La Agenda es una herramienta que no se utiliza todo lo que se debería. Nos centramos en lo justo: anotar cuando hay alguna reunión o llamada, mirar «cómo pinta la semana siguiente» y poco más. Y es una lástima, porque es una herramienta de control, decisión e intención con la que invertir mejor tu tiempo y aumentar resultados.
Tan a mano como la lista de tareas
Deberíamos consultar la Agenda más a menudo, utilizarla más, tenerla más a la vista. Es, junto con tu lista de tareas, una de las dos patas sobre las que te deberías de apoyar para tomar el control de tu actividad. Pero sobre todo para dirigir y llevar esa actividad hacia donde a ti te interesa, con proactividad, iniciativa y decisión. En lugar de actuar en modo reactivo, como está tan de moda ahora, eres tú el que empiez a decidir.
Yo te animaría a tenerla abierta, a la vista todo el día. Y si eso te parece excesivo, al menos mirarla muuuuuuucho más a menudo. Estas son mis cinco razones favoritas para hacerlo.
1. Bloqueas tiempo y decides por adelantado
Hay una parte de tu tiempo (día, semana…) que, por mucho que quieras, nunca vas a tener para ti. Se lo tendrás que dar o ceder a los demás: compañeros, clientes, jefe, familia, etc. Pero hay otra parte que te tocará defenderla a ti para poder invertirla en lo que te interesa. Eso se consigue bloqueando por adelantado tiempo para las cosas que quieres que pasen. Pueden ser prioridades, puede ser tiempo de calidad para tu trabajo más importante, puede ser tiempo libre para ti… Tú decides. Pero decide ya, cuanto antes. Porque si no lo haces, otros lo harán por ti.
2. Aprovechas los días y momentos más despejados
En términos de citas, eventos y reuniones, no todos los días son iguales. E incluso dentro de un día, la tarde no siempre está igual de saturada que la mañana, o viceversa. Tienes que ver esto por adelantado y aprovechar intencionadamente los días o mmomentos menos cargados. ¿Cómo? Reservando ese tiempo para ti y programando trabajo de valor para esos ratos, eligiendo con intención. Ya que lo tienes (o has peleado par conseguido), asegúrate de hacer ahí cosas que de verdad te hagan avanzar. No esperes al último momento para improvisar. Encuentra ya esos ratos más suaves y aprovéchalos proactivamente.
3. Identificas los días más «fragmentados»
¿Recuerdas cuando antes teníamos los discos duros “fragmentados”? Pues así están las agendas de muchas personas. Con eventos y citas dispersas que salpican toda la mañana o la tarde. A veces eso no lo puedes elegir, pero otras veces te pasa porque vas rellenando el calendario sin criterio. Sea como fuere, tienes que adaptarte a días así. ¿Cómo? Con un plan de trabajo para ese día con tareas más pequeñas y fácilmente encajables en días tan enrevesados. Compartimenta las tareas, divídelas, y trabaja más con subtareas y acciones pequeñas.
4. Puedes reservar un día o una mañana sin nada
Hay una parte importante de tu trabajo que no puedes hacer en huecos, ni a tirones, ni distraído pensando en la próxima reunión. Tienes que sentarte, tener cierta tranquilidad y sobre todo centrarte. Una opción que a mí siempre me ha funcionado es bloquear por adelantado (otra vez este importantísimo concepto) un día sin citas, o una mañana o una tarde, si es que no puedes más. Y si eso es demasiado, al menos reserva las tres primeras horas de un día de tu semana. Tener eso cada semana, además de los otros huecos que tú puedas reservar (punto 1 anterior), te dará una ventaja brutal a largo plazo.
5. Enfrías nuevas peticiones y propuestas
Uno de los principales fallos de la gente con la Agenda es aceptar impulsivamente cualquier petición de reunión, llamada, comida o visita. NUNCA lo aceptes en caliente, déjalo enfriar y sobre todo contrasta esa nueva propuesta con tu Agenda. Si la tienes delante podrás tener una visión global de tu día, semana o mes, más criterios de decisión, y podrás negociar con una contraoferta que te permita tener eso y a la vez proteger tu tiempo.
De todo lo que acabo de compartir contigo, quiero quedarme con una idea a la que yo cada vez le doy más importancia: que tu Agenda se debe manejar con decisión, intención y proactividad. No es algo para rellenar y luego quejarte porque tienes muchas reuniones o un día complicado.
Es cierto que muchas veces uno no puede elegir. Los demás lo hacen por nosotros y no siempre tenemos margen de maniobra. Cierto. Pero no menos cierto es que otras muchas veces sí que podríamos hacer algo. Es tu día, es tu semana, es tu tiempo.