«¿Libretas inteligentes? En Evernote no existe eso». No, como tal no existen. Pero tú mismo puedes crearlas fácilmente y exprimir todas las posibilidades que te ofrecen. Aprovechando las variadas y potentísimas opciones de búsqueda avanzada, y sumando una de las funcionalidades más desconocidas, las Búsquedas Guardadas, puedes crear libretas inteligentes que te ayuden a filtrar, agrupar e identificar ciertas notas de manera automática.
Su gran utilidad reside en la posibilidad de acceder con un simple clic a un conjunto de notas que comparten algo en común, que pueden estar distribuidas en distintas libretas, que se filtran según los criterios que defino yo, y que se agrupan de golpe para poder consultarlas muy rápidamente.
De alguna forma funcionan igual que los filtros y reglas de tu aplicación de Email. Primero defines unas reglas-criterios con los que filtrar de forma automática, y a continuación creas la libreta para acceder a toda esa información con un solo clic.
Del mismo modo que los filtros de Email son más útiles cuanto más mensajes recibes, la utilidad de estas libretas inteligentes aumenta en función del número de notas que cada día-semana creas, de su variedad y tipología, y del volumen total que guardas en tu cuenta.
Estas «libretas» están poco aprovechadas y ofrecen unas posibilidades increibles para tu organización
Ejemplos prácticos de Libretas Inteligentes
Aquí, como en los filtros de Email, eres tú el que debe definirlos atendiendo a tus propias necesidades. Pero voy a plantear cinco ejemplos por si te sirven de inspiración y te dan ideas para crear tus propias Libretas Inteligentes (Búsqueda Avanzada + Guardar Búsqueda). Las tres primeras son libretas que yo mismo utilizo en mi Evernote.
Libreta con las notas creadas desde mi móvil
Son notas donde por lo general pongo poco texto y las redacto de forma apresurada. Me interesa volver sobre ellas y completarlas o ampliar la información de esa nota rápida.
Formato de la libreta (búsqueda): source:mobile.*
Libreta con las notas sin etiquetar
Cuando creo una nota rara vez le pongo etiquetas. Pero para ciertas notas sí que luego, a posteri, tal vez me puede interesar poner alguna etiqueta que me ayude a filtrar-ordenar más cómodamente. Utilizo esta “libreta” para detectar rápidamente las notas sin etiquetar creadas por mí en los últimos 7 días.
Formato de la libreta: -tag:* created:day-7
Libreta con las notas reenviadas desde el Email
Mucha gente se reenvía mensajes de Email a su dirección de Evernote para guardarlos a título informativo, como log-historial o como “prueba del delito”. Puedes crear esta libreta inteligente para acceder rápidamente a todas esas notas (correos), que seguramente estarán distribuidas por diversas libretas.
Formato de la libreta: source:mail.smtp intitle:Fwd
Libreta con las notas antiguas sin actualizar
Son notas viejas que desde que las creé no las he vuelto a tocar ni modificar. Es muy posible que hayan perdido validez o ya no tengan interés para mí. Son por tanto notas que me interesa detectar para limpiar, archivar y seguramente eliminar.
Formato de la libreta: created:day-200 -updated:day-200
Notas con listas de tareas
Puede que en Evernote tengas varias listas de tareas distribuidas por distintas libretas (muchas personas lo utilizan para GTD, por ejemplo). Pueden ser listas con tareas para el trabajo, lista con la compra del supermercado o recados que tienes que hacer. Son cosas que tienes que hacer hoy mismo. Esta libreta-búsqueda te serviría para acceder a ellas con sólo un clic y verlas todas de golpe.
Formato de la libreta: todo:true