7 pasos indispensables para coordinarte bien a distancia

Es fácil que en tu trabajo tengas que trabajar a distancia o coordinarte bien con personas que no están en tu misma oficina. Y si no te pasa ahora, no tardará mucho. Y es que la forma de trabajar ha cambiado mucho en poco tiempo. Cada vez hay más necesidad de colaborar, tener reuniones, solucionar urgencias y gestionar un proyecto, con personas que no tienes delante. La pregunta es… ¿cómo se te da? ¿Sabes hacerlo bien?

coordinarte

Piensa ahora cuando te toca trabajar a distancia con otras personas. Cuando tienes que coordinarte, gestionar un proyecto y además solucionar urgencias y problemas diarios. Y ahora pregúntate esto:

  • ¿Hemos creado hábitos y fórmulas de coordinación a distancia?
  • ¿Conocemos los horarios y rutinas de trabajo de los de demás?
  • ¿Hacemos una planificación o un seguimiento de las tareas conjuntas?
  • ¿Cómo nos aseguramos que todos estamos “sincronizados” y que (por ejemplo) no hay duplicidades?
  • ¿Hemos elegido las mejores herramientas para intercambiar información (sin abusar tanto del Correo)?

Trazar una estrategia de trabajo y coordinación en remoto va mucho más allá de escribir un simple artículo. Por eso he elegido mis siete pasos favoritos para coordinarte bien con los demás. Ahí van…

1¿Cuáles son nuestros horarios?

Necesitáis conocer la jornada de las personas que están fuera, con los que te tienes que coordinar: a qué hora empiezan y terminan, su hora de la comida… Sé que esto puede sonar obvio, pero he visto en un montón de empresas que esto no lo tenían claro: «Oye, Javi ¿a qué hora suele conectarse? Es que le estoy enviando cosas y no me dice nada». Y si hay cambios en la disponibilidad (ausencias por temas personales, visitas al médico, días de vacaciones, etc.), comunicadlos por adelantado.

2Nos vemos todos los viernes

El viernes es el día perfecto para tener una videoconferencia periódica con quien trabajas a distancia. Os servirá para hacer una revisión y evaluación de la semana que termina, y una planificación conjunta para los próximos días. Fijáos sobre todo en esto: 1) Avances, tareas y fases completadas hasta ahora; 2) Fallos o dificultades de los últimos días (y cómo solucionarlas); 3) Siguientes pasos: qué tareas y fases haréis la próxima semana.

3Anticipación = Menos urgencias

La anticipación es uno de los puntos que más tienes que cuidar si te interesa saber colaborar bien con otras personas. Pero mucho más si no están contigo. Debes ir por delante de tus cosas y pedir con toda la antelación que puedas lo que necesitas de los demás. Eso exige llevar al día tu Planificación y Agenda. Sé todo lo previsor que puedas aquí y añade un día o dos a los plazos que normalmente te pones con los que sí están en la oficina.

4Si hay retrasos, informo rápido

Es importantísimo que habléis y sepáis lo que le está pasando al otro. Si ves que tu parte se está complicando, o te has encontrado con algún atasco que va a impedir cumplir con un plazo que le diste a la otra parte, adviérteselo cuanto antes. Por supuesto que no se trata de pulsar el botón rojo por cualquier cosa que se tuerza, pero tampoco de caer en la falta de comunicación o de que no fluya la información. Porque eso SIEMPRE se traduce en una urgencia futura.

5Sabemos qué canal utilizar para cada cosa

Antes de lanzaros a trabajar a distancia hablad primero. Acordad para qué cosas vais a utilizar el Correo, y para qué el teléfono, la videoconferencia u otra herramienta de colaboración que incorporéis. No asumáis de entrada que todo tiene que ser por Correo. Por ahí llegan también muchos problemas.

Y si utilizáis aplicaciones de mensajería, fijad unas reglas básicas de utilización. Por ejemplo: 1) aprended a desconectarlas puntualmente, cuando necesitéis concentración; 2) utilizad mensajes personalizados para vuestro estado de conexión; 3) nunca enviéis por ahí ni urgencias ni cosas que pueden esperar (para lo primero mejor el teléfono; y para lo segundo el Correo.)

6El Correo es importante pero no lo primero

Evitad los correos a primera hora pidiendo cosas. Piensa (y así tiene que ser) que la otra persona no va a leer su Email a primerísima hora, sino que va a estar centrada en sus Tareas Claves. Pídelo mejor el día anterior o a lo largo de la mañana. Y si a primera hora ha surgido una urgencia de verdad, utiliza el canal-herramienta que hayáis decidido para eso.

7Nosotros escribimos nuestros correos así

Podéis acordar juntos un formato común para los Asuntos de vuestros mensajes de Correo. Por ejemplo utilizando una serie de Palabras Clave. Algo que por un lado os permita identificar el contenido de los mensajes sin tener que abrirlos, y que además facilite su clasificación automática mediante reglas. Esto es utilísimo.

Piensa que si un equipo es algo que por definición tiende a desajustarse, que unos vayan a ritmos distintos que los otros… imagina si hablamos de un equipo en el que unos están aquí y otros allá.

Se puede trabajar muy bien a distancia. Pero hay que saber hacerlo con estos y otros pasos. ¡A por ello!

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...