Esta es la Manera Correcta de Procesar Más Rápido tu Correo

«El problema es que recibimos 70 correos al día», me decían la semana pasada en una empresa. «Y ¿cuántos de esos correos son accionables?» Por el Email se cuelan un montón de mensajes pero todos son distintos. Hay que poner un extra de atención en aquéllos que requieren que tú hagas algo.

Los mensajes accionables son los que requieren una acción (o varias) por tu parte. En los que viene una tarea que debes hacer, en los que alguien te solicita el envío de algo, donde te consultan alguna duda… todo aquello que requiere que tú hagas algo. Es decir, aquéllos mensajes que deben traducirse en acciones tuyas.

Son muy distintos a aquéllos en los que, por ejemplo, te llegan para mantenerte informado, o en los que te dan cuenta del estado de algo, o en los que te avisan de una gestión, o en los que te copian junto a otros tantos (listas internas de proyecto o de distribución). Todos esos mensajes no comprometen ni tu organización ni tu plan de trabajo. Los accionables sí.

Cuando estés procesando-leyendo tu correo, y te encuentres con un mensaje accionable, muévete cuanto antes. Léelo y decide rápido qué hacer con él. Pasa una sola vez por él y no lo dejes para luego. No lo leas y digas «bueno, ya lo miraré en otro momento».

Dejar un email accionable para otro más tarde es como lanzarte un boomerang: siempre vuelve contra tí, además lo hace con más fuerza, y en el peor momento. No hacer nada con un email accionable es sembrar futuras urgencias e inventar problemas que tendrás que atender cuando estés en medio de otro.

  • Al procesar tus mensajes, pregúntate: «¿Es accionable? ¿Requiere que yo haga algo?»
  • Ten tu lista de tareas bien cerca, para rápidamente traducirlos en tareas y acciones.
  • Localiza cuanto antes, y dentro del mensaje, qué te piden y para cuándo. El qué y el cuándo son las piezas clave de tu tarea.
  • Si la tarea o las acciones no están claras, solicita que lo clarifiquen. La indefinición o indecisión sólo es fuente de nuevos problemas.
  • Más que en tareas busca traducir esos mensajes en acciones. Tal vez te pidan una cosa pero tú necesites hacer tres para terminarla.
  • Si se trata de algo que puedes hacer en 1 minuto, ni te molestes en anotarlo, quítatelo del medio en el acto.
  • Si es algo que debes asignar a otra persona, delega bien. Reenviar un mensaje tal como te llega a ti no siempre es suficiente. Además del qué y cuándo tal vez debas añadir el cómo, o alguna instrucción adicional.

El Email no es un lugar para estar. Es un lugar para actuar. Leer, procesar, decidir, asignar, y salir de ahí todo lo rápido que puedas para HACER.

Los mensajes accionables no son en realidad mensajes, sino tareas y acciones tuyas que tienen la apariencia externa de mensaje de correo. Cuanto antes hagas algo con ellos, antes podrás hacer, completar y avanzar.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Juan (Alicante)

    No puedo estar más de acuerdo con el artículo. Personalmente mis tareas vienen prácticamente todas vía correo electrónico, y hay algunas “accionables” que son de “segundos / 3 minutos” y te las quitas de encima de un plumazo. Eso sí, siempre y cuando no estemos, como siempre nos dice Berto, en una tarea “atómica”, no en el sentido de brutal sino de importante e imperturbable, no dividible en el tiempo.

    Ahora bien … hay que tener en cuenta la contrapartida de “ESO JUAN LO HACE EN 1 MINUTO”, y a eso la gente se acostumbra, y si ya lo has hecho con anterioridad y a esa nueva tarea no le respondes en el tiempo al que les tienes acostumbrados, ya está tu teléfono sonando “por si no has visto el email”. Entonces, eso conlleva una dosis de psicología en la que, dependiendo de quién es el origen de la tarea, de lo realmente importante y urgente que sea, puede ser interesante “FULMINARLA” … pero dejar marcada en la agenda el AVISAR de que ya está hecha para unos minutos, horas o incluso días después, y no avisar inmediatamente después de hacerla. ¿Qué opinas de esto, Berto?.

