A la hora de buscar formas de mejorar la productividad y organización de un equipo de trabajo siempre se recurre a los sospechosos habituales: Email, interrupciones, reuniones… Pero rara vez nos paramos en una “herramienta” que es la base de todo el trabajo de ese equipo: la comunicación entre nosotros.
Constantamente, sin parar, estamos hablando entre nosotros: delegamos una tarea por email, consultamos algo cara a cara, acordamos próximos proyectos, hacemos una llamada a un cliente, tenemos una videoconferencia, damos nuestro parecer en una reunión…
Pero luego, en la vida real, siempre nos encontramos con situaciones o conflictos que suelen empezas con un: «yo creí que lo hacías tú»; «¿quién tenía que hacer esto?»; «te dije que era para esta semana»; «¡pero si te lo envié por email!»
Una mala comunicación interna siempre es la primera piedra para una mala planificación interna. Porque suele ser fuente de malentendidos, confusiones, descoordinaciones, falta de información, parálisis en decisiones…
Pero una mala comunicación interna también causa lentitud y falta de eficiencia. Los proyectos no avanzan todo lo rápido que podrían porque los miembros del equipo no están sintonizando la misma frecuencia. No están sincronizados, no reman acompasadamente, no hay coreografía.
Un equipo que no habla y que no sabe hablar, no es un equipo, es un conjunto de personas que teclean a la vez.
Todo lo que vuestra productividad pueda mejorar en áreas como el Email, las interrupciones, reuniones, urgencias, uso de tecnología, etc. se cimentará en mejorar vuestra comunicación interna: lo que acordáis, cómo os coordináis, de qué forma encargáis, vuestro estilo al delegar, la forma de transmitir órdenes, la claridad y rotundidad de cada mensaje.
Las ideas para construir una comunicación productiva son estúpidamente sencillas. Siempre han estado ahí. Solo que las hemos olvidado porque nuestro estilo de vida y de trabajo promueve otro tipo de comunicación: precipitada y descuidada, desconcentrada (por la multitarea y distracciones), superficial y hasta frívola.
- Elige bien el canal: antes de comunicar piensa cuál es la mejor forma de transmitir eso: cara a cara, por teléfono, en un email, en una minireunión, o bien en una reunión.
- Piensa antes de… teclear o hablar. Eso te permitirá elegir bien lo que quieres/tienes que decir sin dejar nada o añadir de más.
- Sé breve y directo. Ahorra prolegómenos y rodeos, y empieza tus emails o conversaciones por lo que quieres. De este modo la otra persona te entenderá antes y te atenderá antes.
- Sé preciso. Incluye los detalles esenciales que tú y la otra persona necesitáis para coordinaros. Por ejemplo: quién hará qué y cuándo.
- Amable y positivo. Cualquier comunicación llegará con más fuerza si va acompañada de una sonrisa o un tono entusiasta. No se trata de echar azucar a todo, sino de trabajar más a gusto con quienes te rodean.
Un email mal redactado e impreciso, conclusiones de una reunión que no se remachan, órdenes de pasillo a medio concretar, una cadena de mensajes en los que no hay quien se entienda… todo eso tiene un efecto multiplicador que recorre de punta a punta todo el equipo o toda la empresa. Eso afecta a todos empezando por ti.