7 ideas clave para manejar interrupciones

¿Qué hacer cuando alguien te interrumpe? ¿Hay algo para que las interrupciones no sean tan destructivas cuando estás concentrado? La respuesta pasa por saber “manejar” esas interrupciones, saber cómo maniobrar ante esas rupturas constantes de tu atención.

Cuando empecé a sufrir en serio las interrupciones y a no saber qué hacer con ellas, lo primero que me dije fue: «ojalá en el colegio y en la universidad me hubieran enseñado a saber qué hacer con ellas». Pero es algo que por lo general nadie nos enseña y que, en el mejor de los casos aprendes por ti mismo; o que no aprendes nunca y lo arrastras durante toda tu vida.

(Atención porque en este post no me estoy refiriendo a evitar o reducir las interrupciones —que sería lo ideal—, sino a atender aquéllas que irremediablemente se producen.)

Saber manejar las interrupciones es una habilidad, y como tal puede aprenderse, desarrollarse y mejorarse. Yo he probado de todo. Tanto “técnicas” más o menos vistosas como los métodos más populares. Y cuando de verdad noté la diferencia fue cuando asimilé dentro de mi «ADN productivo» la siguiente frase:

Cuanto más dure la interrupción, más daño hace.

Si alguien viene a tu mesa y te consulta algo, si te llaman por teléfono y te ves obligado a atenderlo, si alguien te pide algo en persona, cuanto más dure esa interrupción, más daño hace. Porque cuanto más dure esa interrupción…

  • Más tardarás en terminar lo que estabas haciendo.
  • Más ideas y creatividad perderás por el camino.
  • Más posibilidades de empezar otra tarea tendrás.
  • Más te molestarás y te desanimarás.
  • Más posibilidades de cometer un error habrá.

Si eres capaz de reducir el tiempo que dura una interrupción; si eres capaz de acortarlas; si eres capaz de regresar lo más deprisa posible a lo que estabas haciendo: menos daño te producirá esa interrupción. Esta es la clave de todo, la esencia de “manejar” interrupciones. De alguna manera casi tendría que ser uno de los objetivos del día: «si soy capaz de acortar y comprimir las interrupciones lo haré infinitamente mejor».

¿Y cómo conseguirlo? ¿Cómo proceder cuando alguien te interrumpe?

#1 «Cuanto más dure la interrupción más daño hace». Anota esta frase en lo alto de tu planificación diaria, repítela durante varios momentos del día o escríbela en un post-it bajo tu monitor, pero muévete siempre guiado por ella. La subrayo nuevamente porque cuando la tienes clara de verdad, todo lo que puedas hacer luego es mucho más fácil.

#2 No te dejes llevar por la interrupción. Detrás de ella casi siempre hay otra tarea u actividad que te invita a empezarla (abrir, revisar, escribir, comprobar…). Lo más importante en ese momento es terminar lo que estabas haciendo.

#3 Si la otra persona te incita a parar y cambiar de actividad, intenta posponerlo. “Negocia” los 10 ó 15 minutos que necesites para rematar la tarea en la que te encontrabas, pero pon todo tu empeño en no dejarla a medias. «Déjame que termine esto y en 10 minutos estoy contigo».

#4 Evita la multitarea. Aunque tengas la tentación de hacer dos cosas a la vez, eso sólo contribuirá a complicarlo todo. Eres más resolutivo y rápido cuando te centras en una sola cosa. Tienes tiempo para todo, pero primero una cosa y luego otra.

#5 Trabaja con una libreta o tu aplicación de tareas bien cerca. Muchas interrupciones son tareas o cosas que tendrás que hacer o revisar después. Es mucho más eficiente si paras-anotas-vuelves a tu tarea.

#6 Durante la interrupción utiliza un lenguaje breve y directo. No le “des carrete” a la otra persona porque, como ser humano que es, tenderá a enrollarse y la interrupción se alargará.

#7 “Dirige” la conversación con la otra persona para hacerla todo lo breve, clara y precisa posible. Si se pone a dar rodeos o divagar, tú puedes conducir el diálogo hacia el rincón que te interesa: «dime qué necesitas y para cuándo lo necesitas».