    • Yo lo que hago es terminarlo en un minuto PERO enviarlo más tarde. Así los demás no se acostumbran mal. Lo del minuto es para mí, no para ellos :-)

      • Enrique García

        Muy bueno Berto! La opción de “Retrasar la Entrega” de los gestores de correo electrónico es la gran desconocida y tiene un potencial enorme. Personalmente descubrí sus beneficios hara un par de años y desde entonces la uso cada día más, hasta el punto de que ya retraso la entrega de casi el 50% de mis correos.
        Beneficios inmediatos: acostumbras a tus remitentes a que la respuesta que van a obtener no es inmediata, cosa que al principio no es fácil pero resulta tremendamente eficaz con el tiempo.
        ¿Se ha inventado algo más anti-productivo que el correo electrónico en el móvil?
        ¿No os da a veces la sensación de estar en una reunión con cientos de personas a la vez, los 4 ó 5 presentes más los innumerables que se cuelan por correo electrónico en sus blackberrys o similares y que los presentes son incapaces de dejar de contestar dos o tres segundos después de haberlos recibido?
        Mi método personal: hago caso a Berto desde hace tiempo y, en los momentos del día dedicados al correo electrónico (normalmente entre tarea y tarea clave del día), contesto inmediatamente los que me van a llevar menos de dos o tres minutos y creo merecen una respuesta rápida. El resto, si igualmente me llevan poco tiempo de respuesta los contesto y les aplico un retraso en la entrega de, al menos, una hora.
        Y, creedme, funciona!!

        • Sí, a base de abusos hemos convertido el email en una herramienta de chat, de comunicación en tiempo real y de (esperar) respuestas en tiempo real. La consecuencia es que estamos todo el día pendiente de él… y esperamos que los demás hagan lo mismo. La forma en la que “acostumbro” a los demás a es a no enviar en el acto. Parece que funciona :-)

      • Para mandar los correos más tarde y no tener que acordarte, puedes usar esta extensión de Chrome: https://chrome.google.com/webstore/detail/mdanidgdpmkimeiiojknlnekblgmpdll?hl=es

        A partir a ahora voy a empezar a usar yo este método. Gracias ;)

        • Boomerang es genial pero en su día lo encontré bastante caro. No sé si han mejorado los precios. Es una funcionalidad que estaría genial que Gmail incorporara de serie :-)

          • De hecho, yo sólo he instalado la extensión de Chrome y nada más. Lo uso de forma gratuita.

  • JC

    Completísimo el material Berto. La clave para clasificar los correos es entender qué consecuencias tienen para mí o para el área que represento. Tenemos que discriminar la paja del trigo de entre la enorme maraña de correos y encontrar ese escaso porcentaje que realmente nos afecta. Una vez hecho eso, el panorama de trabajo se vuelve muchísimo más claro.

    También remarco el segundo punto que mencionas. Tener la lista de tareas bien cerca. En mi caso resultó de un valor añadido enorme aprender que en Outlook podía convertir un correo en casi cualquier otro elemento: cita, nota, y fundamentalmente TAREA!. Es cuestión de segundos y tienes el mensaje convertido en un item que puedes categorizar, poner fecha de inicio y vencimiento, prioridad y sobre todo: “tener el correo del pedido sobre el campo de notas poniéndome en contexto”… Fue una acelerada dramática en mi capacidad de operación diaria.

    Saludos.

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: El valor intengible de la buena organización

    • En el Email hay mucha paja que no deja ver el trigo. Todo va al mismo sitio y todo parece igual, reclamando constantemente tu atención: “¡Ábreme estoy aquí!”. El día que descubrí el papel de los emails accionables en mi trabajo, empecé a pasar menos tiempo moviendo mensajes y más HACIENDO.

  • Dani Gutierrez

    Hola Berto,

    Me gusta esta idea de los emails “accionables” :) A mí me pasa como a Juan y casi todas mis tareas me vienen delegadas por email. Mañana mismo empiezo a poner en marcha estas ideas que propnes.

    Gracias por tu blog y animo con tu labor,
    Dani

    • Espero que alguna de estas ideas te ayude “un poco”. Ya nos contarás qué tal :-)

      Gracias a ti!

  • ¡Excelente post!

    Una idea sencilla, que no simple, que puede tener un gran impacto en nuestro trabajo diario.

    Gracias por llevar un blog tan bueno.

    GLM

    • Soy un enamorado de las ideas sencillas :-)
      En mi caso personal sí que tuvo bastante impacto en mi trabajo, me ayudó a ignorar los mensajes y concentrarme en las acciones que hay detrás de ellos.

      Gracias a ti por leerlo!

  • esta muy bien esa denominación de correos acccionables, ya estan etiquetados, si ,yo lo que hago es ver primero los que tienen realición directa con el trabajo especifico de mi empresa y esos los contesto al minuto uno, no puedo hacer otra cosa de ello depende el trabajo, el resto por categorias, que yo he clasificado, y alguno como en este caso al momento prque hace tiempo que no participo.

  • YoMismo

    ¿Y que me dices de la maravillosa opción de Gmail de “Convertir del email en Tarea.”? Muy práctica.