«El problema es que recibimos 70 correos al día», me decían la semana pasada en una empresa. «Y ¿cuántos de esos correos son accionables?» Por el Email se cuelan un montón de mensajes pero todos son distintos. Hay que poner un extra de atención en aquéllos que requieren que tú hagas algo.
Los mensajes accionables son los que requieren una acción (o varias) por tu parte. En los que viene una tarea que debes hacer, en los que alguien te solicita el envío de algo, donde te consultan alguna duda… todo aquello que requiere que tú hagas algo. Es decir, aquéllos mensajes que deben traducirse en acciones tuyas.
Son muy distintos a aquéllos en los que, por ejemplo, te llegan para mantenerte informado, o en los que te dan cuenta del estado de algo, o en los que te avisan de una gestión, o en los que te copian junto a otros tantos (listas internas de proyecto o de distribución). Todos esos mensajes no comprometen ni tu organización ni tu plan de trabajo. Los accionables sí.
Cuando estés procesando-leyendo tu correo, y te encuentres con un mensaje accionable, muévete cuanto antes. Léelo y decide rápido qué hacer con él. Pasa una sola vez por él y no lo dejes para luego. No lo leas y digas «bueno, ya lo miraré en otro momento».
Dejar un email accionable para otro más tarde es como lanzarte un boomerang: siempre vuelve contra tí, además lo hace con más fuerza, y en el peor momento. No hacer nada con un email accionable es sembrar futuras urgencias e inventar problemas que tendrás que atender cuando estés en medio de otro.
- Al procesar tus mensajes, pregúntate: «¿Es accionable? ¿Requiere que yo haga algo?»
- Ten tu lista de tareas bien cerca, para rápidamente traducirlos en tareas y acciones.
- Localiza cuanto antes, y dentro del mensaje, qué te piden y para cuándo. El qué y el cuándo son las piezas clave de tu tarea.
- Si la tarea o las acciones no están claras, solicita que lo clarifiquen. La indefinición o indecisión sólo es fuente de nuevos problemas.
- Más que en tareas busca traducir esos mensajes en acciones. Tal vez te pidan una cosa pero tú necesites hacer tres para terminarla.
- Si se trata de algo que puedes hacer en 1 minuto, ni te molestes en anotarlo, quítatelo del medio en el acto.
- Si es algo que debes asignar a otra persona, delega bien. Reenviar un mensaje tal como te llega a ti no siempre es suficiente. Además del qué y cuándo tal vez debas añadir el cómo, o alguna instrucción adicional.
El Email no es un lugar para estar. Es un lugar para actuar. Leer, procesar, decidir, asignar, y salir de ahí todo lo rápido que puedas para HACER.
Los mensajes accionables no son en realidad mensajes, sino tareas y acciones tuyas que tienen la apariencia externa de mensaje de correo. Cuanto antes hagas algo con ellos, antes podrás hacer, completar y avanzar.