Aquí tienes un Sistema Potente para Manejar tu Calendario

Habitualmente en los libros y blogs de productividad se habla mucho de tareas, listas y proyectos, pero no tanto de calendario, agenda y eventos. Y es raro, porque ambos forman parte de la actividad diaria, y los dos exigen “tiempo” (atención, energía, intensidad, enfoque…). Te cuento cómo hago yo para manejar mi calendario.

Utilizo un calendario digital

Así como para otras cosas amo y utilizo el papel sin parar, hace muchas lunas que lo abandoné para gestionar mi agenda. Ahí tengo dos calendarios: uno Personal y uno de Trabajo que está sincronizado con Google. Como en mis eventos utilizo etiquetas para separar, dos calendarios son más que suficientes para organizarme.

Nunca anoto tareas en la agenda

Como lo veo yo el calendario no es para anotar tareas y acciones, sino citas, eventos y acontecimientos que tienen lugar en un día y hora concretos. Los eventos son cosas que tienen que pasar, las tareas son cosas que tengo que hacer.

Al planificar miro mi agenda

Detalle importantísimo que no te explican en el colegio y que aprendes a golpes: antes de decidir lo que voy a hacer mañana (o la semana que viene) miro el calendario. Porque el calendario es eso que te dice el tiempo que no tienes para hacer lo que quieres. Los eventos se llevan trozos de tu día. Si no eres consciente de lo que te van a quitar, va a ser muy difícil ser eficaz mañana.

Los eventos duran más de lo que dicen

Todos nuestros calendarios mienten: nos dicen que una reunión dura una hora; que una comida dura hora y media; y que un viaje dura un día y medio. Pero en la vida real luego siempre es más. Por eso al mirar mi agenda suelo ser precavido y añado tiempo por delante y por detrás a todos mis eventos.

Los eventos, a mitad de día

Salvo que no esté en mi mano, nunca fijo eventos o citas en las primeras horas del día. Procuro que sean a partir de las 11:30 en adelante. Esto me permite sacar provecho de mis horas más productivas, ir al evento habiendo conseguido cosas, y de paso evitar los atascos de la gran ciudad.

No utilizo alarmas

Salvo casos excepcionales, donde tengo que hacer una llamada a una hora exacta, rara vez echo mano de las alarmas. La razón es sencilla: no quiero trabajar con distracciones. Y como cada día repaso mi agenda al terminar y empezar el día (un repaso rápido), sé lo que me espera y cuándo.

Antes de decir sí, me lo pienso

Hay eventos o citas que no puedo eludir. Pero otros muchos sí. Por eso, antes de comprometerme miro mi calendario y me recuerdo que cada nuevo evento al que diga sí es una oportunidad menos de hacer. Decir «no» cuesta pero a veces es una inversión en uno mismo y en sus proyectos.

Defino el evento como actividad

Al crear un evento en mi calendario, antes de escribirlo, pienso un par de segundos la palabra que define a esa cita o acontecimiento: viaje, reunión, comida, entrevista, curso, llamada… Así lo hacía antes, porque ahora utilizo etiquetas para definir mis eventos; pero en esencia es lo mismo: ¿qué hay en realidad detrás de este evento?

Procuro no procrastinar

Procrastinamos con los eventos tanto como con las tareas. Si miro mi calendario y veo un evento, cita o reunión que no me apetece, y siento deseos de cancelarlo bajo cualquier pretexto, echo mano de mi arsenal anti-procrastinación en busca de la determinación para hacerlo y cumplir. Con las citas y eventos, más que con las tareas incluso, retrasarlo es peor.

El viernes me asomo a lo siguiente

Los viernes, cuando planifico el trabajo de la semana siguiente, y echo un vistazo a mi calendario, procuro fijarme y localizar dos días en concreto:

  • El día que tiene más eventos.
  • El día que tiene menos eventos.

Esto me ayuda una barbaridad a acertar en la planificación de la semana que viene, balanceando carga de trabajo, y “moldeando” mi plan de trabajo en función de mis posibilidades reales.

Reviso (y elimino) eventos recurrentes

Los eventos y citas que se repiten periódicamente son un hipoteca que pagamos a futuro. Algunos ocurren cada año, o cada seis meses. De esos no hay que preocuparse. Pero todas esas reuniones, citas, y o eventos que cada día, dos días o cada semana demandan tu atención y tiempo, son cosas que te impiden avanzar en tus tareas. Hace tiempo que decidí hacer una limpieza de este tipo de eventos. En la mayoría de los casos, eliminando.

