Etiquetas, tags, etiquetas, tags… Parece que todo gira en torno a ellas y no hay servicio web o aplicación moderna que no las incluya como una de sus características más importantes. Están ahí para ayudarnos, para hacer más sencilla la tarea de filtrar y encontrar la información más importante, sin importar el momento en el que la necesitamos.
Pero, son también, un arma de doble filo. Si no las gestionamos con un poco de inteligencia y orden podemos generar un caos tal que convertirá en bueno aquello de «es peor el remedio que la enfermedad». Ahí van algunas recetas o trucos para gestionar y organizar con éxito nuestras etiquetas, sin importar la aplicación o web donde las utilicemos.
1Antes de etiquetar, planifica mínimamente
Flaco favor te vas a hacer a ti mismo si te dedicas a etiquetar a lo loco. Especialmente para aplicaciones que tienen que ver con la gestión de tu información personal (Gmail, Evernote o Things, por ejemplo) conviene coger lápiz y papel y escribir una pequeña lista o diagrama con las etiquetas que vas a necesitar para ordenar toda tu información.
Tomarnos la molestia en hacer esto no es para nada excesivo, créeme, cuatro o cinco minutos dedicados a una sencilla planificación pueden ahorrarte muchos dolores de cabeza a posteriori. Una mala estructura de etiquetas suele inutilizar su potencial y verdadero valor… la razón por la que fueron inventadas.
2Utiliza un número reducido de etiquetas
Debido a una mala planificación solemos utilizar nombres de etiquetas sin ton ni son. Eso equivale a multiplicar sin control el número de etiquetas de tu aplicación y emplear más tiempo buscando lo que necesitas. Serás menos productivo, justo el objetivo opuesto al que perseguimos. Reduce tus etiquetas a un número contenido que, idealmente, incluso puedas recordar de memoria. Al menos las más importante.
3En el etiquetado utiliza el lenguaje natural
Utilizar un lenguaje abreviado o críptico no suele ser una buena política de etiquetado. Es mejor emplear palabras o expresiones fácilmente memorizables, nemotécnicas, de las que te puedas acordar días y semanas después.
No tengas miedo a poner etiquetas largas. La totalidad de los servicios web y aplicaciones que las soportan ofrecen también una función de autocomletado, con lo que no tendrás que escribirlas de nuevo.
Combinar dos etiquetas ayudará a discriminar mejor la información, pero no abuses
4Crea etiquetas compuestas, de dos palabras
Precisamente hilando con el punto anterior, una buena idea puede ser utilizar etiquetas compuestas, a modo de nombre_apellido. Yo suelo utilizar (quizá por manía) el guión bajo pero evidentemente puedes utilizar cualquier otro símbolo.
Por ejemplo utilizar el formato «compras_música», «compras_software», «compras_subastas», etc. te ayudará a agrupar e identificar posteriormente aquellas cosas relacionadas con las compras (su «nombre») y a qué tipo de compra se refiere (su «apellido»).
5Utiliza símbolos para las más importantes
Otro de mis hábitos es ponerle, a las etiquetas más importantes, un símbolo delante del tipo @, #, _. De este modo, si la aplicación que utilizas ordena tus etiquetas por orden alfabético, siempre tendrás a mano, bien arriba, esas etiquetas que han de destacar sobre el resto.
En este sentido otro truquillo que nos puede ayudar es alternar y combinar las mayúsculas con minúsculas. La ventaja de las mayúsculas es que destacan claramente sobre el resto, empléalas para los tags más importantes. Por ejemplo: !REVISAR, !IMPORTANTE, @URGENTE, etc.
6Crea siempre una etiqueta comodín o neutra
Hay determinadas cosas que por su naturaleza son difíciles de clasificar dentro de algunas de las etiquetas que ya tienes, o bien porque en el momento de asignarle una no sabes cuál ponerle. La tentación y la vía fácil es crear una nueva. Pero si hacemos eso mismo cada vez que se nos presente este problema, romperemos la regla fundamental de mantener un número conciso y caeremos en el error de multiplicar etiquetas. Desorganización, caos e improductividad.
De tal modo que crear una única etiqueta tipo «cajón desastre» donde poner aquellas webs o conceptos inclasicables, puede ser una buena idea. Puede ser un @Cajón o un Cosas_mixtas. Tú decides.
7Etiqueta con criterio, tómate cinco segundos
Por fin has encontrado una web que tiene la información que estabas buscando para un importante proyecto en el que estás trabajando. ¿Vas a etiquetarlo a la ligera y a todo correr? Tómate cinco segundos y pregúntate exactamente dónde debe de ir. Es un sencillísimo ejercicio que te evitará tener luego que bucear por decenas de entradas sólo por haberlo hecho de prisa y corriendo. De nada sirve etiquetar una información si luego no te vale para encontrarla.
Siendo un poco creativos podemos hacer que unas etiquetas destaquen más que otras
8Si alguna etiqueta corresponde a una tarea, destácala
No es lo mismo etiquetar y almacenar una web para que va a servir de eventual futura referencia que etiquetar otra que vamos a tener que revisar o estudiar de forma inmediata, porque está ligada a una tarea o a un proyecto urgente. Esa información debe destacar sobre el resto con claridad, y tienes que poder encontrarla con muchísima facilidad.
Ponerle caracteres especiales delante, para que siempre aparezca en primer lugar, y además mayúsculas, puede ser una buena idea. Por ejemplo: !!!PARA_Hacer !!!PARA_Leer !!! PARA_Revisar o similares… ahí cada uno que elija la nomenclatura que más le ayude.
9Revisa y vuelve sobre lo etiquetado
Evidentemente no podemos revisar las miles de referencias que tenemos en delicious, por poner un ejemplo. Pero sí lo podemos (lo debemos hacer) sobre elementos importantes o tareas que están en Evernote o Things o la aplicación que utilicemos para gestionar nuestra información y tareas.
Esos eventos o tareas no son inmutables y cambian de estado, prioridad o categoría con el tiempo. Si queremos que el sistema de etiquetado complemente y refuerce nuestro método de organización personal, tenemos que volver sobre ellas y modificarlas si es necesario.
10Utilízalas si las necesitas, y si no… deséchalas
Hay gente que trabaja perfectamente con Evernote o Things sin etiquetar nada. Opinan que el proceso de etiquetado es un trabajo innecesario y que con las carpetas o los buzones es suficiente. ¡Perfecto! No hay que utilizarlas porque sí. Hazlo si realmente te ayudan a ser más productivo y organizado. De otro modo, cárgatelas de un plumazo. Porque si no te valen a ti, no sirven para nada. Son sólo un complemento, no el fin.