Si con estas y otras ideas logras aligerar, mejorar o reducir las interrupciones que sufres… ¡es un triunfo enorme! No olvides que no es una sola interrupción aislada. Es una, otra, otra, otra, otra, otra más… Y así todos los días, todos los meses, todos los años. Por poco que mejores, en suma notarás un cambio espectacular. Y al final conseguirás lo más necesitamos tú y yo: tiempo de calidad para hacer antes y mejor nuestro trabajo.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

David Herranz - 30 abril 2012

Buen apunte Berto. Yo añadiría también saber decir no. Siempre es difícil pero no siempre podemos tener la ventanilla abierta ;-) a veces hay que decir no, claro que con tacto!

Salu2

    Berto Pena - 30 abril 2012

    Sin duda! Siempre de la mano de la asertividad pero es importante saber en qué momentos debe decirse no. He escrito sobre ello hace no mucho.

    Gracias amigo!

NatiNativi - 1 mayo 2012

Me gustan sus apuntes, que leo siempre y te dan buenas ideas para incorporar al trabajo diario. El disponer siempre de una libreta cerca para anotar las peticiones es fundamental. También hay que pensar en el interlocutor, pues nos puede parecernos poco importante la peticion a nosotros y ser crucial para el. Dosis de buen humor y asertividad son fundamentales, además de ser concisos. Buen día!

Jose Manuel - 1 mayo 2012

Gran verdad el tema de las interrupciones, me pasa que cuando son mis propios compañeros los que me interrumpen (por que necesitan algo de mí), lo voy llevando y administrando lo mejor que puedo, pero cuando se trata del jefe, lo quiere ya y que me involucre del todo en la interrupción, con lo que me cuesta volver a concentrarme con lo que estaba……… soy nuevo en la gestión del tiempo, pero trato de poner tus consejos en práctica…….. Gracias y un saludo.

    Berto Pena - 3 mayo 2012

    Gracias!

    Apuntas una cosa que es muy importante: hacerle ver a la otra persona que le atiendes. No sólo por respeto sino porque cuando te ven distraído, la interrupción todavía dura más.

rubrio - 1 mayo 2012

Geniales estos apuntes.
Además de para aprender y depurar ciertas prácticas, la utilidad adicional en mi caso es el de contar con una fuente de referencia con autoridad que refuerce algunas de mis costumbres…que mal entendidas me han proporcionado fama de dificil o poco colaborativo en mi empresa.
Desafortunadamente hay personas que necesitan recurrir constantemente a los demás para avanzar en sus tareas, y que toman muy mal los intentos de organización del resto.
Un saludo,

    Berto Pena - 3 mayo 2012

    Sin duda a veces hay que ir contracorriente y tampoco se puede contentar a todo el mundo. Siempre habrá personas que no entiendan o no quieran entender que hay que interrumpir menos. Generalmente es la gente que dice que no le llegan las horas del día.

Dueño de mi tiempo - 2 mayo 2012

Me encanta cuando dices “Ojala me lo hubieran enseñado en la universidad”, hay tantas cosas que no nos enseñaron en la universidad y que son fundamentales para ser dueños de nuestra vida! Por suerte hay gente como tu que ayuda a reparar el error de nuestro sistema educativo ;)
Gracias por tus articulos, te leo muy a menudo y me ha encantado tu curso de productividad, lo recomiendo.
Mariana

    Berto Pena - 3 mayo 2012

    Vaya, muchas gracias! Me alegro mucho que mis aportaciones te sirvan de ayuda :-))))

JC - 3 mayo 2012

Me gusta mucho la idea de tener en mente el concepto de que el objetivo es minimizar el tiempo de interrupción.
En los últimos tiempos pasé a utilizar el “¿Necesitas que veamos esto AHORA?” que me ha dado muchos y muy buenos resultados. Realmente se lo piensan un par de veces antes de seguir insistiendo. Por supuesto, no aplica muy bien el usar ese método con el jefe ;)

Saludos

JC
http://comomeorganizo.blogspot.com
Twitter: @ComoMeOrganizo
Ultima Nota: El Tiempo como Bien Escaso

Alberto Secades - 6 mayo 2012

Interesante comentario. Plantea claves de supervivencia ante una incomodidad irremediable.

Incluiré enlace a este artículo en mi “Destacados” del próximo domingo.
http://www.comunsinsentido.com/

Ricardo - 17 mayo 2012

Pienso aplicar estos consejos al día a día, a ver que tal

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