No creo que sea una fórmula avanzada, sino como ves un puñado de ideas muy elementales que por ahora me están funcionando francamente bien. Espero que alguna te pueda servir.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

David Díaz - 7 agosto 2013

Hola Berto,

Aunque te leo hace tiempo creo que es la primera vez que comento :) Y queria agradecerte estos tips. Justo ahora que llega septiembre quería empezar aligerar mi calendario. Muchas reuniones y citas y muy poco tiempo para tareas.

Como dices estas cosas no nos las enseñan. ¡Gracias!

    Berto Pena - 7 agosto 2013

    Gracias David, me alegro que te haya gustado el post. La verdad es que esto tenía que ser de primero de trabajo pero, o lo aprendemos a base de golpes y años, o no lo aprendemos nunca. Al menos en mi caso me ha llevado tiempo darme cuenta de muchas de estas cosas que, como la mayoría de Productividad Personal, son de sentido común.

Berto Pena - 7 agosto 2013

Muchas gracias Juan. Para mí, una llamada que tiene que ocurrir a una hora concreta es como una reunión, y en realidad lo es (a distancia). Yo la meto en calendario.

José Ramón - 7 agosto 2013

Completamente de acuerdo con que el calendario no es lugar para anotar tareas, sino eventos, plazos de entrega y cosas así. ¿Sigues por Southafrica? Si es así supongo que hará fresquito, ¿no?

Un saludo, Berto.

hugo - 8 agosto 2013

¡Saludos Berto!

Ahora que he leído tu artículo pienso que tienes razón, yo tengo un problema serio con eso de incluir tareas, citas y fechas en el calendario, ya que por lo regular lo agrego todo en él, pero pienso que desde hoy debo separarlo.
¡Gracias por la enorme ayuda que brindas!

JC - 20 agosto 2013

Muy interesante Berto. Seguramente te funciona de maravillas.

Como no hay dos casos iguales en mi situación difiere un poco, pero tiene mucho que ver con mi particular ambiente de trabajo y mi personalidad.

He llegado a una conclusión similar respecto de lo que sí anoto en mi Calendario. La principal diferencia es que sí anoto tareas, pero en la práctica lo hago sobre la planificación de corto plazo. El mismo día o como mucha anticipación el día anterior. Para todo lo demás, sólo los compromisos fijos. Esos que “clavan” tu agenda. De esta manera, con un buen panorama de lo que tengo por delante en mi día, tomo de mis tareas aquellas que me propongo hacer y les asigno un horario. En el largo plazo es un problema porque en mi caso no hay planificación que resista los constantes cambios en mi actividad laboral, lo cual resulta en trabajo estéril. Pero nuestra capacidad de acertar y fijar el horario en el corto plazo es mucho mayor.

La otra disciplina que me he tomado es que todas las noches, antes de irme a dormir, le doy una mirada al calendario del día siguiente. No vaya a ser que tenga que arrancar el día en casa del cliente y no en la oficina :)

Un abrazo

JC
http://comomeorganizo.blogspot.com
Twitter: @ComoMeOrganizo
Ultima Nota: La Prueba del Tiempo

Imelda - 3 octubre 2013

Hola Berto, ante todo, muchas gracias por compartir tus conocimientos. A mí me son de especial utilidad porque dedico tiempo y esfuerzos a mejorar mi forma de trabajar y a optimizar recursos, entre ellos, el más valioso: el tiempo.
No soy muy dada a comentar, pero en este caso, tras leer tu post, me ha surgido una duda en relación al último punto: “Reviso (y elimino) eventos recurrentes”. Cuando dices que haces limpieza y en la mayoría de los casos eliminas esos eventos “que cada día, dos días o cada semana demandan tu atención y tiempo”, te refieres a que no los incluyes en la planificación de trabajo o que directamente decides no llevarlos a cabo. Tampoco me queda claro a qué tipo de eventos te refieres en este epígrafe.

Gracias de antemano por tu ayuda. Un abrazo

    Berto Pena - 4 octubre 2013

    Sí, te cuento. Son compromisos previos o eventos que se repiten cada X tiempo (por ejemplo una reunión o similar). Si puedo, me los cargo. Y si no, veo si puedo a) cambiar su periodicidad; o b) buscar otra alternativa menos intrusiva para mi calendario. Gracias a ti por leerme!

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