedrecillas para que verdaderamente puedas concentrarte en mover las grandes.

2Mezclar el GTD con otras herramientas o sistemas

Si empiezas con el GTD, «tienes que mojarte hasta el cuello». Durante un tiempo cometí el monumental error de mantener hasta cuatro sistemas diferentes para gestionar mis tareas: GTD (con una aplicación), mi gestor de correo, mi calendario y notas adhesivas.

Recibía tareas por correo electrónico y, en lugar de capturarlas en mi Inbox de GTD, se quedaban allí, esperando a un buen momento para ponerme con ellas. O bien abría iCal y ponía en una fecha y hora determinada cuándo tenía que completar una presentación o un documento para un cliente. Y ya el colmo… recibía una llamada de teléfono solicitándome una información, y plasmaba la tarea en una nota adhesiva.

«Es que no consigo organizarme bien», me repetía a mí mismo una y otra vez. ¡Pues qué esperaba! Ahora con el tiempo me sorprendo de mi inocencia, pero lo cierto es que entonces no tomé una de las medidas más necesarias y elementales al empezar con el GTD: anular y eliminar de mi flujo de trabajo cualquier otro sistema de gestión de tareas del pasado que no sea el propio GTD.

3No aplicar la «regla de los 2 minutos» debidamente

Y con «debidamente» quiero decir sobre todo «frecuentemente». Para mí bajo esta regla se esconde uno de los más jugosos secretos, no ya sólo del GTD, sino de la Productividad con mayúsculas.

¿Cuántas tareas o mini-tareas se nos presentan al cabo del día que podríamos completar en uno o dos minutos? Si haces el ejercicio de ennumerarlas mentalmente ahora mismo, es muy posible que no te salgan muchas, porque precisamente por su naturaleza o trascendencia, muchas veces insignificante, no pasan el filtro mental de lo que nosotros consideramos una tarea. Pero lo cierto es que están ahí, son muchas y muy variadas y no siempre se nos presentan a nuestro lado con el cartel de TAREAS puesto encima.

Tenemos que estar atentos, identificarlas inmediatamente y «procesarlas y completarlas» de forma ágil y veloz, con el mínimo consumo de energía y creatividad. Y uno de los lugares donde donde podemos aplicar esta regla más claramente es el correo electrónico. Pero hay muchos más.

Yo durante mucho tiempo no apliqué esta regla debidamente… y así me iba. Si tuviera que definir esta regla o darle un sentido en una sola frase, te diría: «esta regla te ayuda a despejar el camino de pequeñas piedrecillas para que verdaderamente puedas concentrarte en mover las grandes».

Recuérdate la regla con frecuencia a lo largo de toda la jornada (para esto sí que valen las notas adhesivas) y verás cómo reaccionas y despejas mini-tareas con mayor eficacia para poder emplear tu verdadero tiempo en lo relevante e importante.

El tiempo y energía que les dediques al GTD sólo tienen un fin: organizarte mejor para liberar tu mente de tareas y emplearla en crear y generar buenas ideas.

4Invertir demasiado tiempo en la fase «Revisión»

Si me has oído más de una vez hablar sobre GTD, te sonará esto: para mí, junto con Recopilar, la fase más importante es Revisar. Y lo sigo creyendo más y más cada día.

Al Revisar puedes/debes recomponer completamente la fotografía de tus tareas, y este proceso garantiza la buena salud de tu sistema personal de organización. Hace que corrijas el estado de una tarea que «organizaste» mal en la fase anterior, o te permite mover a «Próximo» otra tarea que ha cambiado de prioridad, y sobre todo evita que no se te escape nada.

El fallo que yo cometí al principio era Revisar cada dos o tres días y sobre todo invertir demasiado tiempo en esa fase. Especialmente si tus tareas son muy dinámicas, yo te recomiendo hacer una o incluso dos revisiones diarias… pero tienen que ser muy, muy rápidas. Nadie como tú conoce su naturaleza, su prioridad, si depende de otra persona (delegada) o si la puedes enviar a «algún día». No te quedes contemplándola extasiado… evalúa, decide y actúa. Es una tarea, no el giroscopio de un misil termonuclear.

El Recopilar es muy parecido a hacer una fotografía, y el Revisar es a revelarla. Pero ambos procesos (fases) tienen que ser muy ágiles. NO puedes ni debes invertir mucho tiempo en valorar el estado o lugar de una tarea, muévela, déjala, o modifícala, pero hazlo rápido (ojo, no me refiero a hacerlo precipitadamente, sino a hacerlo sin perder tiempo).

El tiempo y energía que les dediques al GTD sólo tienen un fin: organizarte mejor para liberar tu mente de tareas y emplearla en crear y generar buenas ideas.

5Leer el libro y creer que «ya lo sabía todo»

Que yo y otras personas recomendemos la lectura libro no significa que en él estén todas las respuestas al GTD y a nuestros problemas de organización. De hecho gran parte de las soluciones a problemas cotidianos los he encontrado lejos del libro de David Allen, de la mano de personas como tú y como yo.

Si verdaderamente el GTD te funciona, te ayuda a organizarte mejor para vivir mejor te recomiendo que leas y descubras más sobre el método. ¿Cómo? Bueno, leyendo artículos como este, otros blogs por supuesto, foros, experiencias de otros usuarios, algún que otro libro, etc.

¿Por qué habría yo de profundizar más en el GTD? Porque si lo pones en práctica y empieza a funcionarte, habrás visto sus sorprendentes beneficios, ¿verdad? Pues ahora imagínatelos multiplicados por diez o veinte. Serás mejor profesional, vivirás con menos estrés, obtendrás más horas en el día… disfrutarás más.

El libro, el GTD, planta unas sólidas bases sobre las que afrontar muchos problemas de organización, pero nuestro día a día está lleno de matices y particularidades que hacen que tengamos que ir aprendiendo, conociendo, perfeccionando. Nadie sabe todo sobre el GTD, pero hay muchas personas ahí fuera que conocen cosas que todavía no hemos aprendido.

En otra ocasión haré una segunda parte de esta lista de errores que cometí con el GTD… porque como decía al principio, han sido unos cuantos más. Pero también me (nos) gustaría saber y conocer tu experiencia, tanto si estás empezando o si ya llevas con el GTD tiempo. ¿Qué errores has cometido?


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