¿Sueles caer en la descoordinación con los demás? ¿Sabes compenetrarte bien en el trabajo? ¿Sabes comunicar bien en las Reuniones y el Correo? ¿Sabes colaborar de forma efectiva para evitar malentendidos y urgencias? ¿Sabes delegar bien y hacer un seguimiento puntual del trabajo de otros?
La coordinación con otros es un punto vital de Productividad que sin embargo se suele pasar por alto incluso por muchos que dicen saber de esto. Se habla más de cosas más evidentes y aparentes, como el Correo, gestión de tareas y demás.
Saber coordinarte va de trabajar con menos estrés, pidiendo mejor las cosas, evitando que se te escapen, o que haya retrasos y duplicidades. Va de eliminar rifirrafes con ese cliente coñazo o el jefe caótico, va de «sintonizar» mejor con el compañero de al lado o ese freelance al que solo ves por Correo. Va de aprender una habilidad que hará que tu trabajo suba de nivel cada día.
Descoordinaciones en el trabajo hay de todos los colores y sabores. Pero hay especialmente cuatro que se repiten muchísimo. Fíjate…
1Pedir mal, escribir mal, hablar mal
Una mala comunicación con quien trabajas siempre es la primera piedra de la mala organización y ejecución. Todo se empieza a torcer desde el momento de comunicar algo. Un correo escrito a la carrera o una conversación improvisada y descuidada, suele ser fuente de malentendidos, confusiones, descoordinaciones, falta de información, parálisis en decisiones, y sobre todo imprevistos y urgencias.
La mala comunicación también causa lentitud, falta de eficiencia, y los resultados llegan contados. Los proyectos no avanzan todo lo rápido que podrían porque los que trabajan no están sincronizados, no reman acompasadamente, no hay «coreografía». Y este panorama es el pan de cada día para miles de profesionales.
2No saber qué están haciendo los demás
Este es uno de los mayores despropósitos que veo en el trabajo: intentar colaborar con los demás actuando como compartimentos estanco (????). No cuentas en qué temas o partes de tus proyectos estás, los de al lado tampoco te dicen su parte, y los que trabajan a distancia menos. La consecuencia es que la información no fluye entre las personas y llegan las descoordinaciones y malos rollos. En forma de duplicidades en tareas, plazos que se agotan o fechas límite que son como una guillotina, redundancia de trabajos, y sobre todo mucho imprevisto y urgencias que cada día merman la capacidad de avanzar de todos.
Claro que no tienes que contar a los demás todo lo que haces o cada nuevo paso que des. Y viceversa. Pero sí que tiene que haber un suficiente flujo de información que garantice que actuaís coordinados, que «sintonizáis la misma frecuencia». Esto puede hacerse en la reunión semanal, en conversaciones puntuales cara a cara, o utilizando un correo de «actualización» (con un formato específico acordado por todos).
Da igual si trabajas en equipo o en solitario como yo, SIEMPRE vas a necesitar coordinarte con alguien. Y… ¿sabes hacerlo?
3Asignar trabajos sin fechas, o con plazos confusos
Cuando hay tanto trabajo, tantas personas que coordinar, tantas listas de tareas y agendas que alinear, es imprescindible tener una referencia que TODO el mundo entienda. Y esa referencia es un «idioma» comun llamado las fechas límite, los plazos de entrega.
Da igual si eres comercial o programador, si eres el director general o el becario, si eres el proveedor o el cliente, TODO el mundo entiende esto: «el 28 de Septiembre». Esa imprescindible referencia no solo sirve para «llegar a tiempo», sino para que cada persona pueda colocar todas las piezas (tareas) que tiene y acertar. Porque son muchas y complicadas.
Pero con las fechas también ocurre esto otro… se habla de fechas y plazos, pero de una forma confusa y peligrosa. Porque los típicos «para finales de semana», o «en torno a mitad de mes», son una trampa gigantesca en la que seguimos cayendo. Al hablar de fechas y plazos hay que ser ultraconcreto; en términos de días concretos y horas concretas.
4Acciones acordadas pero olvidadas
Piensa en las veces que has ido a una reunión, se acordaron una serie de acciones (incluso haciéndolo bien, asignando las personas y las fechas), pero con el paso del tiempo la mayoría han caído en el olvido. El problema es que muchas terminan volviendo cuando menos te lo esperas… y cuando más daño te hacen. ¿Por qué pasa esto? Por otro de los puntos clásicos de la descoordinación: la falta de Seguimiento.
El trabajo es algo vivo, tremendamente cambiante. Por eso hay que revisarlo de manera regular, y además a dos niveles: (1) individualmente, cada día y cada semana. (2) colectivamente, al menos cada semana. Porque si echamos a correr y por el camino no hablamos y repasamos cómo están las cosas, ¿cómo vamos a llegar al sitio que queremos de la manera que queremos?
Son cuatro puntos TAN de cajón que cuando los cuento en público o cuando los escribo (como en este artículo), casi enrojezco. ¿Cómo podemos descuidar algo tan básico y necesario?
Porque no entrenamos esta capacidad individual que cada vez es más decisiva: saber coordinarte con los demás.